Vous êtes auto-entrepreneur, micro-entrepreneur. Vous vous êtes lancé seul dans l'aventure entrepreneuriale et avez créé une EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée), une EIRL (Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée) etc. Vous recevez régulièrement des demandes d'extrait KBIS. Pour répondre au mieux à ces demandes, suivez le guide du KBIS à destination des entreprises individuelles.
L'extrait KBIS est réservé aux personnes physiques et aux personnes morales, comme les Entreprises Individuelles (EI), inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Et, seules les personnes exerçant une activité commerciale s'inscrivent au RCS. La définition des actes de commerce est donnée par les articles L110-1 et L110-2 du code de commerce. Il s'agit, notamment, de l'achat et de la revente de biens n'ayant subi aucune transformation et d'une vente de service commerciale: agence immobilière, hôtellerie-restauration...
La seule exception à l'obligation d'inscription au RCS concerne les agents commerciaux, c'est-à-dire les mandataires, chargés de négocier et éventuellement de conclure des contrats de vente, d'achat, de location ou de prestations de services au nom et pour le compte d'industriels et de commerçants. Ces derniers s'inscrivent, en effet, au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) et au RSC, uniquement s'ils ont créé une société, pour exercer cette activité.
Le dirigeant d'une entreprise individuelle reçoit des extraits KBIS, lors de l'enregistrement de son entreprise au RCS. Mais, la durée de validité de ce document est de 3 mois. Il est donc dans l'obligation de demander régulièrement un KBIS à jour, afin de le communiquer à ses partenaires. Il existe des solutions payantes et une solution gratuite, pour récupérer son KBIS.
Le dirigeant peut demander sans avoir à payer l'extrait KBIS de sa propre société, en allant sur le site monidenum. Pour y accéder, il va d'abord créer un compte, en mentionnant son adresse mail, son numéro de téléphone portable et en téléchargeant une pièce d'identité en cours de validité. Le site va alors faire un lien avec le nom du dirigeant figurant dans le KBIS. Une fois enregistré et connecté, le dirigeant de l'EI va dans l'onglet "Kbis & Performances" et clique sur le bouton de téléchargement, pour obtenir immédiatement son KBIS au format PDF.
Le dirigeant ne souhaitant pas créer de compte sur monidenum et les tiers à l'entreprise peuvent obtenir un extrait KBIS, de deux manières, au choix :
- En effectuant une demande au greffe du tribunal de commerce. Le tarif 2020 pour cette prestation est de 2,82 € pour un retrait sur place ou 3,91 € par courrier.
- En effectuant une demande en ligne sur le site Infogreffe.fr. Le tarif 2020 est alors de 3,53 € pour une transmission par courrier électronique ou 3,91 € pour un envoi par voie postale. Les entreprises effectuant un grand nombre de demande d'extrait KBIS ont la possibilité de souscrire un abonnement.
A noter : une exception existe dans les départements de Guyane, Martinique, Guadeloupe, du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle. En effet, les demandes d'extraits KBIS, y compris par le dirigeant de l'entreprise individuelle, se font exclusivement auprès du greffe du tribunal judiciaire.
Le KBIS fait office de pièce d'identité pour l'entreprise individuelle. Il prouve donc son existence légale et donne un certain nombre d'informations essentielles, comme :
- Le greffe du tribunal auquel est rattaché l'EI.
- Le numéro de siren comportant 9 chiffres et servant d'identifiant à l'EI. Ce numéro reste identique, pendant toute la durée de vie de l'entreprise. En revanche, le code NIC, les 5 chiffres suivants, sont modifiés en cas de déménagement.
- La raison sociale et l'éventuel nom commercial.
- Le nom du dirigeant de l'EI.
- L'activité exercée.
- La date de début d'immatriculation.
- La présence d'une éventuelle procédure, comme une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.
- La date éventuelle de radiation. Une entreprise individuelle radiée du registre du commerce n'a plus de personnalité juridique et ne peut donc plus conclure de contrat en son nom.
- Etc.
Le KBIS est demandé, dans de nombreux cas, et notamment :
- Si l'entreprise individuelle répond à un appel d'offre public.
- Si le dirigeant est inscrit à pôle emploi.
- En cas de souscription d'une assurance professionnelle.
- En cas de signature d'un bail commercial.
- Pour ouvrir un compte professionnel auprès d'un fournisseur.
- Etc.
Le statut d'entreprise individuelle n'est pas réservé aux activités commerciales. Ainsi, les professions libérales (psychologues, consultants, web-designers...) peuvent exercer leur activité, dans ce cadre. En guise de justificatif de leur existence légale, elles ont la possibilité de produire un avis de situation au répertoire Sirene, ainsi qu'éventuellement la copie de leur inscription à un ordre, dans le cas d'une profession réglementée (architecte, avocat, par exemple).
Le statut d'entreprise individuelle convient également aux artisans. Les activités artisanales concernent la production, la transformation, la réparation ou la prestation de service, dans des domaines autres que l'agriculture ou la pêche. Ces activités sont répertoriées dans un décret. L'artisan doit obligatoirement être inscrits à la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA), dont il dépend. Cette chambre peut lui remettre gratuitement un extrait D1, un équivalent au KBIS. Et pour prouver sa radiation de la chambre des métiers, l'artisan doit demander un extrait D2.
