Délivré traditionnellement par les greffes des tribunaux de commerce, le KBIS a suivi la voie de la dématérialisation des documents administratifs. Sa version numérique est donc désormais disponible. Qui peut demander un KBIS numérique ? Quelle est son utilité ? Comment l'obtenir ?
Le KBIS pro numérique est couramment nommé carte d'identité de l'entreprise. En effet, il contient des informations essentielles sur celle-ci, comme l'identité de son dirigeant, son adresse, son objet social, sa raison sociale, son capital social, son éventuel nom commercial, son numéro SIRET et son numéro SIREN, les éventuelles procédure en cours comme une procédure de sauvegarde ou un redressement judiciaire etc. Le numéro SIRET est composé de 9 chiffres attribués de manière aléatoire par l'INSEE. Il va servir d'identifiant à l'entreprise, pendant toute sa durée de vie. Le numéro SIREN, quant à lui, contient les 9 chiffres du SIRET + le numéro NIC (Numéro Interne de Classement) à 5 chiffres. Ce numéro est différent pour chaque établissement de l'entreprise et change en cas de déménagement.
Le KBIS est réclamé tout au long de la vie de l'entreprise, notamment, pour répondre à un appel d'offre public, pour ouvrir un compte bancaire professionnel, par l'assureur, par certains fournisseurs et par certains clients, pour être répertorié dans leur base. Et, les informations sur le KBIS étant susceptibles de changer rapidement, il est d'usage de fournir un document datant de moins de 3 mois.
Le KBIS pro numérique est réservé aux entreprises, personnes physiques ou personnes morales, inscrites au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Les personnes physiques, comme les micro-entrepreneurs ex auto-entrepreneurs, doivent demander un extrait K, selon la même procédure.
L'inscription au RCS concerne les entreprises ayant une activité commerciale, telle qu'elle est définie à l'article L110-1 du code de commerce. Il s'agit des entreprises achetant des biens pour les revendre sans transformation (commerce de gros et commerce de détail) et des entreprises vendant des prestations de service commercial (hôtellerie restauration, agences immobilières, banques...).
Par ailleurs, l'article L210-1 du code du commerce indique que toutes les sociétés à responsabilité limitée, toutes les sociétés par actions, toutes les sociétés en commandite simple et enfin toutes les sociétés en nom collectif sont considérées comme des sociétés commerciales, quelle que soit la nature de leurs activités. Ainsi, à titre d'exemple, une SELARL (Société d'Exercice Libéral A Responsabilité Libérale) est inscrite au RCS.
Cette définition large de l'activité commerciale explique, pourquoi environ 80% des entités économiques françaises sont inscrites au registre du commerce et sont donc concernées par l'identité numérique (source Infogreffe).
Depuis novembre 2019 et afin de répondre à une demande forte du ministère de l'économie, les dirigeants d'entreprises ont un accès gratuit et illimité à leur KBIS numérique. Pour cela, ils doivent se rendre sur le site mis en place par le conseil national des greffiers des tribunaux de commerce monidenum.fr et se créer une identité numérique propre. Le système interroge alors la base légale du RCS, pour trouver toutes les entreprises, dont ils sont les dirigeants. La création de ce site monidenum est une première étape d'un processus devant aboutir à la création d'un tribunal digital avec comme objectif de faciliter la création et la gestion d'entreprise de nature commerciale : dépôt gratuit du capital social directement au greffe, initier une action auprès du tribunal de commerce et suivre son avancement sur internet, gérer les mandats des dirigeants en ligne etc.
Cependant, le KBIS est un document public accessible à tous. Les tiers souhaitant obtenir un extrait KBIS à télécharger, sans en faire la demande auprès du chef d'entreprise, peuvent se rendre sur le site Infogreffe ou sur un site privé. La démarche est alors payante.
A noter : même si la démarche est dématérialisée, Infogreffe propose d'envoyer l'extrait KBIS par voie postale.
Les artisans et les libéraux n'ont pas accès au KBIS numériques monidenum, car ils ne sont pas inscrits au registre du commerce et des sociétés. Mais, ils peuvent obtenir un document équivalent en ligne.
Ainsi, pour une entreprise artisanale c'est-à-dire pour une entreprise de moins de 10 salariés ayant une activité de production, de transformation, de réparation ou de prestation de services artisanaux, il est possible d'obtenir en quelques clics un extrait d'immatriculation D1, c'est-à-dire un extrait d'immatriculation au Répertoire des Métiers (RM) tenu par la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA). Et pour prouver la cessation de son activité, le professionnel artisan doit demander un extrait D2.
La profession libérale, quant à elle, peut produire un avis de situation SIRENE mis à disposition gratuitement sur le site de l'INSEE. Et, s'il s'agit d'une profession réglementée, comme une profession médicale, un architecte ou un avocat, une inscription à l'ordre est à réclamer. La profession libérale est exercée à titre individuel, dans l'objectif de fournir des prestations intellectuelles, médicales et de soins, ou encore techniques.
Dans les deux cas, extrait D1 ou avis de situation, la recherche est ouverte aux tiers et peut se faire selon plusieurs critères. L'idéal est, cependant, d'utiliser le numéro Siret. Ce numéro est présent sur tous les documents produits par l'entreprise et notamment sur ses factures et ses devis.
A noter : certaines professions peuvent avoir une double immatriculation RM - RCS ou libéral - RCS. C'est ainsi le cas des bloggeurs, qui vendent des espaces publicitaires sur leur site internet (avis 2019-001 du 1er juillet 2019 du comité de coordination du RCS).
