Le Kbis certifie qu’une société exerçant une activité commerçante est effectivement enregistrée au Régime du Commerce et des Sociétés. Le KBIS est un document public qui est facilement consultable par tout citoyen souhaitant avoir des renseignements sur une entreprise donnée. Pour offrir des informations pertinentes et surtout mises à jour, le dirigeant de l’entreprise doit procéder régulièrement au renouvellement du KBIS de sa société, même si dans la théorie, ce document n’a pas de date limite de validité.
Un kbis est en quelque sorte la pièce d’identité d’une entreprise. La loi impose que toute société qui exerce une activité commerciale en France doive détenir un kbis. Pour obtenir ce document obligatoire, le dirigeant d’une société doit faire différentes démarches administratives. Lors de la création de votre activité, vous devez déclarer l’existence de votre entreprise auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RGS). Lors de cet enregistrement, différentes informations vous seront demandées de manière à établir le profil de votre société (le nom de la société, le capital, les données personnelles concernant le dirigeant, le statut juridique, la date d’immatriculation au RCS, l’adresse du siège social, le type d’activité proposée par l’entreprise…).
Tous ces renseignements vont être compilés dans le kbis. Tout citoyen a le droit de consulter ce document sur simple demande en ligne ou au greffe du tribunal de commerce notamment. Les différences de tarifs pratiqués dépendent si l’extrait du kbis demandé est envoyé par courrier postal, par transmission électronique ou est retiré directement au niveau du guichet du greffe du tribunal dont dépend l’entreprise. Attention : si votre activité est purement artisanale ou libérale, vous ne pouvez pas vous inscrire au RCS.
L’immatriculation d’une entreprise auprès de la RCS est payante et coûte 53,51 euros et ce prix peut varier en fonction de nombreux critères. Ainsi, l’immatriculation à la suite d’un transfert grimpe jusqu’à 129,14 euros. Une fois que l’entreprise est officiellement créée (car déclarée au RCS), son dirigeant reçoit le Kbis, un document certifiant de son enregistrement. Entre 3 et 7 jours ouvrables en moyenne sont nécessaires après le dépôt de la demande d’immatriculation de l’entreprise pour recevoir le Kbis. Habituellement trois exemplaires sont envoyés. Un Kbis provisoire peut être émis dans les 48h après le dépôt du dossier de création.
Ce document officiel prouve que l’entreprise a été déclarée légalement auprès du RCS. Pour un entrepreneur, un Kbis permet de rassurer ses partenaires commerciaux. Le Kbis recèle une information importante sur la fiabilité d’une entreprise. En effet, les mises en redressement, les liquidations judiciaires ou l’existence de procédures collectives à l’encontre de l’entreprise sont mentionnées dans le Kbis. Toutefois ce formulaire ne donne aucune indication sur l’état de trésorerie d’une entreprise. Cette dernière donnée qui peut toutefois être demandée au greffe est essentielle pour savoir si une société est bénéficiaire ou au contraire si elle connaît des difficultés financières.
Le Kbis est souvent nécessaire pour ouvrir un compte bancaire au nom de la société, pour un octroi de prêts ou pour souscrire une assurance. Ce document est souvent demandé dans le dossier à déposer pour répondre à un appel d’offres public. Certains fournisseurs peuvent également souhaiter avoir accès à votre Kbis pour vérifier votre statut d’entrepreneur.
Ce Kbis est difficilement falsifiable car grâce aux informations contenues dans ce formulaire, tout citoyen peut vérifier si la société est immatriculée (donc si elle est effectivement enregistrée auprès du RCS) ou si elle a été radiée.
Il n’existe pas de législation concernant la validité d’un extrait Kbis. Dans la théorie, un document datant de plusieurs années est toujours considéré comme recevable à partir du moment où il n’y a eu aucune modification au niveau de l’entreprise comme un changement de siège social ou une modification dans le statut juridique. Mais dans les faits, les partenaires commerciaux d’une entreprise demandent des Kbis datant de moins de 3 mois. En effet, la vie des sociétés est soumise aux aléas économiques. En 90 jours, de nombreux évènements peuvent perturber la santé d’une entreprise et mettre son existence en péril : dépôt de bilan, mise en redressement judiciaire… D’ailleurs sur le document, il est clairement indiqué que l’extrait a été délivré à une date précise avec l’indication du greffe qui a fourni le formulaire
Attention : Toute reproduction même certifiée conforme d’un Kbis est sans valeur, aussi pour avoir toujours à votre disposition des documents authentiques, il est judicieux de souscrire à un abonnement de manière à renouveler régulièrement vos extraits Kbis.
Les professionnels exerçant un métier artisanal ou libéral ne peuvent pas s’inscrire au RCS et par voie de conséquence, ils ne disposent pas de Kbis. Pour les artisans, il s’agit de l’extrait D1 délivré par la Chambre des Métiers et de l'Artisanat, pour les professions libérales il s’agit du numéro SIREN, attribué par l'INSEE). Pour prouver l'existence de leur entreprise, ils peuvent présenter une attestation de paiement des charges sociales délivrée par le RSI (Régime Social des Indépendants) ou de l'URSAFF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales) pour les libéraux.
