L'extrait Kbis est associé couramment à la catégorie complexe qu’est l'administratif, et il est parfois difficile de connaître son utilité, ou encore dans quelles situations il est nécessaire d’en avoir un. Lorsque l’on a le statut auto-entrepreneur, il est de coutume de se demander si l'extrait Kbis est disponible pour ce régime spécial. Cet extrait est en réalité un document légal qui va prouver que votre entreprise ou votre micro-entreprise existe bien. Cependant, l’extrait Kbis est-il obligatoire pour les auto-entrepreneurs ? Quand l’auto entrepreneur a t il besoin d’un extrait Kbis ? Comment obtenir ce document juridique ? Est ce que tous les auto entrepreneur sont concernés par l’extrait Kbis et existe t il des alternatives ?
L'extrait Kbis représente en fait la carte d'identité officielle de votre entreprise. On y trouve plusieurs informations sur la société, notamment les points suivants :
- L’intitulé complet du nom de votre entreprise
- Le numéro au Système d'identification du répertoire des entreprises (SIREN, également appelé numéro d'immatriculation au RCS)
- La fonction juridique de votre entreprise (par exemple EI, EURL, SASU, etc...)
- L'adresse du siège de votre entreprise
- L'activité exercée et votre code NAF (le code qui permet de définir à quelle branche d'activité votre entreprise appartient)
- La date de création de votre entreprise
- Votre nom et toutes les informations relatives à votre identité (lieu et date de naissance, nationalité, adresse)
- Ou encore si votre entreprise est l'objet d'une procédure collective ou non, c'est-à-dire si votre entreprise est en difficulté et placée sous contrôle judiciaire.
L'extrait Kbis représente le seul document officiel permettant de prouver que votre entreprise ou micro-entreprise existe bien légalement.
La déclaration Kbis ou K est un document qui ne s'applique qu'aux sociétés commerciales, c'est-à-dire aux sociétés enregistrées au RCS.
Être inscrit au RCS signifie simplement que votre société est inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS donc), un grand annuaire dans lequel sont enregistrées toutes les sociétés commerciales en France. Après avoir créé votre entreprise et reçu votre numéro SIREN et votre relevé Kbis, vous êtes bien inscrit au RCS.
Quant à l'extrait Kbis pour les artisans (ou entreprises artisanales), l'équivalent est l'extrait D1.
En revanche, les professions libérales ou intellectuelles n'ont besoin que du numéro SIREN (ou du numéro SIRET). Pour une activité libérale, vous n'avez donc pas d'extrait Kbis.
Pour les professions artisanales et libérales, il peut aussi vous être demandé de fournir un rapport de situation.
Existe il une différence entre l’extrait K et l’extrait Kbis ?
- L'extrait Kbis est la carte d'identité de l'entreprise, c'est-à-dire qu’elle représente la «personne morale». Une personne morale est une entité distincte du fondateur de l'entreprise (personne physique). Par exemple, une SASU ou une EURL a des extraits de Kbis.
- L'extrait K est la carte d'identité d'une entreprise individuelle, c'est-à-dire qu'il n'est pas nécessaire de créer une société avec une personne morale différente d'une personne physique. Les entrepreneurs individuels ou les micro-entrepreneurs ont un extrait K.
Par conséquent, l'extrait de Kbis auto-entrepreneur (micro-entrepreneur) n'est pas un extrait de Kbis, mais un extrait K.
Des extraits de Kbis sont requis pour la plupart des procédures de gestion liées à l'entreprise.
- Vous pouvez faire des demandes lorsque vous passez des commandes auprès de fournisseurs. Ce dernier veut s'assurer que votre entreprise ne soit pas en difficulté et sera en mesure de payer la facture.
- Dans certains cas, lors de la création d'un compte bancaire professionnel
- Si vous êtes un auto-entrepreneur, il peut vous être demandé de fournir un extrait Kbis (ou un extrait K dans ce cas) lors de votre inscription sur une plate-forme indépendante telle que les sociétés de livraison de nourriture à emporter Deliveroo ou Uber Eats par exemple.
- Pôle emploi peut également demander un extrait K pour accompagner la création ou la reprise d'entreprise. A noter, les informations sur votre entreprise sont publiques, ce qui signifie que tout le monde peut demander un extrait du Kbis de votre entreprise.
L'extrait Kbis est valable 3 mois. Si un extrait Kbis est requis après les trois premiers mois d’activité, l'extrait reçu lors de la création de la société ne sera plus valable. Par conséquent, vous devrez en fournir un autre.
Il y a deux situations possibles lorsque l’on souhaite obtenir son extrait Kbis :
La première possibilité: vous n'avez pas d'extrait de Kbis, car vous n'avez pas créé votre entreprise et ne vous êtes donc pas inscrit. Après la création de l'entreprise, vous recevrez un extrait de Kbis sous 2 à 5 semaines par mail.
