L'extrait Kbis est exigé dans de nombreuses démarches administratives, commerciales et juridiques relatives à une entreprise. La non-possession de ce document signifie la non-immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés ce qui est passible de sanctions sévères. Mais à quoi l'extrait Kbis sert-il réellement ? Quelles sont les entreprises concernées ? Découvrez dans cet article tout ce qu'il y a à savoir sur le sujet.
Pourquoi demander un extrait Kbis ?
L'extrait Kbis atteste l'inscription d'une entreprise au RCS et certifie l'exactitude de ses informations. Le document fait également mention des différentes procédures judiciaires instruites par le tribunal de commerce à son encontre : redressements, liquidations judiciaires. Par ailleurs, l'extrait d'immatriculation au RCS est indispensable à la candidature à un appel d'offres public et lors d'une ouverture d'un compte bancaire professionnel. Il est également exigé pour tout achat de matériel professionnel auprès de distributeurs. L'extrait Kbis permet aussi aux fournisseurs, organismes et partenaires financiers de connaître l'état de santé de la société.
Au bout de combien de temps l'extrait Kbis est-il obtenu ?
L'extrait Kbis s'obtient suite à la création et à l'immatriculation de l'entreprise au RCS. Le document vous sera délivré dans un délai de 3 à 7 jours ouvrables après le dépôt de dossier au greffe du tribunal de commerce. Toutefois, ce délai peut être allongé si vous déposez votre dossier pendant les périodes de vacances ou les jours fériés. En effet, le greffe met du temps à traiter des dossiers relatifs à l'extrait Kbis durant ces périodes en raison des congés pris par le personnel.
Pour être sûrs d'avoir votre extrait Kbis au moment voulu, il convient de compter au moins 15 ouvrables avant les périodes de vacances et de fêtes pour effectuer la création de votre entreprise et votre inscription au RCS. Dans le cas où vous avez besoin d'un extrait Kbis en urgence, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis provisoire. Il sera délivré dans un délai de 48 heures au plus tard.
L'extrait Kbis : pour qui ?
L'extrait d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés concerne toutes les entreprises et les entrepreneurs dont l'activité est commerciale. Notons que l'extrait Kbis est dédié aux personnes morales, soit toutes les entreprises commerciales. L'extrait K, par contre, est destiné aux personnes physiques, dont les micro-entrepreneurs. En revanche, l'immatriculation des artisans doit se faire au registre des métiers. Ils recevront, après cela, leur extrait D1 qui est l'équivalent de l'extrait Kbis pour la chambre des métiers.
Que figure dans l'extrait Kbis ?
L'extrait d'immatriculation renseigne sur la raison sociale de l'entreprise, le numéro d'identification, le code NAF, le sigle et le nom du greffe où elle est immatriculée. La forme juridique, l'activité détaillée, l'adresse du siège et des établissements secondaires ainsi que la durée et la date de constitution de la société y sont aussi mentionnées. Vous y trouverez également les informations concernant le dirigeant, les administrateurs et les commissaires aux comptes : nom, adresse, nationalité, etc.
Comment demander l'extrait Kbis ?
Pour demander le document, il faut se rendre directement auprès du greffe du tribunal de commerce dont l'entreprise dépend. Il est également possible de faire la demande d'extrait Kbis en ligne sur le site officiel d'Infogreffe. Notons que les informations contenues dans le Registre du Commerce et des Sociétés sont publiques. Tout le monde peut donc avoir accès à votre extrait Kbis sur infogreffe.fr. Pour cela, il faut simplement entrer la dénomination sociale de l'entreprise ou le numéro Siren dans la barre de recherche. Toutefois, la démarche est payante.
Par ailleurs, les chefs d'entreprise peuvent obtenir leur extrait Kbis en format numérique sur monIdenum.fr. C'est un service d'authentification mis en place par les greffiers des tribunaux de commerce en 2019. La demande d'extrait Kbis est sécurisée sur le site. Concernant l'extrait D1, la demande doit être faite sur le site officiel de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat ou CMA.
Enfin, il est possible de passer par un prestataire agréé qui se charge de faire la demande de votre extrait Kbis pour vous.
Les cas particuliers des entreprises dont le siège social est en Alsace ou en Moselle
Exceptionnellement pour les entreprises dont le siège social est établi en Alsace ou en Moselle, la demande de l'extrait Kbis se fait manuellement. Les chefs d'entreprise doivent se rendre directement auprès du tribunal d'instance ou de grande instance pour demander l'extrait Kbis. Aussi, il est à noter que l'extrait Kbis de ces entreprises n'est valide que pour une durée de 3 mois maximum.
L'extrait Kbis a-t-il une durée de validité ?
Concrètement, les extraits Kbis, K et D1 n'ont pas de durée de validité. En effet, une entreprise fait l'objet de nombreuses modifications au cours de sa vie. Ces changements peuvent être effectués à tout moment et requièrent la mise à jour des extraits d'immatriculation. Pour toutes ces raisons, tous les fournisseurs, les organismes et les partenaires financiers exigent une version datant d'au maximum 3 mois pour toutes les démarches administratives, commerciales et judiciaires effectuées.
Pour mener à bien l'ensemble des démarches relatives à votre entreprise, il est donc utile de toujours avoir en sa possession un extrait Kbis de moins de 3 mois. Pour cela, le mieux est de choisir l'option « envoi périodique » de l'extrait Kbis sur le site d'Infogreffe. Ainsi, vous pourrez choisir la durée et la périodicité des envois. Les documents seront directement envoyés à votre adresse postale ou bien à l'adresse que vous aurez indiquée.
Acte officiel prouvant l'existence juridique d'une entreprise, l'extrait Kbis, K ou D1 est un document indispensable au cours de la vie de celle-ci. C'est sa carte d'identité. Auprès de vos fournisseurs, partenaires et des différents organismes, ce document sera la preuve de votre sérieux et de votre crédibilité.
