Document indispensable à de nombreuses formalités administratives et transactions commerciales, l’extrait Kbis de votre entreprise doit généralement dater de moins de 3 mois pour être recevable. Pourquoi et comment se procurer un Kbis à jour ? Quelles sont les modifications à apporter à ce document officiel ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la durée de validité et l’actualisation de l’extrait Kbis.
Si votre entreprise a déjà été créée, vous êtes sans aucun doute déjà en possession de votre premier extrait KBIS qui contient tous les éléments et les informations utiles sur votre société. Comme vous l’avez bien remarqué lors des transactions commerciales de votre entreprise, le KBIS est souvent demandé et dans ces circonstances, il doit le plus souvent être daté de moins de 3 mois.
Ici, on vous explique en détail l’importance de détenir un extrait KBIS à jour soit de moins de trois mois :
Souvent comparé à la carte d’identité d’une entreprise, l’extrait Kbis ne dispose toutefois officiellement d’aucune date limite de validité. En effet, ce document est une sorte de photographie à l’instant T permettant d’attester de la situation administrative et juridique d’une entreprise. C’est le seul document officiel qui sert à attester du caractère légal d’une société, ainsi que de la nature de son activité et de l’identité de ses dirigeants. Lorsqu’un changement intervient au sein de l’entreprise, des modifications doivent être portées au registre du commerce et des sociétés. Les changements effectués donnent lieu à la mise à jour de l’extrait Kbis, ayant pour effet de rendre obsolète l’ancienne version sans pour autant la priver de sa valeur légale.
Contrairement à la carte d’identité d’une personne physique, le KBIS ne dispose pas réellement d’une durée de validité. Ceci s’explique par le fait qu’un KBIS peut être modifié à tout moment et se veut donc être un document pouvant être amendé à l’infini.
Toutefois, il est souvent demandé dans le cadre d’une démarche particulière, un extrait du RCS obligatoirement daté de moins de 3 mois.
Pour respecter cette exigence, on se doit alors d’actualiser le KBIS tous les 3 mois et à chaque changement notable qui affecte l’entreprise.
Si officiellement le Kbis dispose d’une durée de validité illimitée à compter de sa date de délivrance par le greffe du tribunal de commerce, il en est souvent tout autrement dans la pratique. En effet, pour la majorité des démarches, seul un extrait Kbis daté de moins de 3 mois est accepté. Pour exemple, un Kbis récent s’avère nécessaire pour :
- Ouvrir un compte bancaire à titre professionnel ;
- Signer un contrat de location pour un local commercial ;
- Candidater à un marché public ou privé ;
- Effectuer l’ensemble des démarches administratives relatives à votre entreprise.
En fournissant un extrait Kbis de moins de 3 mois, vous contribuez à rassurer vos partenaires financiers et à lever les doutes qu’ils pourraient avoir sur la fiabilité des informations contenues dans ce document. En effet, un extrait Kbis de plus de 3 mois n’offre pas les mêmes garanties qu’un document récent. Les entreprises étant amenées à évoluer régulièrement, le Kbis revêt rapidement un caractère désuet et perd de sa valeur auprès de vos partenaires professionnels. C’est pourquoi il convient d’effectuer une demande de Kbis tous les trimestres, mais également lorsqu’un changement statutaire intervient dans votre société.
L’extrait KBIS qu’une entreprise compte utiliser auprès des tiers doit ainsi être renouvelé tous les 3 mois. Les démarches administratives telles que la candidature à un appel d’offres public ou une souscription à un prêt bancaire ne peuvent tout simplement pas aboutir avec un KBIS expiré.
Pour ne pas rencontrer des difficultés lors d’opérations commerciales effectuées au nom de l’entreprise, il est donc impératif pour votre entreprise de posséder en permanence un KBIS à jour.
Pour ce faire, chaque trimestre, une demande d’actualisation de ce document doit-être présentée auprès des autorités dont dépend votre entreprise. Votre démarche peut être simplifiée par une demande d’envoi périodique de KBIS.
Toutefois, certaines entreprises n’ont pas le droit de souscrire à cette dernière option notamment celles dont l’avenir reste encore incertain. Une demande directe sera alors nécessaire.
Le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés qui, à ce titre, doit être conforme à la situation actuelle de votre entreprise. Lorsqu’une modification des statuts intervient, il vous appartient donc d’effectuer une mise à jour de votre extrait Kbis. L’actualisation de l’extrait du registre du commerce et des sociétés doit notamment être réalisée en cas de changement relatifs :
- à l’adresse du siège social ;
- au montant du capital social ;
- au statut juridique ;
- à la dénomination sociale ou commerciale ;
- au gérant ou au dirigeant.
De même, lorsqu’une entreprise fait l’objet d’une procédure collective, une inscription est portée d’office au registre du commerce et des sociétés par le greffe du tribunal de commerce. Par conséquent, l’extrait Kbis de votre entreprise sera automatiquement mis à jour lors de l’ouverture, de la fermeture ou du renouvellement d’une procédure collective.
Avant de pouvoir effectuer la mise à jour de votre extrait Kbis, il convient de réaliser toutes les démarches relatives à la modification statutaire de votre société, à savoir :
- La ratification de la modification des statuts par décision collective ou individuelle en fonction du régime juridique de votre société ;
- La publication des modifications statutaires dans un journal d’annonces légales ;
- Le dépôt d’un dossier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant.
Une fois le dossier complet déposé au greffe du tribunal de commerce, le greffier se charge de vérifier l’exactitude des modifications déclarées avant de mettre à jour les informations portées au registre du commerce et des sociétés. Le Kbis de votre entreprise est ensuite actualisé, vous permettant d’obtenir un extrait à jour du registre du commerce et des sociétés.
Pour obtenir un Kbis récent, il est possible d’effectuer une demande ponctuelle ou de mettre en place un envoi périodique sur le site Infogreffe.fr. La demande d’extrait Kbis en ligne peut être réalisée par toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise. Pour une demande ponctuelle, le document peut vous être adressé par courrier postal ou électronique, ou encore mis à disposition en téléchargement dans votre espace personnel Infogreffe. En revanche, si vous optez pour l’envoi périodique d’un extrait Kbis, le document vous sera obligatoirement transmis par voie postale, à la fréquence et pendant la durée de votre choix. Vous pouvez ainsi choisir un envoi trimestriel qui vous permettra de bénéficier automatiquement d’un Kbis daté de moins de 3 mois.
La demande d’extrait Kbis sur le site Infogreffe est un service payant qui implique des frais de dossier, et le cas échéant, des frais d’envoi. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez vous procurer gratuitement votre extrait Kbis à jour. Pour cela, vous devez utiliser le téléservice sécurisé MonIdenum afin d’activer votre identité numérique. Une fois votre authentification réussie, vous êtes mis en relation avec le greffe du tribunal de commerce compétant qui vous délivre votre dernier Kbis au format numérique.
Les informations présentées sur un extrait KBIS datant de plus de 3 mois ne sont pas considérées comme officielles. Cet extrait ne peut donc pas constituer une garantie pour les parties à une transaction commerciale avec l’entreprise concernée.
Si ce document date d’une période supérieure à trois mois, il est en effet fort possible que les dernières modifications sur la société n’ont pas encore été prises en compte. La fiabilité des informations fournies par le KBIS peuvent alors être remises en question.
Cette situation risque de compliquer les relations commerciales avec les partenaires, les clients, les fournisseurs, les banques et toute autre institution en rapport avec l’entreprise sans parler du fait qu’elles montreront souvent de la réticence à collaborer avec une société dépourvue de KBIS à jour.
