Pour une entreprise, l'extrait Kbis constitue un document important qui comporte toutes les informations sur son identité. Il apporte la preuve de son existence juridique. Cet extrait s'obtient sur demande ? Quelles procédures suivre pour un Kbis express ? Cet article vous apporte les réponses.
Le Kbis constitue une preuve légale de l'existence d'une entreprise. Il comporte également tous les détails de son identité : son nom, sa raison sociale, son capital, son dirigeant, sa forme juridique… Ce document revêt une valeur importante pour un établissement au cours de l'exercice de son activité. En effet, des partenaires exigent, dans certaines situations, une preuve légale pour se prémunir d'un défaut de paiement ou d'un acte préjudiciable. L'extrait Kbis est notamment indispensable pour l'acquisition de matériel professionnel, pour ouvrir un compte professionnel, pour une candidature à un appel d'offres public.
La présentation de ce document est aussi incontournable auprès de Pôle Emploi. Le code de commerce apporte des précisions sur la valeur juridique de cet extrait à travers les articles de R.123-150 à R.123-152. Ils mentionnent en outre sa capacité à attester la légalité d'une entreprise aux yeux de la loi. Pour qu'elle bénéficie de cette qualité de document officiel, la certification du greffier doit y figurer. L'article R.123-152 souligne que deux éléments conditionnent cette valeur en tant que preuve juridique : son obtention auprès du greffe du tribunal et la présence du sceau qui justifie son immatriculation au RCS. Cet élément atteste l'authenticité du document. En papier ou en version numérique, l'extrait Kbis possède les mêmes valeurs.
Pour obtenir un extrait Kbis, il faut soumettre une demande auprès de l'autorité concernée. Cependant, le délai varie selon la méthode utilisée.
Pour disposer d'un Kbis express, il existe plusieurs options.
Le Kbis certifié en ligne
Pour toutes les entreprises qui exercent une activité commerciale, l'immatriculation au registre du commerce ouvre les portes vers des droits et des obligations. En effet, le code de commerce en énumère plusieurs. Cette inscription au RCS se caractérise par la mise à disposition par l'Insee d'un numéro SIREN. Le document officiel qui atteste de cette existence juridique d'une entreprise est l'extrait Kbis. La demande en ligne permet d'obtenir un Kbis express.
Le Kbis provisoire
Il arrive également qu'un dirigeant ait besoin d'un extrait Kbis rapidement après la création de son entreprise. Outre l'option en ligne, il est aussi possible d'en faire la demande auprès du greffe du tribunal. Cependant, tous les greffes ne délivrent pas de Kbis provisoire. Il faut s'assurer à l'avance si cette possibilité existe. Cette demande provisoire doit se faire 48 heures à 72 heures après avoir déposé le dossier d'immatriculation. L'établissement utilisera un Kbis provisoire et obtiendra de facto un numéro d'identification provisoire. Le document définitif n'est délivré que quelques jours après.
Le premier extrait Kbis en ligne
La digitalisation des procédures offre un certain nombre d'avantages, y compris l'accélération des opérations. En matière de création d'entreprises, le gouvernement autorise l'immatriculation sur le site Infogreffe.fr. Le futur dirigeant remplit un formulaire pour confirmer le statut juridique. Il joint des pièces justificatives en format numérique. Le dossier passe ensuite par un contrôle et une validation. Après cette étape, le greffier du tribunal de commerce s'occupe de l'envoi de l'extrait Kbis en format numérique et certifié.
Cela ne prend généralement que 24 heures après la réception et la validation de la demande. La démarche en ligne accélère ainsi la création d'une entreprise et la mise à disposition de l'extrait Kbis. Toutes les étapes ont été simplifiées sur Infogreffe. Il est par exemple impossible que le dirigeant se trompe de formulaire à l'enregistrement de son statut juridique. Le site redirige directement vers le document adapté après avoir spécifié la forme juridique. Cela réduit les risques d'erreurs.
Le Kbis express via un formaliste
Une autre option intéressante tout aussi accessible permet d'avoir un Kbis express : le passage par un formaliste. Il s'agit d'un prestataire qui se spécialise dans le dépôt de dossiers auprès du greffe du tribunal du commerce. Il est habitué à ce genre de procédures. Le formaliste organise correctement le dossier pour faciliter le travail au greffe du tribunal. Les demandes d'extrait et d'immatriculation affluent par centaine, en plus d'autres démarches administratives.
Pourtant avant de traiter un dossier, le greffier vérifie la présence de tous les éléments requis. Le formaliste présentera correctement la demande, pour que toutes les informations utiles puissent être facilement accessibles. Par conséquent, le traitement du dossier ne nécessite pas trop de temps au greffier et la validation est plus courte.
Une personne externe à une entreprise peut faire une demande d'extrait Kbis, comme un partenaire ou un fournisseur. En effet, le Kbis n'est pas uniquement accessible aux entrepreneurs. Un particulier peut aussi en faire la demande pour se renseigner sur une entreprise. Pour cela, il existe deux possibilités pour l'obtention du document :
- En s'adressant directement au guichet du greffe du tribunal dont dépend l'entreprise. Il faut communiquer le nom, le numéro SIRET ou SIREN. L'extrait est disponible après quelques jours seulement.
- En allant directement sur le site Infogreffe.fr. La personne remplit un formulaire de demande d'un extrait Kbis. Pour cela, il entre le nom ou le numéro d'identification et accède à la fiche. En dessous, le site met à disposition le formulaire. Le demandeur choisit entre deux options : la version numérique ou une version en papier. La première permet une mise à disposition immédiate d'un extrait Kbis. La seconde implique un temps d'attente de quelques jours, car l'envoi s'effectue par courrier.
Dans les deux cas, il faut rappeler que la personne doit s'acquitter des frais. La demande est payante.
