Au cours des démarches administratives qu'elles mènent pour être en règle ou pour optimiser leurs chances de décrocher certains partenariats, les entreprises doivent régulièrement fournir des documents. L'un de ces documents est l'extrait Kbis, qui constitue à la fois un justificatif de l'inscription d'une entreprise au Registre du commerce, et un résumé de sa situation aux yeux de la loi à un instant T. Hélas, il peut arriver qu'au moment où il en a besoin, le chef d'entreprise ne retrouve pas son extrait Kbis. Que faire en cas de Kbis perdu ? Comment une telle situation peut-elle survenir et comment la gérer ?
La perte d'un Kbis est souvent le résultat d'une recherche mal menée. De fait, le Kbis contient certes des informations importantes sur une entreprise donnée, car sa fonction première est de prouver l'existence de celle-ci. Toutefois, il n'est absolument pas confidentiel et est de ce fait accessible à tout le monde. Pour l'obtenir, il suffit par exemple pour le chef d'entreprise de lancer une demander de Kbis sur le site monldenum. Il peut également passer par un intermédiaire privé comme nous, car notre plateforme ExtraitKBIS permet d'obtenir l'extrait Kbis en seulement quelques clics.
Pour eux comme pour les tierces parties souhaitant obtenir des informations sur l'entreprise, il est aussi possible de contacter le Greffe du Tribunal de commerce ou d'enclencher la démarche via le site Infogreffe. Précisons néanmoins que cette dernière option n'est pas valable pour les entreprises dont le siège social se trouve en Guyane, en Moselle ou en Alsace.
La recherche du Kbis peut se faire avec une adresse, avec le nom du dirigeant de la société ou encore avec le nom de la société. Mais pour obtenir le meilleur résultat possible, l'idéal est de faire la recherche avec le SIREN. Il s'agit du numéro à neuf chiffres constituant l'identifiant unique de toute entreprise. Ce numéro ne change pas et est mentionné sur tous les documents émis par l'entreprise.
L'absence de l'extrait Kbis peut aussi être due à un refus ou à un oubli d'inscription au RCS.
Cette inscription s'effectue via le Centre de Formalité des Entreprises, ou directement auprès du Greffe du Tribunal de commerce. Pour que l'inscription soit valide, elle doit être faite par le dirigeant légal de l'entreprise ou par un mandataire habilité. Ce dernier devra alors remplir un formulaire déclaratif et fournir certaines pièces justificatives. Parmi ces pièces, figure évidemment le mandat que lui aura délivré l'entreprise.
Par conséquent, si un entrepreneur ne retrouve pas le Kbis de son entreprise, il peut contacter le Greffe afin de s'assurer que l'enregistrement de son entreprise ne souffre d'aucune irrégularité. La délivrance du premier extrait Kbis par le Greffe s'effectue dans un délai de trois à sept jours. Une demande de Kbis provisoire peut toutefois être introduite dans les 48 heures après l'immatriculation de l'entreprise.
Dans la plupart des démarches administratives qu'elle mène, une entreprise commerciale doit souvent fournir un extrait Kbis. Ce document constitue un justificatif de son inscription au registre du commerce et des sociétés. C'est également la preuve de son existence légale. Lorsque le Kbis est perdu, l'obtention d'un nouvel extrait Kbis par le responsable de l'entreprise est gratuite si la demande est faite en ligne. Mais elle est payante quand la demande est effectuée auprès du Tribunal de commerce.
Compte tenu de son caractère public, le Kbis peut être demandé par tout individu qui mène une recherche sur l'entreprise. Il ne contient que des informations relatives aux dirigeants de l'entreprise ou à la personne morale de l'entreprise, les données qui s'y trouvent ne sont donc pas de nature à pouvoir être exploitées pour porter préjudice à la structure.
Dans les faits, l'extrait Kbis est un extrait du RCS. Suite à une perte ou à une expiration de son délai de validité, la délivrance d'une nouvelle copie incombe donc au Greffe du tribunal de commerce auquel est affiliée l'entreprise, puisque c'est cette instance qui s'occupe de l'immatriculation des entreprises.
Le Kbis n'est pas destiné aux entreprises individuelles et aux auto-entreprises. Celles-ci reçoivent plutôt un extrait K.
Depuis octobre 2019, il est possible d'obtenir gratuitement le Kbis d'une entreprise si le demandeur en est le représentant légal. La demande s'effectue via le portail en ligne sécurisé Monldenum, qui vise à simplifier les démarches auprès du Tribunal du commerce. Le recours à ce portail n'affranchit cependant pas des démarches d'immatriculation auprès d'Infogreffe. Voici un aperçu de la procédure à suivre.
Pour activer son identité numérique, il faut cliquer sur Activer monldenum une fois sur le site Monldenum. Ensuite, il faudra renseigner les éléments suivants :
- numéro de téléphone,
- entreprise(s) dirigée(s),
- le recto et le verso de la carte d'identité,
- l'email.
Ces renseignements permettent de rapprocher l'identité du demandeur de celles des personnes qui figurent sur les registres légaux. Dès que toutes les informations sont confirmées, le compte est immédiatement validé.
Pour télécharger gratuitement le Kbis, il faut cliquer sur l'onglet Kbis & Performances. En cliquant ensuite sur le bouton télécharger, l'on peut télécharger le Kbis au format PDF, en vue de l'imprimer.
Suite à une perte du Kbis, ou s'il arrivait qu'une modification soit apportée à la situation de l'entreprise, il est important que le nouveau Kbis porte une mention relative à ladite modification. Cette modification peut concerner un changement de logo, de dénomination sociale ou de forme juridique, ou encore un changement de dirigeant. Elle peut aussi être relative à une augmentation de capital, à un transfert de siège social ou encore à un changement de métier. Pour modifier le Kbis, il faut se connecter à son compte sur Infogreffe. Dans l'ordre, il faut ensuite fournir le numéro SIRET, mentionner la modification, remplir le formulaire envoyé par Infogreffe, puis télécharger les justificatifs. Enfin, il faut apposer une signature digitale et payer. La modification de son Kbis n'est pas gratuite sur Monldenum.
Le numéro SIREN, un code à neuf chiffres, est délivré par l'INSEE lors de la création de l'entreprise pendant le processus d'enregistrement. Ce sera son numéro d'identification durant toute son existence. Peu importe les changements qui surviendront dans l'entreprise, ce numéro ne sera pas modifié.
Le numéro SIREN n'est pas à confondre avec le numéro SIRET. Ce dernier comprend les neuf chiffres du code SIREN, en plus de cinq autres chiffres qui forment le Numéro interne de Classement. Ces cinq derniers chiffrent changent lorsque change la domiciliation. Aussi, lorsque l'entreprise dispose de plusieurs établissements, elle a autant de numéros SIRET que d'établissements, mais un seul et unique numéro SIREN.
L'extrait Kbis par contre est un extrait du registre du commerce délivré par le Greffe du Tribunal de commerce. Il a une valeur légale et s'actualise régulièrement. C'est le document généralement réclamé par les partenaires commerciaux pour s'assurer d'avoir affaire à une entreprise fiable.
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