Toute entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) doit posséder un extrait Kbis. Ce dernier est un document officiel qui atteste de l'existence juridique d'une personne morale. Cependant, toutes les entreprises ne sont pas enregistrées au RCS et ne sont donc pas considérées comme des personnes morales. Alors, lesquelles sont concernées par ce document ?
Dans sa définition, l'extrait Kbis est le gage de l'existence de l'identité juridique d'une entreprise. C'est ce document qui lui permet d'engager sa signature dans divers contrats. C'est d'ailleurs pour cette raison que les partenaires commerciaux et les administrations publiques réclament le Kbis avant de s'engager auprès d'une entreprise. Il est également demandé à l'occasion des candidatures pour appels d'offres publics, pour l'ouverture des comptes professionnels, ou encore pour l'achat de matériel professionnel.
Un autre rôle de ce document est qu'il sert de recueil d'informations sur la société et ses dirigeants. Il contient notamment la forme juridique de l'entreprise, son numéro d'immatriculation, une mention qui atteste de l'engagement ou non de l'entreprise dans une procédure collective, et l'indication du Greffe du tribunal auquel elle est rattachée. Il est aussi possible d'y trouver le montant du capital social, l'adresse du siège, la date de création, la durée de vie ou encore l'activité commerciale pratiquée. À tous ces éléments, s'ajoutent les informations sur le dirigeant principal, les administrateurs et les commissaires aux comptes, à savoir : leur nom, leur date et commune de naissance, leur adresse et leur nationalité.
Toutes ces informations permettent de se renseigner sur la régularité, la visibilité et la légalité de l'entreprise, mais aussi sur sa santé financière et donc sa solvabilité. Ces divers paramètres sont très importants pour les partenaires qui aimeraient traiter avec l'entreprise ou étudier la concurrence. Par conséquent, une entreprise qui ne possède pas d'extrait Kbis prend le risque de réduire ses chances d'obtenir le soutien de nouveaux fournisseurs, assureurs, organismes financiers, investisseurs, mais également la possibilité de candidater à des marchés publics par exemple. Or, selon sa situation, il peut lui être fatal de perdre de telles chances.
Au vu de son utilité et des informations qu'il véhicule, il est logique que l'extrait Kbis soit requis uniquement pour les sociétés commerciales, c'est-à-dire les personnes morales inscrites au RCS. Il s'agit des entreprises de type SARL, SA, EURL, SASU, etc. Les micro-entreprises, les artisans et les professions libérales en sont d'office exclus, mais ces derniers possèdent plutôt des équivalents qu'ils peuvent obtenir via des démarches indépendantes de celles de l'obtention de l'extrait Kbis.
Chez les artisans, l'équivalent du Kbis est l'extrait D1 (Déclaration d'activité d'un artisan) obtenu après immatriculation au répertoire des métiers (RM). Pour les professions libérales, le numéro SIREN suffit pour attester de l'immatriculation de l'activité. Ce dernier s'obtient auprès de l'Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales (Urssaf).
En ce qui concerne les micro-entreprises, il est important de faire certaines précisions : les micro-entreprises ont également l'obligation de s'inscrire au RCS. Cependant, n'étant pas des personnes morales, mais plutôt physiques, elles reçoivent à la place du Kbis un extrait K, qui possède à peu près les mêmes attributs que l'extrait Kbis.
Le Kbis pour entreprise individuelle
Comme expliqué ci-dessus, le Kbis des entreprises individuelles est l'extrait K. Il prouve lui aussi l'existence juridique de la micro-entreprise et présente ses caractéristiques. Cependant, le contenu diffère légèrement de celui du Kbis. L'extrait K contient les informations sur l'entrepreneur (nom et prénom, nationalité, date de naissance, adresse), la date et le numéro d'identification de la micro-entreprise, une description de l'activité, la date de démarrage de l'activité, le nom de domaine du site web, etc. Ainsi, n'ayant pas de siège, de statut, d'associés ou autres administrateurs, la micro-entreprise possède un extrait K avec moins d'informations, mais tout aussi important que l'extrait Kbis. L'importance de l'extrait K se révèle au moment d'ouvrir des comptes professionnels, de louer un bien, de traiter avec des fournisseurs, de postuler pour un marché public, etc. D'ailleurs, pour l'obtenir, l'entrepreneur doit suivre les mêmes démarches qu'un dirigeant d'entreprise.
Le Kbis pour les associations
Bien qu'elles ne soient pas des entreprises, certaines associations sont concernées par l'extrait Kbis. Normalement, les associations ne relèvent pas du RCS, pour la simple raison qu'elles ne sont pas censées exercer une activité lucrative, encore moins une qui soit commerciale. Cependant, la loi peut autoriser une association à pratiquer une activité lucrative si elle est prête à partager les bénéfices. Ainsi, il en existe qui se voient délivrer le Kbis après s'être inscrites au RCS, iIl s'agit de celles qui exercent des activités monétaires et financières. C'est le cas par exemple des associations qui ont la possibilité d'émettre des obligations ou titres de créance négociables. A celles-là, on peut ajouter les associations qui effectuent habituellement des opérations de change manuel. Ces organismes faisant face à des enjeux considérables, il est normal d'exiger de leur part un certain formalisme qui n'est pas habituellement demandé aux associations classiques.
L'extrait K ou le Kbis est délivré à l'entreprise au moment de l'immatriculation au RCS. Mais puisqu'il est régulièrement actualisé, une version actualisée peut être obtenue à tout moment ; il suffit de se rendre sur le site monidenum afin d'en faire la demande. Pour ce faire, il faudra télécharger une pièce d'identité et attendre que le site vérifie l'enregistrement de l'entreprise au RCS. Une fois la demande validée, l'extrait K est disponible pour l'auto-entrepreneur. Dans le cas d'une entreprise morale, la démarche est la même, sauf que dans ce cas, elle doit être introduite par le représentant légal de l'entreprise.
Il est aussi possible d'obtenir les extrait K et Kbis directement auprès du Greffe du tribunal du commerce auquel l'entreprise est rattachée. Cette démarche est payante, peu importe qu'il s'agisse du représentant légal de la société, de l'auto-entrepreneur lui-même ou d'un tiers. La demande peut se faire en ligne sur le site du Greffe du tribunal du commerce ou sur le site Infogreffe qui rassemble les ressources de tous les tribunaux de commerce en un seul endroit. L'entrepreneur ou le dirigeant d'entreprise peut aussi se rendre auprès du Greffe du tribunal en personne afin d'obtenir le document.
Enfin, il est possible d'obtenir l'extrait K ou l'extrait Kbis en passant par des intermédiaires certifiés.
