Vous avez créé une société d'import-export. Vous vous êtes installé en tant qu'auto-entrepreneur, micro-entrepreneur, et vous allez avoir une activité d'import-export. La question du KBIS de vos fournisseurs étrangers ou/et du KBIS à communiquer à vos clients hors territoire français se pose forcément. Pour vous accompagner au mieux dans vos démarches pour importer et exporter des marchandises ou des services, suivez le guide.
Le KBIS pour importer ou pour exporter est le KBIS délivré à toute personne physique ou morale inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Or, l'inscription au RCS ne concerne que les sociétés et les entreprises individuelles exerçant une activité commerciale.
L'extrait KBIS ou extrait K pour les auto-entrepreneurs fait office de carte d'identité. Il justifie, ainsi, de l'existence légale de l'entreprise. De plus, il mentionne un certain nombre d'informations essentielles, pour les partenaires commerciaux :
- Le nom du greffe de rattachement permettant de connaitre le tribunal de commerce compétent, en cas de litige.
- Le numéro d'identification également appelé numéro SIREN (9 chiffres). Ce numéro reste identique, pendant toute la durée de vie de la société, y compris si elle déménage ou change d'enseigne.
- La forme juridique de la société (SAS, SARL, EURL...). La forme juridique permet de savoir notamment si la responsabilité du dirigeant est limitée ou s'il peut être poursuivi sur ses fonds propres.
- Le nom du représentant légal. Il s'agit de la personne ayant les pouvoirs d'engager la société.
- La présence éventuelle d'une procédure collective (redressement judiciaire, liquidation judiciaire ou procédure de sauvegarde).
- Etc.
Ces informations sont amenées à évoluer rapidement. C'est pourquoi, même si l'extrait KBIS ne mentionne pas de date de validité, il doit avoir moins de 3 mois, pour être opposable à un tiers.
Le chef d'entreprise peut récupérer l'extrait KBIS de sa propre société gratuitement sur le site monidenum. Il doit créer son compte, en téléchargeant une pièce d'identité. Le site va alors faire un rapprochement avec le nom du dirigeant mentionné sur le KBIS. Une fois la connexion établie, l'extrait KBIS est téléchargeable au format PDF.
Deux autres possibilités permettent d'avoir accès à son KBIS. Mais, elles sont payantes (2,82 € pour un retrait sur place, 3,53 € pour une transmission par voie électronique, 3,92 € pour un envoi par courrier) :
- Se rendre directement au greffe du tribunal de commerce.
- Aller sur le site officiel Infogreffe.fr, le site créé par les greffiers des tribunaux de commerce.
A noter : Dans certains départements, Bas-Rhin, Haut-Rhin, Moselle, Guyane, Martinique, Guadeloupe, seul le greffe du tribunal judiciaire est habilité à délivrer cet extrait.
Une entreprise française s'approvisionnant auprès d'un fournisseur étranger n'est pas tenue de demander un KBIS import. Mais, cette demande permet de s'assurer que son partenaire commerciale est bien enregistrée auprès des autorités de son pays.
Deux cas sont à distinguer :
- Le fournisseur est une entreprise de l'union européenne.
- Le fournisseur est hors union européenne.
Dans le premier cas, il est possible de récupérer un document officiel sur le site European Business Register (EBR) (site en langue anglaise). Pour une entreprise italienne, l'accès se fait directement sur le site des Chambres de commerce de ce pays.
Dans le second cas, le fournisseur peut éventuellement fournir un document authentifié par une autorité de son pays.
A noter : si la fournisseur a une filiale ou un établissement en France exerçant une activité commerciale, celui-ci est titulaire d'un extrait KBIS français ou d'un document équivalent.
Fournir un extrait KBIS export à son partenaire étranger n'est pas une formalité obligatoire. Mais, ce dernier va certainement vouloir prendre des garanties et notamment s'assurer de l'existence légale de la société française.
Si l'entreprise exporte dans un pays de l'Union européenne, son partenaire a accès à l'extrait KBIS via Infogreffe. En effet, ce cite adhère au programme EBR, de mise en commun des chambres de commerce de 27 pays.
Dans le cas contraire, le KBIS export peut faire l'objet d'une authentification par le gouvernement français, via la procédure de l'apostille, à condition que le cocontractant se trouve dans un État adhérant à la convention de la Haye du 5 octobre 1961. Le site du ministère des affaires étrangères répertorie les pays acceptant un KBIS français authentifié par apostille. Il est également possible d'obtenir plus d'information en s'adressant au bureau des légalisations de ce ministère (tél : 01.53.69.38.28 ou 01.53.69.38.29, mail : bureau.legalisation@diplomatie.gouv.fr).
La demande d'apostille doit être adressée par le biais d'un formulaire administrative portant la référence CERFA 15703*01, à la cour d'appel du ressort dans lequel est immatriculée la société exportatrice.
Les sociétés n'exerçant pas une activité commerciale peuvent obtenir un document équivalent à un KBIS.
Ainsi, une entreprise artisanale est inscrite au Répertoire des Métiers (RM). Est considérée comme artisanale, une entreprise de moins de 10 salariés ou un micro-entrepreneur exerçant une activité listée dans l'annexe de l'arrêté du 24 décembre 2015. L'inscription au RM se fait par le biais de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA). Cette chambre délivre des extraits D1. Ce document remis gratuitement mentionne le numéro d'immatriculation, l'adresse, le nom du dirigeant etc.
Et, les professions libérales, comme un web-designer ou un graphiste souhaitant vendre ses services à l'étranger ont la possibilité de produire un avis de situation SIRENE à récupérer, sans frais, sur le site de l'INSEE.