La deuxième possibilité: vous êtes déjà inscrit, mais vous ne savez pas où trouver votre extrait Kbis, ou vous souhaitez commander l'extrait Kbis d'une autre entreprise, si vous êtes dans cette situation, cet article vous apportera les réponses recherchées (L'obtention d'extraits Kbis n'est pas gratuite, veuillez vous référer à la fin de l'article pour le prix)
- Allez sur le site d'Infogreffe, en suivant le lien infogreffe.com , qui référencie toutes les entreprises françaises
- Sur le site Web, cliquez sur le bouton "Recherche avancée" sur le côté droit de la barre de recherche.
- Saisissez le nom de votre entreprise (ou celle que vous recherchez), le code postal de votre établissement et le numéro SIRET, si vous en avez un.
- Dès lors que vous trouvez l'entreprise recherchée, cliquez sur son nom.
- Vous arriverez ensuite au dossier Infogreffe de l'entreprise.
- Ensuite, allez au bas du fichier pour accéder à la section "Documents officiels" et cliquez sur l'onglet "Déclaration Kbis". Pour télécharger l'extrait Kbis, cochez la case "afficher et télécharger". Si vous souhaitez également le recevoir par e-mail, cochez également la case "courrier". Cliquez ensuite sur «Terminer ma commande» ou «Mon panier» en haut de la page et suivez les instructions de paiement.
- Pour recevoir votre relevé Kbis par voie postale, cochez la première case sous la colonne "courrier".
Vous pouvez également demander des relevés Kbis réguliers pour avoir une copie valide et à jour. Dans ce cas, cochez également la case "envoi périodique" et entrez la période de temps que vous souhaitez le recevoir.
Pour toutes les procédures administratives dans lesquelles vous aurez besoin d'un extrait de Kbis, seul le document commandé par son intermédiaire au registre a une valeur officielle.
Si vous opérez en Alsace-Moselle, vous ne pouvez pas demander d'extrait de Kbis à Infogreffe. Vous devrez en faire la demande auprès de la chambre de commerce du tribunal d’Instance ou de la cour suprême compétente.
Si vous souhaitez également avoir des informations sur la situation de l'entreprise (par exemple, en cas de procédure de sauvegarde, de réorganisation ou de liquidation), vous devez commander un autre document, qui se trouve dans l'onglet "Procédures collectives".
L'obtention d'extraits d'auto-entrepreneur K-bis n'est pas gratuit. Plusieurs tarifs s’appliquent selon la méthode d’obtention de votre Kbis :
- Lorsque vous souhaitez recevoir des extraits de Kbis par e-mail ou par téléchargement, le prix de revient sera de 3,53 euros.
- Lorsque vous souhaitez recevoir des extraits de Kbis par courrier, le coût sera alors de 3,91 euros. Si vous avez besoin de reçus réguliers, le coût par envoi est de 3,91 euros également.
- Si vous souhaitez récupérer l'extrait de Kbis directement sur place, au greffe, il vous en coûtera 2,82 Euros.
Par contre, il est à remarquer que l'extrait Kbis reçu après la création du statut est gratuit.
Si vous commandez également le document pour les procédures collectives, vous devrez également payer les sommes suivantes :
- 3,53 euros pour l'envoi ou le téléchargement par e-mail.
- 2,51 euros pour l'envoi par voie postale.
- 1,42 Euros pour les retraits sur place, au greffe.
6/ Cas particulier : L’extrait D1 pour les artisans
Dans le cas d'activités artisanales, l'extrait K ne prouve pas leur enregistrement et leur immatriculation, mais plutôt l'extrait D1. Les formalités nécessaires à l'obtention de ce document seront différentes si vous êtes déjà indépendant ou non.
Premier cas : Vous n'avez pas encore créé votre micro-entreprise. Vous devez d'abord, dans un premier temps, déclarer votre auto-entreprise en ligne et soumettre une demande d'immatriculation dans le registre des Métiers (RM). A partir d’ici, vous accomplirez également ces deux formalités en même temps en remplissant un seul et unique dossier.
Pour pouvoir être inscrit au registre des Métiers, certaines conditions doivent être remplies confirmant la capacité d'exercer une profession artisanale. Vous devez fournir une preuve de vos qualifications avec l’un de ces documents :
- un diplôme (BEP et CAP ou équivalent),
- un justificatif d’un minimum de 3 ans d'expérience dans l'artisanat.
La demande doit être soumise un mois avant le début effectif de l'opération et peut être soumise directement en ligne.
Ensuite, vous devez envoyer le dossier complet à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat (CMA) à laquelle vous êtes rattaché. Vous recevrez l'extrait D1 dans les semaines à venir ou au plus tard dans le mois.
A noter, avec l'entrée en vigueur de la loi PACTE, pour les artisans qui créent leur propre entreprise, les cours de préparation à l'installation ne sont plus nécessaires. Désormais, vous ne pouvez participer que volontairement à la formation.
Deuxième cas : vous êtes déjà auto-entrepreneur
Si votre auto entreprise est déjà enregistrés, votre CMA affiliée pourra vous délivrer un extrait D1.
Vous pouvez le faire directement en ligne:
- Accédez au portail de la CMA ou au site Internet du département correspondant à votre CMA et saisissez votre numéro SIREN pour retrouver votre entreprise.
- Choisissez votre entreprise
- Remplissez vos coordonnées
- Téléchargez et décompressez votre extrait D1 ainsi obtenu
