En application de l'article 1845 du Code Civil, la société civile est définie comme une société ne pouvant pas avoir d'autre qualification. La société civile peut donc être une société agricole, une société immobilière, une société regroupant des professions libérales etc. Mais quel que soit son objet, la société civile est confrontée à de nombreuses demandes d'extrait KBIS, des demandes provenant de l'administration, de partenaires commerciaux, des établissements bancaires etc. Découvrez dans cet article quelles informations sont présentes et comment demander un KBIS société civile.
L'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) permet d'obtenir un numéro identifiant remis par l'INSEE (le SIRET) et la carte d'identité de la société, l'extrait KBIS. Mais avant de pouvoir s'immatriculer, une société civile doit rédiger des statuts avec nomination du gérant et publier un avis de constitution dans un JAL (Journal d'Annonces Légales).
L'immatriculation obligatoire de la société civile se fait directement auprès du greffe du tribunal de commerce ou via la téléprocédure Infogreffe ou encore avec l'aide d'un formaliste ou du Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Les documents suivants sont alors à fournir :
- un exemplaire original des statuts dûment signés,
- les justificatifs nécessaires si la société civile exerce une activité réglementée (société civile de médecins ou d'avocats, par exemple),
- le formulaire administratif M0,
- une pièce prouvant la domiciliation de la société, comme une facture d'un fournisseur d'énergie,
- un pouvoir du gérant, si un tiers effectue la démarche.
Point d'attention : le premier KBIS est envoyé sous une quinzaine de jours à l'adresse du siège social.
L'extrait KBIS prouve que la société civile est bien inscrite au RCS et qu'elle dispose de la personnalité morale et donc de la capacité à signer des contrats (contrats de travail, contrats de vente, prêt bancaire, souscription d'un contrat d'assurance...). De plus, en consultant l'extrait KBIS société civile, il est possible d'avoir des renseignements intéressants et notamment :
- les identifiants (numéro SIRET et numéro SIREN), le numéro SIREN est composé de 9 chiffres. Le numéro SIRET comprend, quant à lui, les 9 chiffres du SIREN + 5 chiffres permettant de distinguer les éventuels établissements de la société civile. De plus, ces 5 derniers chiffres sont susceptibles d'être modifiés, en cas de domiciliation alors que le SIREN est intangible, pendant toute la durée de vie de la société civile,
- la raison sociale ainsi que l'éventuel nom commercial,
- la date de création,
- le siège social, l'adresse d'envoi des courriers officiels et l'adresse déterminant le tribunal compétent,
- le nom de tous les associés, une obligation depuis 2005 (article R123-54 du code de commerce),
- l'activité exercée,
- la forme juridique (société civile immobilière, société civile de moyen pour les libéraux, société civile d'exploitation agricole...),
- le code APE (Activité Principale Exercée) aussi nommé code NAF, un code attribué par l'INSEE à des fins statistiques,
- le numéro d'agrément, le numéro d'ordre, pour les professions réglementées,
- le nom du site internet de la société civile (le nom de domaine),
- la présence éventuelle d'une procédure en cours auprès du tribunal de commerce, c'est-à-dire une liquidation, un redressement ou encore une procédure de sauvegarde.
Pour avoir une valeur légale, l'extrait KBIS doit être daté et signé par le greffe du tribunal de commerce. En revanche, cet acte authentique ne mentionne aucune date de fin de validité. Mais, les informations mentionnées sont susceptibles d'évoluer. Ainsi à titre d'exemple, un nouvel associé peut entrer au capital de la société civile ou la société civile peut déménager. De tels changements nécessitent une modification des statuts, des formalités de publicité et le dépôt d'un avis de modification au registre du commerce et des sociétés dans un délai d'1 mois. Cet avis doit être accompagné des pièces justificatives, car toutes les mentions sur le KBIS sont vérifiées par un greffier.
Il est donc d'usage de demander à une société civile son extrait KBIS daté de moins de 3 mois. Par ailleurs, lors de la création, la société peut demander un KBIS provisoire. La validité de ce document prend fin dès que la version définitive du KBIS est disponible.
Astuce : le KBIS original ou le KBIS modifié est doté d'un QR code. Le partenaire commercial recevant ce document peut ainsi scanner ce code à l'aide d'une application sur smartphone, afin de s'assurer que le KBIS n'a pas été falsifié.
Les informations mentionnées sur le KBIS société civile sont des informations publiques. Aussi, le KBIS peut être demandé par tous. En revanche, seul le représentant légal de la société peut obtenir un KBIS gratuit en se rendant sur le site Monidenum.
Les autres procédures d'obtention du KBIS à jour pour une société civile sont les suivantes :
- une demande sur le site Infogreffe,
- une demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou de son équivalent dans les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle, c'est-à-dire la chambre commerciale du tribunal judiciaire,
- une demande via un partenaire privé se chargeant de faire parvenir un KBIS numérique de la société civile et/ou un KBIS papier de la société civile.
Il est possible d'effectuer une recherche avec le nom de la société civile mais pour éviter toute confusion, l'idéal est d'utiliser l'identifiant de l'INSEE, le numéro SIREN
A noter : des sites privés proposent de renseigner gratuitement sur une société civile mais les données ainsi obtenues n'ont aucune valeur légale et il existe un décalage entre la mise à jour du KBIS et la mise à jour du site.
