Le Kbis est un document juridique qui définit l’existence d’une entreprise commerciale en France. Le formulaire détaille les différentes informations indispensables pour caractériser une société et tout citoyen peut demander à obtenir une copie de ce papier administratif pour avoir des renseignements sur une société donnée. Mais le Kbis qui le delivre ? Qui peut le demander ? Comment l’obtenir en ligne ? Quels sont les tarifs pratiqués ?
Le kbis certifie qu’une société ayant une activité commerciale est enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L’enregistrement au RCS est une obligation pour tout entrepreneur. Cette démarche doit être effectuée dans les 15 jours qui suivent le début de l'activité. Il est également possible d’anticiper et de réaliser toutes les démarches pour faire immatriculer sa société dans le mois qui précède l’ouverture officielle de l’activité. En cas de manquement à cette réglementation, le contrevenant s’expose à de très fortes amendes et cela peut même conduire à la fermeture temporaire voire définitive de son établissement. Le Kbis d’une entreprise peut être demandé dans différents cas de figures. Par exemple, pour ouvrir un compte au nom de la société, la banque va demander à voir le kbis pour s’assurer que l’entreprise est dans la légalité.
Dans le cas de marchés publics, la validation d’un contrat après un appel d’offres est souvent effective après la présentation d’un Kbis. Certains fournisseurs peuvent également faire la demande du Kbis pour vérifier les données fournies par un client. Pour un entrepreneur, il est souhaitable d’avoir à sa disposition un extrait Kbis pour le communiquer à tous les interlocuteurs qui le demandent. Dans la pratique, ce document n’a pas de date de validité mais dans les faits, il est recommandé de fournir un formulaire qui date de moins de 3 mois. Attention, les artisans n’ont pas de Kbis mais ils peuvent fournir un extrait D1.
Aujourd’hui, il est possible d’obtenir des extraits Kbis via Internet.
Le Kbis est délivré par le greffe du tribunal de commerce. En 1986, Infogreffe a été créé. Son rôle est de diffuser l'information légale et officielle relatives aux entreprises en particulière celle appartenant au RCS. À partir de 2009, Infogreffe a récupéré le monopole accordé à l'Institut national de la propriété industrielle (INPI) concernant la délégation de service public. Auparavant, les citoyens avaient accès aux données de cet organisme grâce au Minitel, un service mis en place à partir de 1986.
Toute personne physique peut faire une demande pour avoir le Kbis d’une société. L’autorisation du gérant de la société en question n’est pas requise et d’ailleurs un dirigeant n’a aucunement le droit de s’opposer à la diffusion du Kbis de son entreprise.
Pour obtenir rapidement un Kbis, il suffit de connaître le numéro de Siret ou de Siren de l’entreprise. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous pouvez dans la barre de recherche donner des indications précises pour trouver la société dont vous rechercher le Kbis. Dans certains cas, des informations complémentaires peuvent vous êtes demandées pour faciliter la recherche, comme la famille d’activité, le numéro du département où la société est immatriculée ou encore le type d’entreprise (société, agent commercial, commerçant ou encore entrepreneur individuel à responsabilité limitée. Seules les sociétés basées en France possèdent un kbis. Attention : pour obtenir le Kbis des entreprises localisées dans les DOM-TOM et en Alsace-Moselle, il faut faire une demande auprès des tribunaux d’instance, la soumission d’une demande via le greffe du tribunal de commerce de cette région ne pourra pas aboutir.
Pour obtenir le Kbis d’une société, il faut se rapprocher du greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez. Cette démarche est devenue payante depuis le 1er janvier 2020. Vous avez également la possibilité de faire les démarches en ligne. Vous avez la possibilité de vous faire parvenir le document certifié par courrier ou par transmission électronique. Le paiement se fait en ligne avec une carte bancaire valide. Le site vous permet également de suivre l’évolution d’une entreprise en souscrivant un abonnement d’une durée maximale de 2 ans. À tout moment vous pouvez l’interrompre.
L’extrait KBIS est le document qui prouve qu’une entreprise est bien immatriculée au registre du commerce et des sociétés. Il s’agit en quelque sorte de la carte d’identité d’une entreprise sans laquelle elle ne peut pas avoir la confiance de ses fournisseurs et clients.
La question qui se pose est alors de savoir qui délivre le KBIS. Elle est importante pour toute personne désireuse d’entretenir des relations commerciales avec une entreprise et souhaitant vérifier l’existence réelle de celle-ci en sachant que l’extrait KBIS peut être demandé par quiconque manifeste la volonté de le consulter.
Quelles entreprises sont concernées par le KBIS ?
Il faut savoir que l’extrait KBIS concerne toutes les entreprises engagées dans le commerce de même que les commerçants personnes physiques. Toutefois, l’extrait destiné aux personnes physiques est appelé extrait K alors que l’extrait KBIS concerne les personnes morales.
L’immatriculation au RCS revêtant un caractère obligatoire pour toutes les entreprises engagées dans une activité commerciale, il est donc normal de supposer que ces entreprises disposent d’un extrait KBIS.
Par contre, l’extrait KBIS exclue les artisans, les professions libérales de même que les micro-entrepreneurs.
Comment obtenir le KBIS ?
L’extrait KBIS se veut être un document que l’on demande auprès du greffe du tribunal de commerce dont l’entreprise dépend à l’exception des régions comme l’Alsace-Moselle dont l’entité responsable de la délivrance est plutôt le tribunal d’instance ou de grande instance notamment, sa chambre commerciale.
Toutefois, la demande de cet extrait n’implique pas nécessairement de se rendre sur place. Une soumission par courrier ou en ligne est parfaitement envisageable. L’exception pour cette dernière option reste encore une fois l’Alsace-Moselle.
Revenant à la demande en ligne, le lien pertinent est le suivant : https://www.infogreffe.fr/documents-officiels/demande-kbis.html.
Le coût de la demande de délivrance d’extrait KBIS ne dépasse généralement pas les 4 euros et dépendra du mode de réception du document qui sera soit sur place, soit par courrier, soit en ligne.
Enfin, il faut aussi noter que la demande de KBIS suit également une procédure différente pour les entreprises se trouvant dans les DOM-TOM dans la mesure où elle se fait encore une fois auprès des tribunaux d’instance.
S’agissant d’entreprises non reliées au site Infogreffe au même titre que celles se trouvant en Alsace-Moselle, la demande en ligne est également exclue.
Pour conclure, l’extrait KBIS se demande auprès du greffe du tribunal de commerce à l’exception de quelques régions au sein desquelles le tribunal d’instance prend le relais et quand le greffe est compétent, la demande par courrier ou en ligne est possible.
