Vous vous lancez seul dans l'aventure de l'entreprenariat. Vous avez choisi le statut de l'entreprise individuelle, pour sa simplicité de création et de gestion, ainsi que pour la possibilité de démarrer une activité sans avoir besoin de mobiliser un capital. Très vite, vous allez recevoir de nombreuses demandes d'extrait KBIS. Mais une personne physique peut-elle avoir un KBIS ? Comment recevoir un KBIS pour une entreprise individuelle ?
L'extrait KBIS est délivré par le greffe du tribunal de commerce aux seules sociétés commerciales : SARL, SAS, EURL, SNC...Les personnes physiques, les entreprises individuelles exerçant une activité commerciale doivent également s'enregistrer auprès du tribunal de commerce. Elles sont alors inscrites au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) et reçoivent par la poste sous une dizaine de jours leur extrait K, l'équivalent de l'extrait KBIS.
Le KBIS prouve ainsi l'identité de la personne physique et donne des informations vérifiées opposables aux tiers. Ce document permet ainsi à l'entrepreneur individuel de, notamment :
- candidater à un appel d'offre public,
- ouvrir un compte professionnel dans une banque,
- louer un local commercial,
- servir de justificatif vis-à-vis de pôle emploi en cas de cumul auto-entrepreneur - allocations chômage,
- acheter du matériel auprès d'un fournisseur.
L'extrait K de la personne physique ayant une activité commerciale donne des renseignements sur son activité :
- le greffe du tribunal de commerce d'immatriculation,
- le numéro SIREN, un numéro à 9 chiffres servant d'identifiant à l'entreprise individuelle,
- la raison sociale c'est-à-dire le nom et prénom de l'entrepreneur individuel, un nom commercial pouvant être ajouté,
- la date d'immatriculation,
- l'éventuel nom de domaine du site internet,
- l'adresse de domiciliation de l'entreprise individuelle, cette domiciliation pouvant se faire au domicile de l'entrepreneur, sous réserve du respect des règles de la copropriété et de l'accord de l'éventuel bailleur,
- la forme juridique de l'entreprise, micro-entreprise avec une responsabilité de la personne physique sur son patrimoine ou EIRL (Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée) avec un patrimoine d'affectation dédié à l'exercice de l'activité professionnelle,
- le descriptif détaillé de l'activité et le code APE (Activité Principale Exercée) aussi appelé code NAF (Nomenclature d'Activité Française), un code délivré par l'INSEE afin de réaliser des statistiques,
- les éventuelles procédures en cours, comme une liquidation judiciaire ou un redressement judiciaire.
Astuce : il est possible de vérifier que les informations mentionnées sur l'extrait K n'ont pas été falsifiées. Pour cela, il faut scanner le QR code présent sur le document ou taper le code KBIS sur la page de contrôle d'Infogreffe.
Pour faire foi, l'extrait K de la personne physique entreprise individuelle commerciale doit dater de moins de 3 mois. En effet, les renseignements présents sur ce document peuvent évoluer rapidement : déménagement de l'entrepreneur, ajout d'une activité, radiation d'office ou à sa demande...Cet extrait K peut être demandé par le chef d'entreprise mais également par des tiers, car il s'agit d'un document public.
La demande se fait :
- soit directement sur place au greffe du tribunal de commerce ou à la chambre commerciale du tribunal judiciaire, un tribunal venu remplacer les anciens tribunaux d'instance et tribunaux de grande instance, ce tribunal judiciaire étant compétent en Martinique, en Guadeloupe, en Guyane, dans le Bas-Rhin, dans le Haut-Rhin et en Moselle,
- soit en ligne sur le site Infogreffe pour un KBIS numérique et/ou un KBIS papier, avec possibilité pour l'entrepreneur de souscrire un abonnement afin de recevoir régulière son extrait K à jour,
- soit sur le site Monidenum pour un KBIS entreprise individuelle gratuit, la demande étant alors réservée au chef d'entreprise ayant créé au préalable son identité numérique sur ce site,
- soit avec l'aide d'un intermédiaire privé, qui se charge de faire parvenir rapidement l'extrait K par courrier et/ou par mail.
Astuce : la recherche du KBIS peut se faire en utilisant l'identité de l'entrepreneur. Mais, pour éviter tout risque de confusion liée à une homonymie, il est préférable d'utiliser le numéro SIREN, un numéro mentionné sur les factures et devis émis par la personne physique ou l'entreprise individuelle commerciale.
L'absence de KBIS peut être la conséquence d'un oubli d'immatriculation de la personne physique, de l'entreprise individuelle. Dans ce cas, il convient de régulariser la situation rapidement avec l'aide éventuelle d'un professionnel, comme un expert-comptable, ou avec l'aide du CFE (Centre de Formalité des Entreprises) de la CCI (Chambre de Commerce et de l'Industrie). En effet, l'entrepreneur ne déclarant pas son activité se rend coupable de travail dissimulé et encourt une peine de prison maximale de 3 ans et 45000 € d'amendes, ainsi qu'un redressement lié aux cotisations non-réglées.
Par ailleurs, il faut savoir que l'entreprise individuelle exerçant l'activité d'agent commercial ne doit s'inscrire qu'au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) et ne peut donc obtenir qu'un extrait d’immatriculation au RSAC.
Enfin, l'entrepreneur individuel peut avoir une activité autre que commerciale. Il peut alors être inscrit en tant que libéral ou en tant qu'artisan et dans ce cas, il peut produire un extrait D1, un équivalent de l'extrait K.
A savoir : est considéré comme commerçant, l'entrepreneur individuel achetant des biens pour les revendre en l'état, ainsi que celui vendant des prestations commerciales (hôtellerie-restauration, livraison de repas à domicile, location de matériel...).
