Vous avez la fibre commerciale et aimez la mécanique. Vous êtes prêt à travailler tard le soir et le week-end. Tout naturellement, vous avez donc lancé votre activité de loueur de véhicules, seul ou en tant que franchisé. Et à peine installé, les demandes d'extrait KBIS location de voiture arrivent de partout, votre banque pour l'ouverture du compte professionnel, vos fournisseurs, vos clients, votre assureur, l'administration. Pourquoi le KBIS est un élément clé des relations d'affaires ? Comment l'obtenir ?
Le loueur de véhicule professionnel est considéré comme un commerçant, quel que soit son statut juridique, SARL, EURL, SAS, auto-entrepreneur etc. A ce titre, il a l'obligation de s'inscrire au Registre du Commerce et des Société (RCS) tenu par les greffes des tribunaux de commerce, au plus tôt 1 mois avant son installation et au plus tard 15 jours après celle-ci. Cette inscription est obligatoire même si l'activité de loueur est accessoire à une activité artisanale de réparateur automobile.
L'inscription de l'entreprise de location de voiture se fait en envoyant un dossier au greffe du tribunal de commerce, en utilisant le site officiel Infogreffe, en passant par le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) ou encore avec l'aide d'un mandataire spécialiste des créations d'entreprises.
Une fois le dossier validé, un premier extrait KBIS location professionnelle de voiture, un acte authentique émis par le tribunal de commerce, est envoyé en général sous une dizaine de jours par courrier. La création officielle de la société est ainsi matérialisée. Dans l'attente de ce premier KBIS, le loueur peut indiquer sur ses documents officiels (devis, factures...) "KBIS en cours". Il a également la possibilité de demander un KBIS provisoire location de voiture.
A savoir : les personnes physiques ayant une activité de loueurs professionnels obtiennent un extrait K et non un extrait KBIS, les informations mentionnées sur ces deux documents et leurs modalités d'attribution étant toutefois identiques.
De nombreux partenaires de l'entreprise de location de voiture sollicitent son extrait KBIS, car ce document prouve son existence légale et donne accès à des informations essentielles :
- les identifiants de la société, des numéros uniques (SIREN et SIRET) attribués par l'INSEE,
- sa dénomination sociale à laquelle peut s'ajouter un nom commercial (son enseigne),
- son statut juridique permettant de connaitre l'étendue de la responsabilité patrimoniale du dirigeant, ainsi dans le cadre d'une entreprise individuelle de location de voiture, le patrimoine professionnel et le patrimoine privé se confondent en principe,
- ’identité et les coordonnées de son ou ses dirigeants (fonction, nom, prénom, date de naissance, adresse), pour savoir qui est apte à engager la société,
- le siège social servant d'adresse administrative (envoi des courriers) et d'adresse juridique (tribunal compétent en cas de litige),
- le code NAF servant à des fins statistiques, en général 7711A - Location de courte durée de voitures et de véhicules automobiles légers,
- la présence d'une éventuelle procédure en cours (liquidation judiciaire, redressement judiciaire ou encore procédure de sauvegarde),
- l'éventuel nom de domaine, c'est-à-dire l'adresse du site internet du loueur évitant ainsi à ses clients d'être victimes d'un faux site en ligne.
L’objectif du KBIS du loueur de véhicule est de permettre à toute personne, personne morale ou personne physique, de prendre connaissance de renseignements vérifiés et actualisés sur la société de location. Or, certaines mentions du KBIS loueur sont susceptibles d'être modifiés en cours de vie de l'entreprise : changement de siège social, nouveau représentant légal à la suite d'une vente, mise sous surveillance du loueur dans le cadre d'un plan de sauvegarde, cessation de l'activité etc. C'est pourquoi, l'usage veut que la durée de validité du KBIS d'un professionnel louant des voitures soit limitée à 3 mois.
A ce sujet, il faut savoir que le loueur doit sous 30 jours prévenir le greffe du tribunal de commerce de toute modification importante concernant son entreprise (article R123-66 du code de commerce), en passant par son CFE ou en déposant directement la demande au greffe via éventuellement une téléprocédure.
La durée de validité du KBIS location de voiture étant limitée à 3 mois, il est nécessaire de demander régulièrement un nouvel extrait. Cet extrait peut être obtenu par le dirigeant sur le site Monidenum.
L'accès à ce site est gratuit mais oblige à créer une identité numérique. De plus, même si l'extrait KBIS d'un loueur professionnel est un document public, les tiers ne peuvent pas utiliser ce site. Ils ont, en revanche, la possibilité de s'adresser au greffe du tribunal de commerce, d'effectuer une demande en ligne via Infogreffe ou de faire appel à un site privé. L'extrait KBIS est alors disponible immédiatement au format numérique ou peut être envoyé par voie postale en format papier. Il faut savoir, par ailleurs, que la demande de KBIS étant ouverte à tous, le tiers souhaitant avoir des informations vérifiées sur le loueur de voiture n'a pas besoin de justifier de son intérêt.
A savoir : pour les loueurs de voiture avec un siège social situé en Guyane, dans le Bas-Rhin, dans le Haut-Rhin et en Moselle, la demande ne peut pas se faire de manière dématérialisée sur Infogreffe. De plus, en Alsace-Moselle, les tribunaux de commerce n'existant pas, le greffe de la chambre de commerce du tribunal de proximité est compétent pour délivrer un extrait KBIS.
