Vous êtes installé en tant qu'infirmier, avocat, consultant, webmaster, architecte d'intérieur, rédacteur web...Vous recevez des demandes d'extrait KBIS de la part de votre banque, de vos fournisseurs, de l'administration, de pôle emploi si vous cumulez création d'entreprise et allocations chômage etc. Vous vous interrogez, une profession libérale peut-elle avoir un KBIS et quelles informations sont mentionnées sur ce document.
Les personnes physiques exerçant une activité commerciale et les sociétés inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) tenu par les greffes des tribunaux de commerce sont les seules à pouvoir demander un extrait KBIS.
Les personnes physiques professions libérales peuvent mettre en commun leurs ressources et dans cet objectif, créer une Société Civile de Moyens (SCM). Elles peuvent également travailler ensemble, dans le cadre d'une Société Civile Professionnelle (SCP). Ces sociétés civiles doivent s'inscrire au greffe du tribunal de commerce, pour être légalement constituées et ont donc leur propre KBIS.
Par ailleurs, les personnes physiques professions libérales ont également la possibilité de constituer une société commerciale : SELARL (Société d'Exercice Libéral A Responsabilité Limitée), SELAFA (Société d'Exercice Libéral A Forme Anonyme), SELAS (Société d'Exercice Libéral par Actions Simplifiée) et SELCA (Société d'Exercice Libéral en Commandite par Actions).
A noter : en Alsace-Moselle, ainsi qu'en Guyane, Martinique et Guadeloupe, le registre du commerce et des sociétés est tenu par le greffe du tribunal judiciaire.
Le premier KBIS de la société civile ou de la société commerciale exerçant une activité libérale est envoyé par la poste, dans les jours suivant l'immatriculation. Cette immatriculation se fait par le dépôt d'un dossier directement auprès du tribunal de commerce ou avec l'aide du CFE (Centre de Formalité des Entreprises) de la CCI (Chambre de Commerce et d'Industrie) ou encore avec l'aide d'un mandataire, comme un expert-comptable.
Mais, ce premier KBIS d'une société avec activité libérale devient vite caduc. En effet, le KBIS a une durée de validité limitée à 3 mois, car les informations mentionnées sur ce document officiel sont susceptibles d'évoluer, comme la nomination d'un nouveau gérant ou un déménagement. C'est pourquoi un nouveau KBIS est à demander régulièrement. La demande peut alors se faire par le représentant légal de la société sur le site Monidenum. Ce représentant ainsi que les tiers peuvent également se rendre directement au greffe du tribunal de commerce (au tribunal judiciaire dans les départements concernés) ou sur le site Infogreffe. Par ailleurs, des intermédiaires proposent leur service, afin d'obtenir un extrait KBIS de la société libérale en version papier et/ou en version numérique. A ce sujet, il faut savoir que le KBIS est toujours payant pour les tiers. C'est pourquoi ces derniers préfèrent le demander directement à l'entreprise.
A savoir : le gérant a 1 mois pour déclarer une modification touchant sa société. Et, le greffier du tribunal de commerce procède à des vérifications, avant d'effectuer une inscription modificative sur l'extrait KBIS.
Le KBIS d'une société civile ou commerciale exerçant une activité libérale est considéré comme sa carte d'identité. Et en effet, ce document synthétise de nombreux renseignements :
- Le numéro SIREN, un numéro unique composé de 9 chiffres servant d'identifiant à la société,
- la raison sociale, à laquelle peut être adossé un sigle,
- la forme juridique permettant de connaitre l'étendue de la responsabilité des membres de la société civile ou des actionnaires de la société commerciale, ainsi, dans une SCP, chaque membre est responsable solidairement sur son patrimoine propre,
- la domiciliation de la société pour savoir quel tribunal est compétent en cas de litige,
- le montant du capital social, un capital pouvant servir de garantie pour les débiteurs de la société,
- le détail de l'activité libérale exercée,
- l'identité et l'adresse du représentant légal de la société,
- la date de clôture de l'exercice comptable et le nom de l'éventuel commissaire aux comptes,
- le numéro d'agrément pour les professions réglementées,
- l'adresse web du site internet officiel c'est-à-dire le nom de domaine,
- le prononcé éventuel d'une procédure à l'encontre de la société ayant des difficultés financières (redressement judiciaire, liquidation judiciaire ou encore plan de sauvegarde).
Astuce : les extraits KBIS contiennent désormais un QR code ainsi qu'un code numérique pouvant être saisi en ligne. Ces codes offrent la possibilité aux tiers de s'assurer que les KBIS n'ont pas été falsifiés.
Le libéral indépendant auto-entrepreneur ou autre ne s'inscrit pas au registre du commerce et des sociétés. Il ne peut donc pas recevoir d'extrait KBIS. En revanche, ce professionnel a l'obligation de déclarer son activité à l'URSSAF via un Centre de Formalité des Entreprises (CFE) ou avec l'aide d'un intermédiaire privé, dans les 8 jours suivants son installation. Le professionnel reçoit son numéro de SIREN attribué par l'INSEE et un avis de situation au répertoire sirene peut être imprimé.
De plus, de nombreuses professions libérales sont des professions réglementées (professions médicales et paramédicales, architectes, avocats, notaires...). Ces professionnels peuvent ainsi également présenter la preuve de leur inscription à l'ordre concerné.
A savoir : un libéral exerçant plusieurs activités peut avoir un double rattachement URSSAF - tribunal de commerce, s'il a une activité commerciale ou URSSAF - chambre des métiers, s'il est également artisan. Et pour un artisan, un extrait D1 comportant les mêmes informations que le KBIS peut être obtenu auprès de la CMA (Chambre des Métiers et de l'Artisanat).
