Vous êtes dirigeant, salarié, comptable bénévole d'une association. Vous allez peut-être recevoir des demandes d'extrait KBIS. Pour répondre au mieux à ces sollicitations, prenez le temps de parcourir le guide du KBIS pour les associations.
Un extrait KBIS pour une association atteste de son existence légale. Il donne d'autres informations intéressantes pour les partenaires de l'association :
- Le numéro SIREN. Il s'agit d'une série de 9 chiffres servant de numéro d'immatriculation. Ce numéro reste inchangé, pendant toute la durée de vie de l'association. En revanche, le numéro de SIRET, composé de 14 chiffres, voit ses 5 derniers chiffres changer, en cas de déménagement de l'association.
- Le nom complet de l'association.
- L'adresse du siège de l'association.
- La date de constitution de l'association.
- Les activités déclarées.
- Etc.
Ces informations sont susceptibles de changer, en cours de vie de l'association. C'est pourquoi, l'extrait KBIS a une durée de validité limitée à 3 mois.
Seules les entreprises exerçant une activité commerciale sont inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et disposent ainsi d'un extrait KBIS. Or, l'objectif d'une association n'est a priori pas d'avoir un but commercial. L'association se définit, d'ailleurs, comme une "convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices".
Pourtant, dans trois cas, une association est considérée, comme ayant une activité commerciale et est, de ce fait, inscrite au RCS :
- Les associations émettant des obligations ou des titres de créance négociables (article L213-10 du code monétaire et financier). Une telle émission permet à l'association de s'autofinancer. Cette possibilité doit être prévue dans les statuts.
- Les associations, qui, de manière habituelle, effectuent des opérations de change manuel. De plus, ces associations doivent obtenir une autorisation délivrée par l'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (article L524-3 du code monétaire et financier). Le change manuel consiste à acheter ou vendre des billets de banque ou des chèques de voyages libellés en monnaie étrangère, contre remise immédiate de monnaie nationale.
- Les associations exerçant une mission de gérant-mandataire d'un fonds de commerce (avis du comité de coordination des RCS n°2018-010 du 18 juillet 2018). La gérance-mandataire consiste à gérer le fonds, moyennant le versement d'une commission proportionnelle aux résultats par le propriétaire (article L146-1 du code du commerce). Une association peut ainsi avoir une activité lucrative, à condition que cette activité n'ait pas pour objectif le partage des bénéfices.
La demande d'extrait KBIS peut également se faire en ligne. Pour effectuer la demande, il faut connaitre le numéro de siren de l'association ou le nom exact de l'association ou le nom de son représentant légal. Ces démarches sont payantes.
Plusieurs méthodes existent pour obtenir un extrait KBIS au nom de l'association.
Le président de l'association peut, tout d'abord, se rendre sur le site monidenum, pour obtenir son extrait KBIS en ligne.
Il est également possible de se rendre au greffe du tribunal de commerce, dont dépend l'association.
A noter : en Alsace-Moselle, il n'y a pas de tribunaux de commerce. Les associations doivent alors s'adresser au tribunal judiciaire.
L'extrait KBIS est un document public, accessible à tous. Cependant, le site gratuit Monidenum est réservé au dirigeant de l'association, qui peut uniquement obtenir le KBIS de sa propre structure. La démarche étant payante, la demande va souvent transiter par l'association.
L'association doit pouvoir justifier de son existence légale, dans un certain nombre de cas :
- En cas d'ouverture d'un compte fournisseur.
- En cas de demande de subvention. La demande de subvention publique se fait à l'aide d'un formulaire type portant la référence 12156*05.
- En cas d'ouverture d'un compte bancaire au nom de l'association.
- En cas de souscription d'un contrat d'assurance au nom de l'association.
- Etc.
De nombreuses associations n'ont pas d'extrait KBIS.
Si l'association exerce une activité artisanale et à moins de 10 salariés, elle est inscrite au répertoire des métiers. Une association peut, par exemple, être la gérante-mandataire d'un fonds artisanal. La chambre des métiers et de l'artisanat peut alors délivrer gratuitement un document D1, l'équivalent du KBIS. Et, si l'association est radiée du répertoire des métiers, le document D2 est à réclamer.
D'autre part, des associations loi 1901 ont un numéro SIREN et peuvent télécharger sans frais un un avis de situation sur le site de l’INSEE. Il s'agit des associations suivantes :
- Les associations voulant bénéficier de subventions publiques.
- Les associations ayant des salariés.
- Les associations soumises à la TVA ou à l’impôt sur les sociétés (IS).
Les associations, n'étant pas dans ces cas, peuvent prouver leur existence en téléchargeant un témoin de parution gratuit au Journal Officiel des Associations et des Fondations d’Entreprise (JOAFE).
D'une manière générale, le président de l'association peut se voir également réclamer les pièces suivantes :
- Le procès-verbal de nomination des dirigeants.
- La copie des statuts de l'association.
