Vos fournisseurs, votre assureur responsabilité civile professionnelle, votre banque, la caisse d'allocations familiales, l'administration dans le cadre d'un appel d'offre public, pôle emploi pour les chômeurs créateurs d'entreprise...vous réclament un KBIS de votre société. Mais vous ne parvenez pas à trouver celui-ci sur les sites en ligne. Découvrez dans cet article, comment réagir en cas d'extrait KBIS introuvable.
Un extrait KBIS introuvable résulte peut-être d'une mauvaise recherche. Il faut, tout d'abord, savoir que ce document prouvant l'existence de la société et contenant des informations essentielles sur cette dernière (raison sociale, nom commerciale, identité des dirigeants, adresse, forme juridique, présence d'une éventuelle procédure de sauvegarde ou de redressement judiciaire...) est accessible à tous.
Le dirigeant est, cependant, le seul à pouvoir demander gratuitement son extrait KBIS sur le site monidenum. Les autres personnes (ainsi que le dirigeant, s'il le souhaite) doivent soit prendre contact avec le greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise (ou avec le tribunal judiciaire en Alsace et en Moselle), soit faire une démarche en ligne sur infogreffe.fr. Cette dernière possibilité n'est, cependant, pas ouverte pour les entreprises dont le siège social est situé en Alsace, en Moselle ou en Guyane.
Plusieurs modalités de recherche sur les sites en ligne délivrant un KBIS sont possibles : nom de la société, nom du dirigeant, adresse. Mais, la méthode la plus sûre consiste à entrer le numéro de SIREN, c'est-à-dire le numéro d'identification à 9 chiffres, un numéro qui reste inchangé, pendant toute la durée de vie de la société. Ce numéro est communiqué, lors de la création de l'entreprise et est mentionné sur tous les documents émis par cette dernière, comme les devis ou les factures.
Pour certaines entreprises, il est normal de ne pas trouver d'extrait KBIS, car ce document est réservé aux sociétés commerciales inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L'article L110-1 du code de commerce donne une définition de ces dernières. Il s'agit des entreprises , quelle que soit leur forme juridique, ayant une activité d'achat pour revente ou une vente de prestations de nature commerciale, comme une activité bancaire ou une activité de transport.
Ainsi, une association à but non lucratif est inscrite au RCS, si elle émet des obligations. Il en est de même, pour les entreprises individuelles, y compris les micro-entrepreneurs anciennement nommés auto-entrepreneurs, qui ont une activité commerciale. Cependant, ils ne sont pas titulaires d'un extrait KBIS mais d'un extrait K délivré de la même manière et reprenant les mêmes informations. A ce sujet, il faut savoir que les commerçants auto-entrepreneurs ont l'obligation de s'inscrire au RCS, depuis le 19 décembre 2014. Et, les auto-entrepreneurs ayant créé leur activité commerciale avant cette date avaient jusqu'au 19 décembre 2015, pour régulariser leur situation (loi n°2014-626 du 18 juin 2014 relative à l'artisanat, au commerce et aux très petites entreprises, dite « loi PINEL »).
A noter : les artisans-commerçants, comme les bouchers et les boulangers, doivent également s'inscrire au RCS et ont donc un extrait KBIS.
Sauf dans le cas d'une double inscription, les artisans et professions libérales n'ont pas à accès à un extrait KBIS. Pourtant, ce document leur est régulièrement demandé, y compris par certains services publics. Ces professionnels doivent alors fournir un document équivalent au KBIS.
L'artisan exerçant à titre individuel ou dans le cadre d'une entreprise artisanale n'employant pas plus de 10 salariés doit s'inscrire au Répertoire des Métiers (RM) tenu par la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA). Cette dernière peut lui délivrer un extrait D1, y compris s'il est artisan auto-entrepreneur. En effet, comme les auto-entrepreneurs commerçants, les auto-entrepreneurs artisans ont l'obligation de s'inscrire au RM, depuis la loi Pinel de 2014. Les activités relevant de l'artisanat sont listées dans un décret. Il s'agit d'activités nécessitant un savoir-faire particulier visant à produire ou transformer.
Quant aux professions libérales, il s'agit de professions délivrant des prestations intellectuelles, techniques ou de soins. N'ayant pas de KBIS, elles ont la possibilité de télécharger un avis de situation au répertoire SIRENE sur un site tenu par l'INSEE, afin de justifier de leur existence légale.
L'absence d'extrait KBIS peut être due à un oubli d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés ou à un refus d'inscription.
Cette inscription se fait directement au greffe du tribunal de commerce ou via un Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la chambre de commerce et de l'industrie. Pour être valide l'inscription doit émaner du représentant légal de l'entreprise ou d'un mandataire habilité. Ce représentant doit remplir un formulaire déclaratif et fournir des pièces justificatives, dont le mandat de la société. S'il manque des informations, une lettre est envoyée au demandeur. A ce sujet et pour éviter un retour de la correspondance à l'envoyeur, il convient de bien mentionner le nom de sa société sur la boite aux lettres du local commercial, dès la création. Si le KBIS d'une entreprise commerciale est introuvable, il convient donc de contacter le greffe ou le CFE, pour s'assurer que l'enregistrement a bien été effectué et validé.
A noter : le greffe du tribunal de commerce délivre un premier extrait KBIS, dans un délai de 3 à 7 jours ouvrables. Il est, cependant, possible de demander un KBIS provisoire dans les 48 heures suivants l'immatriculation de la société. De plus, il est possible de travailler, dans l'attente du KBIS, en mentionnant sur ses factures "en cours d'attribution".
