En France, le kbis est la pièce d’identité d’une entreprise commerçante. Pour obtenir ce précieux sésame, des démarches sont nécessaires avant de commencer toute activité d’entreprenariat. Un futur patron (hors artisanat et profession libérale) doit déclarer sa société auprès du Régime du Commerce et des Sociétés (RCS). Suite à cet enregistrement administratif, l’entreprise va obtenir un numéro d’immatriculation. Et pour prouver que le dirigeant a effectivement fait les démarches auprès du RCS, il reçoit un kbis. Ce document est essentiel pour prouver aux fournisseurs et aux organismes privés comme publics l’existence légale d’une entreprise. Mais quelle est la période de validité d’un kbis ? Et comment obtenir le Kbis d’une société ?
Une fois qu’un dirigeant a déclaré sa société auprès du RCS, il obtient un Kbis. Ce document renferme des éléments essentiels pour identifier et caractériser une entreprise donnée. Le Kbis recèle en particulier les informations suivantes :
- le greffe du tribunal de commerce où l'immatriculation a été enregistrée
- le numéro et la date d'immatriculation
- l’identité du dirigeant avec son nom, prénom, date et lieu de naissance, sa nationalité et son adresse.
- la raison sociale c’est-à-dire le nom attribué à une société civile qui figure au Registre du Commerce et des Sociétés
- la forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI…)
- le montant du capital social de l’entreprise
- la date de la création de l’entreprise : il est possible de faire enregistrer une entreprise auprès du RCS le mois qui précède la fondation de l’entreprise et il faut obligatoirement que l’enregistrement ait lieu 15 après le début de l’activité.
- L’adresse du siège social de l’entreprise
- le code APE (Activité Principale Exercée). Ce code permet de déterminer l'activité principale d'une entreprise ou d’un travailleur indépendant. Les activités sont réparties en 90 secteurs différents qui sont eux-mêmes subdivisés en de nombreux sous-groupes.
- la description détaillée des activités
- La date de délivrance du Kbis et le nom du greffe du tribunal de commerce qui a validé le document.
Cet extrait peut changer en fonction de l’évolution d’une société ainsi le capital initial peut être augmenté, le dirigeant peut être remplacé ou le siège social peut déménager dans un autre lieu. Pour tout renseignement complémentaire, vous avez la possibilité de contacter les https://www.infogreffe.fr/contact-infogreffe.html par téléphone, par courrier ou par mail.
Dans l’absolu, si les caractéristiques d’une société (la forme juridique, l’adresse de domiciliation, le montant du capital social…) ne sont pas modifiées, le contenu du Kbis ne va pas changer. C’est probablement la raison pour laquelle la législation française n’a pas imposé de date de validité pour un Kbis (sauf dans les départements d’Alsace et de la Moselle). Dans la pratique, certaines mentions du Kbis peuvent être ajoutées ou modifiées au cours de la vie d’une entreprise.
Un entrepreneur peut changer certaines caractéristiques de sa société. De plus, le greffier chargé de la tenue du Registre du Commerce et des Sociétés peut préciser qu’une entreprise donnée fait l’objet d’un recours collectif. Aussi, dans les faits, en cas de litige commercial avec une partie adverse, les données du Kbis datant de moins de 3 mois font foi. Il est important de rappeler que les Kbis photocopiés (même certifiés conformes) n’ont aucune valeur légale. L’original est exigé, donc il est impératif d’avoir constamment un stock d’extraits à fournir aux organismes qui le souhaitent.
La Moselle et l’Alsace ont instauré une validité maximale de 3 mois après l’émission d’un Kbis. De plus autre particularité de ces deux départements français, l’extrait Kbis s’obtient au greffe du tribunal d’instance du siège social de la société dont vous cherchez des informations et non pas au greffe du tribunal de commerce. La particularité de ces deux départements est liée au droit local spécifique de l’Alsace et de la Moselle.
Les greffes sont situés dans les villes de Thionville, Metz et Sarreguemines en Moselle et dans les villes de Strasbourg, Saverne, Colmar en Alsace. Il n’est pas possible de faire de demande en ligne. Pour obtenir un Kbis, il faut se déplacer au greffe du tribunal d’instance de la ville concernée. Attention, les paiements en carte bleue ne sont pas acceptés et il est obligatoire de faire l’appoint pour payer les 2,96 € exigés pour la remise de tout Kbis. Pourtant le Kbis est un document souvent demandé car à titre d’exemple, rien que dans le tribunal d’instance de Strasbourg, 45 000 demandes sont traitées chaque année.
Même si en théorie, il n’existe pas de durée de validité pour un Kbis (à l’exception des départements de la Moselle et de l’Alsace), la majorité des fournisseurs et des organismes publics comme privés exigent d’avoir un document datant de moins de 3 mois. La date d’émission d’un Kbis par le greffe du tribunal de commerce est ailleurs bien spécifiée sur le Kbis. Pour avoir en votre possession des originaux datant de moins de 3 mois, il est judicieux de souscrire un abonnement auprès d’Infogreffe. Vous pouvez indiquer le nombre d’exemplaires souhaités, la fréquence à laquelle vous souhaitez les recevoir et la durée de l’abonnement. Ainsi, vous êtes assurés d’avoir constamment des Kbis valides à donner à tout partenaire commercial qui le souhaite. Ce service est payant. Le coût dépend du nombre d’exemplaires que vous désirez et à quelle fréquence.
