Vous achetez des marchandises, des services, des produits transformés...auprès d'un professionnel en France ou à l'étranger. Vous vous interrogez : faut-il demander un KBIS à son partenaire commercial ? Ou / et vous vendez des biens à des entreprises, des artisans, des collectivités...Ces clients vous demandent votre KBIS, pour être répertorié comme fournisseur. Quel document leur fournir ? Suivez le guide pour en savoir plus sur ce document essentiel à la vie des affaires.
1 - Qu'est-ce qu'un KBIS fournisseur ?
Le KBIS d'un fournisseur est un KBIS classique. Il s'agit d'un acte authentique signé par le greffier du tribunal de commerce. Pour les auto-entrepreneurs désormais nommés micro-entrepreneurs et pour les entreprises individuelles, le document se nomme extrait K fournisseur.
Pour obtenir ce document, la personne morale ou physique doit être inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cette inscription ne concerne que les sociétés ou entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale, c'est-à-dire :
- Achetant des biens, pour les revendre en l'état.
- Réalisant des prestations commerciales, comme le transport ou la location de matériel.
2 - Pourquoi demander le KBIS d'un fournisseur ?
Le KBIS d'un partenaire commercial est l'équivalent de sa pièce d'identité. Il prouve ainsi, qu'il a une existence légale. De plus, ce document officiel donne un certain nombre d'informations :
- Le numéro SIREN, le numéro d'immatriculation composé de 9 chiffres. Ce numéro reste identique, pendant toute la durée de vie de l'entreprise et permet de la retrouver plus facilement en cas de déménagement ou en cas de changement de son nom commercial.
- L'adresse du siège social. Cette adresse détermine le tribunal compétent en cas de litige avec votre fournisseur.
- Le statut juridique.
- Les noms, dates de naissance et coordonnées des représentants légaux.
- La présence d'une procédure collective : procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire. Cette information éventuelle, comme le montant du capital social, donne des indices sur la solidité du partenaire.
Ces informations sont susceptibles de modification. C'est pourquoi l'usage veut que la durée de validité de l'extrait KBIS soit de 3 mois. Le point de départ du délai de 3 mois est la date de la signature par le greffier, une date obligatoirement mentionnée sur le document.
3 - Comment se procurer le KBIS d'un partenaire commercial ?
Pour se procurer le KBIS d'un partenaire commercial, vous avez le choix entre :
- Faire une demande directement au greffe du tribunal de commerce.
- Vous rendre sur le site infogreffe et effectuer une recherche par le nom de la société ou le numéro siren.
Ces deux démarches sont payantes, de 2,82 € pour un retrait sur place à 4,08 €, pour un envoi par la poste, en passant par 3,53 € pour un envoi par voie électronique. Si vous avez régulièrement des KBIS à demander, il peut être intéressant de souscrire un abonnement sur le site infogreffe.
En revanche, si un de vos clients vous réclame ce document, vous pouvez obtenir gratuitement le KBIS de votre propre société, y compris si vous êtes auto-entrepreneur sur le site monidenum.
Attention : si votre fournisseur ou vous-même êtes immatriculé au registre du commerce et des sociétés d'Alsace-Moselle, de Guadeloupe, de Martinique ou de Guyane, le KBIS est à récupérer uniquement au greffe du tribunal judiciaire.
Par ailleurs, il faut savoir que certains sites reprennent des informations mentionnées sur le KBIS et les publient gratuitement. Mais, il y a un décalage entre les mises à jour du KBIS par le greffe du tribunal de commerce et la mise à jour effectuée par ces sites. De plus, contrairement à l'extrait KBIS, leur document n'a pas de valeur légale.
4 - Comment obtenir le KBIS d'un partenaire non-commerçant ?
Votre fournisseur est peut-être un artisan. Pour le savoir, vous avez la possibilité de vous référer à la liste des activités artisanales établie par arrêté du 10 juillet 2008. S'il a moins de 10 salariés, il est alors inscrit au répertoire des métiers de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Cette chambre délivre, à titre gratuit, un extrait D1, l'équivalent du KBIS.
Si votre fournisseur vous fournit une prestation intellectuelle, comme un consultant en ressources humaines ou un graphiste créant votre logo, vous pouvez récupérer gratuitement son avis de situation sirene sur le site de l'INSEE.
A savoir : pour tout contrat supérieur à 5000 €, l'acheteur doit demander une attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF. Cette attestation prouve que le fournisseur répond à ses obligations légales et financières.
5 - Comment obtenir un KBIS fournisseur étranger ou fournir son KBIS à l'étranger ?
Il est possible d'obtenir l'équivalent d'un extrait KBIS, pour les sociétés européennes des 27 pays adhérant à l'EBR, (European Business Register). Ce site donne accès directement aux sites similaires à Infogreffe, dans chaque pays. Par ailleurs, si le fournisseur étranger a créé une activité en France ou y a implanté une filiale, il doit procéder à une immatriculation au RCS, au répertoire des métiers ou au répertoire sirene, selon son secteur d'activité.
Inversement, si vous souhaitez fournir une société à l'étranger, en dehors de l'Union Européenne, vous aurez certainement besoin de la rassurer sur l'existence légale de votre entreprise. Vous avez alors la possibilité de faire authentifier votre KBIS, en suivant la procédure de la légalisation. Il s'agit de faire authentifier ce document par le ministère des affaires étrangères puis par l’ambassade ou le consulat de l’État étranger. Cette procédure n'est possible que pour les États avec lesquels la France à signer un accord. Pour entamer une procédure de légalisation, vous devez vous adresser au bureau des légalisations du ministère des affaires étrangères.
