Le Vendeur à Domicile Indépendant (VDI) démarche en porte-à-porte ou lors de réunions, des particuliers, pour leur vendre des services ou des produits, pour le compte d'une entreprise. Ne sont donc pas des VDI, les démarcheurs téléphoniques et les propriétaires d'une boutique en ligne pratiquant le dropshipping. Dans certains cas, les VDI peuvent se voit réclamer leur extrait KBIS. Comment répondre au mieux à une telle demande ?
Plusieurs statuts sont possibles pour le vendeur à domicile indépendant :
- le statut de travailleur indépendant inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Registre Spéciaux des Agents Commerciaux (RSAC). Le VDI est alors affilié au régime des travailleurs-non salariés et dispose d'un KBIS,
- le statut de travailleur indépendant non inscrit au RCS ou au RSAC. Le VDI est alors assimilé à un salarié pour le régime de la sécurité sociale,
- le statut de salarié d'une entreprise. Le VDI est alors lié à celle-ci par un contrat de travail.
L’inscription obligatoire au RCS/RSAC n'est obligatoire que, si les deux conditions cumulatives suivantes sont réunies :
- le VDI a exercé pendant 3 années civiles consécutives, même par intermittence,
- chaque année, sa rémunération brute annuelle a été supérieure à 50 % du plafond annuel de la Sécurité sociale, un plafond fixé à 41136 € en 2020.
L'inscription se fait alors au 1er janvier de la 4ème année.
Quels sont les VDI inscrits au RSAC ? L'inscription au RSAC concerne les VDI ayant le statut de mandataire (article L134-1 du code de commerce). Ne peuvent bénéficier du statut de mandataire, les vendeurs exerçant dans des secteurs réglementés, comme les assurances, les placements financiers, les voyages etc. L'inscription des VDI au RCS concerne, quant à elle, les professionnels effectuant de l'achat revente.
L'extrait KBIS porte le nom d'extrait K pour les entreprises individuelles (VDI en micro-entreprise, par exemple). Il n'est délivré que pour les sociétés commerciales inscrites au registre du commerce et des sociétés tenu par les tribunaux de commerce. L'inscription se fait en ligne sur le site infogreffe, via le Centre de Formalité des Entreprises ou encore par courrier adressé au greffe du tribunal.
Dans les jours suivants l'inscription et si le dossier est complet, un extrait KBIS est adressé au VDI. Mais, les mentions sur le KBIS sont susceptibles d'évoluer. Aussi, il est d'usage de fournir un extrait KBIS daté de moins de 3 mois.
Pour obtenir un nouvel extrait KBIS gratuitement, le VDI peut en demander une version numérique sur le site monidenum. Sur ce site, seul le chef d'entreprise a accès au document, concernant sa société. En revanche, les tiers peuvent obtenir un extrait KBIS sur le site infogreffe ou auprès du tribunal de commerce. Le KBIS VDI est alors payant.
Enfin, il faut noter qu'une particularité existe en Guadeloupe, Martinique, Guyane, Moselle et Alsace. En effet, dans ces départements, l'extrait KBIS d'une société commerciale est délivré uniquement par la chambre commerciale du tribunal judiciaire, la juridiction venue remplacer le tribunal d'instance et le tribunal de grande instance.
L'extrait K du vendeur à domicile indépendant est demandé par de nombreux organismes : banque pour l'ouverture d'un compte dédié à son activité, assureur professionnel, fournisseurs, administrations, pôle emploi en cas de cumul VDI - allocations chômage...En effet, l'extrait K est le seul document authentique pouvant prouver l'existence légale du vendeur micro-entrepreneur.
Par ailleurs, cet extrait contient des informations essentielles sur le VDI commerçant indépendant :
- son numéro SIREN à 9 chiffres aussi nommé numéro d'identification. Il est attribué, pour toute la durée de vie de l'entreprise. Ce numéro va apparaitre sur tous les documents établis par le VDI, comme une facture ou un devis,
- son numéro SIRET composé du numéro SIREN + 5 chiffres. Ces 5 derniers chiffres composent le numéro NIC (Numéro Interne au Classement), un numéro changeant lors de chaque déménagement du VDI,
- la raison sociale. Pour le VDI micro-entrepreneur, il s'agit obligatoirement du prénom et du nom de l'entrepreneur. Mais, celui-ci a la possibilité d'ajouter un nom commercial sur ses documents,
- le siège social de l'entreprise,
- l'identité du dirigeant,
- les éventuelles procédures en cours, comme un redressement judiciaire ou une procédure de sauvegarde,
- l'éventuelle date de cessation d'activité,
- le nom du site internet de l'entreprise individuelle,
- etc.
En cas de modification d'une information présente sur le KBIS, le VDI a 1 mois pour prévenir le greffe du tribunal de commerce, qui va mettre ce document à jour.
Les VDI non-inscrits au RCS peuvent produire des documents équivalents au KBIS. Ainsi, le VDI mandataire indépendant reçoit un extrait d'inscription au registre spécial des agents commerciaux. Ce registre est tenu par le greffe du tribunal de commerce. Pour s'y inscrire, il faut au préalable avoir déjà reçu un mandat.
Le VDI indépendant non inscrit au RCS ou au RSAC peut, quant à lui, présenter un avis de situation au répertoire sirene à télécharger depuis le site de l'INSEE. Cet avis est disponible à la suite de l'inscription du vendeur indépendant à l'URSSAF.
Enfin, le VDI salarié peut présenter son contrat de travail et ses fiches de paye, pour obtenir un crédit, louer un appartement etc. En revanche, ces documents ne lui permettent pas d'ouvrir un compte professionnel, auprès d'un fournisseur.
