Titulaire d'un certificat de capacité d'orthophoniste, vous vous êtes installé en libéral. Vous avez ouvert votre cabinet seul ou avec d'autres professionnels du secteur médical. Vous recevez des demandes d'extrait KBIS de la part de votre banque, de votre assureur, de vos fournisseurs, de l'administration lors de vos demandes de subventions, en cas d'installation dans une zone sous-dotée etc. Pourquoi ces demandes ? Comment fournir un KBIS pour un orthophoniste à son compte ?
L'extrait KBIS est un acte authentique, prouvant l'existence légale et donnant des informations précises sur un cabinet d'orthophonistes. En effet, dans ce document, sont notamment mentionnées les informations suivantes :
- le numéro SIREN composé d'une série de 9 chiffres attribués de manière aléatoire par l'INSEE. Ce numéro sert d'identifiant, pendant toute la durée de vie de l'entreprise libérale,
- le numéro SIRET composé du numéro SIREN et du Numéro Interne de Classement (NIC), un numéro à 5 chiffres, qui change en cas de déménagement du cabinet,
- la raison sociale du cabinet. Cette information permet, notamment, de savoir si les membres sont responsables sur leurs fonds propres, comme dans le cadre d'une SCP ou non,
- la forme juridique de l'entreprise regroupant un ou plusieurs auxiliaires médicaux,
- l'activité détaillée. Le cabinet médical géré dans le cadre d'une société peut être un cabinet pluridisciplinaires,
- l'adresse du cabinet,
- la fonction, l'identité, la date de naissance, la commune de naissance, la nationalité et l'adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes,
- Etc.
Ces informations sont mises à jour en cas de changement dans la situation du cabinet d'orthophoniste, dans un délai d'1 mois maximum. C'est pourquoi, il est d'usage de fournir un extrait KBIS daté de moins de 3 mois.
Seuls les orthophonistes enregistrés au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) disposent d'un extrait KBIS. C'est le cas, en application de l'article L210-1 du code du commerce, d'un orthophoniste exerçant seul, dans le cadre d'une entreprise individuelle, SELURL (société à responsabilité limitée unipersonnelle)ou SELASU (société par actions simplifiée unipersonnelle). C'est également le cas de l'orthophoniste exerçant avec d'autres praticiens, dans le cadre d'une SELARL (société d’exercice libéral) ou d'une SCP (Société Civile Professionnelle).
L'inscription au RCS d'une entreprise regroupant des auxiliaires médicaux se fait au plus tôt 15 jours avant l'installation du cabinet et au plus tard 1 mois, après l'installation. L'inscription peut se faire par plusieurs moyens :
- avec l'aide d'un spécialiste de la création d'entreprise,
- avec l'aide d'un Centre de Formalité des Entreprises (CFE), un guichet unique rattaché à la chambre de commerce,
- directement au greffe du tribunal de commerce,
- sur infogreffe,
- sur le site du ministère de l'économie et des finances, guichet-entreprises.fr.
Après immatriculation au registre du commerce, des extraits KBIS sont envoyés au cabinet par courrier, dans un délai allant de 10 à 15 jours. Par la suite, il n'y a plus d'envoi automatisé et le KBIS actualisé doit être réclamé.
Le dirigeant de la société d'exercice libéral peut obtenir un extrait KBIS numérique gratuitement, en utilisant le site monidenum, après avoir activé son identité numérique. Le site monidenum a été créé fin 2019 par les greffiers des tribunaux de commerce et s'inscrit dans la volonté de faciliter les création et la gestion des entreprises, grâce à la dématérialisation des démarches.
Mais, le KBIS est un document public. Les tiers peuvent donc également en demander un extrait.
Pour cela, ils doivent utiliser un service payant comme infogreffe, qui délivre le document en version téléchargeable ou par courrier, ou auprès du greffe du tribunal de commerce. La recherche peut se faire selon plusieurs critères (nom du cabinet ou nom d'un dirigeant, par exemple) mais l'idéal est d'utiliser le numéro d'identification de l'entreprise libérale, c'est à dire son numéro SIRET, un numéro qui figure sur toutes les correspondances et factures émises par ce cabinet.
Il faut, cependant, noter qu'une particularité existe dans certains départements. En effet, pour les sociétés d'orthophonistes installées en Alsace, en Moselle, en Guyane, en Guadeloupe et en Martinique, seule la chambre commerciale du tribunal judiciaire peut délivrer un extrait KBIS.
A savoir : pour une entreprise individuelle, le document porte le nom d'extrait K. La procédure pour l'obtenir et les informations mentionnées sont identiques.
Les orthophonistes à leur compte exerçant à titre individuel sont des professionnels libéraux. Ils n'ont donc pas de KBIS. Mais, ils ont la possibilité de produire un document équivalent, l'avis de situation sirene.
L'avis de situation sirene d'un orthophoniste est disponible gratuitement sur le site de l'INSEE. La publication de cet avis intervient à la suite de l'inscription de l'orthophoniste à l'URSSAF, en tant que profession libérale.
A savoir : pour s'installer en tant qu'orthophoniste, l'inscription au RCS, en tant que société, ou à l'URSSAF, en tant que libéral, n'est pas la seule formalité. En effet, la profession d'orthophoniste est une profession réglementée médicale soumise au code de la santé publique.
Ainsi, cet auxiliaire médical doit également faire valider son diplôme à la Division Territoriale de l’Agence Régionale de Santé (DTARS) pour avoir un numéro professionnel ADELI et une carte professionnelle (CPS), s'inscrire à la CPAM pour obtenir des feuilles de soin préremplies, s'affilier à la CARPIMKO (Caisse d’Allocations Retraites et Prévoyance des infirmiers, Masseurs-Kinésithérapeutes et Orthophonistes) et souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle. Les formalités sont les mêmes pour l'orthophoniste libéral effectuant des remplacements.
