Pour pouvoir attester de l’existence juridique et légale d’une société, l’extrait KBIS constitue le seul document officiel admissible notamment lorsqu’il s’agit d’opposer cette existence aux tiers tels que les futurs clients, les collaborateurs, les fournisseurs…
En effet, cet extrait ne peut être obtenu que suite à l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés, une obligation imposée par la loi à toute entité se livrant à des activités commerciales.
Le K-bis peut être considéré comme la carte d’identité d’une société commerciale. On vous dit ici tout ce qu’il faut savoir sur ce document administratif :
Le sigle « KBIS » représente la référence ou la nomenclature administrative de l’extrait de document dont il porte le nom.
Depuis longtemps, la lettre « K » a désigné le document administratif enregistré par le tribunal de commerce pour une entreprise commerciale.
On a donc repris cette pratique et ajouté à la lettre K le terme « bis » qui désigne le numéro des rues ce qui permet au final d’obtenir le terme « KBIS ».
L’extrait KBIS est un document extrait du registre de commerce. Il est délivré par les bureaux d’enregistrement et atteste de l’existence d’une compagnie et des éléments qui constituent son état civil. L’extrait KBIS permet également de s’assurer que l’entreprise est valablement inscrite au registre du commerce et des sociétés.
Ce document est considéré comme la seule pièce officielle qui atteste de l’identité réelle et de l’adresse effective de la personne physique ou morale inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Par conséquent, chaque entreprise doit le détenir pour attester de son existence.
Le KBIS sert également à vérifier l’activité de l’entreprise, sa structure de direction ainsi que l’existence ou non de poursuites ou autres éléments liés à l’activité commerciale de l’entreprise.
L’extrait de Kbis rassemble les informations qu’une entreprise doit déclarer à l’administration, mais aussi au public le cas échéant. Toutes les informations qui s’y trouvent sont ainsi de naturel légale, légitime et peuvent être considérées comme ayant fait l’objet de vérifications minutieuses.
Il mentionne alors les informations telles que la date d’immatriculation et le greffe dont relève la société, la date de certification, le numéro SIREN et le(s) numéro(s) SIRET, le code APE et l’objet social expliqué, la raison sociale, le sigle, l’adresse du siège et celle des différents établissements composant l’entreprise, le statut juridique de la société…
Ce document reprend également les caractéristiques relatives à l’administration de l’entreprise telles que l’identité des dirigeants, l’identité des commissaires aux comptes et les décisions relatives aux procédures collectives et celles en cours au niveau du tribunal du commerce.
Dans certains cas, l’extrait du registre du commerce peut contenir des annotations et des commentaires, rédigés par le responsable de la tenue du registre.
Le Kbis est parfois exigé dans la réalisation de certaines démarches. Par exemple, il sera demandé pour ouvrir un compte bancaire au nom de la société ou pour acheter des matériels ou des marchandises au nom de la société. L’extrait KBIS présenté dans ces situations doit alors être daté de moins de 3 mois.
Il est important de savoir que le KBIS peut aussi être demandé par n’importe quel individu affilié ou non à la société concernée, auprès du greffe du tribunal de commerce, soit sur place, soit par courrier ou encore via internet.
Le contenu d’un KBIS s’apprécie le mieux à travers son utilité. Ainsi, il faut savoir que ce document officiel atteste de l’accomplissement de l’obligation légale d’immatriculation des sociétés commerciales.
Pour justifier de la réalisation de cette formalité, le greffe du tribunal du commerce dont l’entreprise dépend va alors délivrer l’extrait KBIS.
L’extrait KBIS constitue aussi un bon moyen de vérifier si une entreprise se trouve dans une situation favorable pour ses futurs collaborateurs ou clients, c’est-à-dire que sa santé financière ne laisse rien craindre.
De ce fait, il retrace aussi les différentes décisions que le tribunal du commerce serait amené à prononcer à son encontre. C’est le cas notamment des procédures collectives consistant par exemple au redressement de l’entreprise.
En plus de la reprise des décisions prises par le tribunal du commerce sur l’entreprise, l’extrait KBIS contient aussi des informations pertinentes telles que l’adresse du greffe auprès duquel l’entreprise est immatriculée.
A cela s’ajoutent la raison sociale de l’entreprise, son sigle, mais aussi son enseigne. Il ne faut pas non plus oublier le numéro SIREN, le code NAF, la forme juridique de la société et le montant de son capital social.
C’est également sur l’extrait KBIS que l’on découvre l’adresse du siège social de la société, de son établissement principal et ses établissements secondaires s’il y a lieu.
On ne fera pas non plus l’impasse sur la durée de la société, sa date de constitution, son activité détaillée, le nom de domaine de son site internet.
L’extrait KBIS a enfin vocation à renseigner sur l’identité, la date et le lieu de naissance, la fonction et la nationalité du dirigeant principal de la société. Il en sera de même pour ses administrateurs et ses commissaires aux comptes.
Si l’entreprise est créée en vue d’exercer une activité réglementée, les autorisations permettant son exploitation seront aussi citées dans l’extrait KBIS, références à l’appui.
