Considéré comme la carte d’identité d’une entreprise, l’extrait Kbis mentionne notamment l’adresse de cette dernière ainsi que celle de ses dirigeants. Par conséquent, lorsque le siège social d’une entreprise évolue, par exemple en cas de déménagement de la société, une mise à jour du Kbis s’impose. Comment déclarer le transfert de siège social de votre entreprise ? Quelles sont les démarches préalables à la mise à jour du Kbis de votre société ? Découvrez toutes les formalités à accomplir lors du déménagement de votre société.
Chaque entreprise dispose d’un siège social qui correspond à son adresse juridique. Mentionnée sur tous les documents officiels, cette adresse est déterminante pour l’entreprise puisqu’elle définit sa nationalité et la loi qui lui est applicable, notamment en matière de fiscalité. C’est également le siège social qui permet de désigner le tribunal territorialement compétent auquel la société va être rattachée. Cette adresse peut être identique ou non à celle du lieu d’exploitation de l’entreprise. De même, elle peut être installée à l’adresse personnelle du dirigeant de la société comme dans un local commercial ou une pépinière d’entreprise. Il peut également s’agir d’une simple boîte aux lettres louée à une société de domiciliation.
Si l’adresse du siège social est fixée par les statuts rédigés lors de la création de la société, elle peut tout de même être modifiée à tout moment. Le transfert de siège social peut être effectué au sein du même ressort territorial du tribunal de commerce comme dans un ressort différent, et même dans un pays étranger. Comme toutes les modifications statutaires, le changement d’adresse d’une entreprise impose la mise à jour de l’extrait Kbis. Mais avant de pouvoir réaliser cette démarche, il convient d’abord de respecter certaines formalités.
Avant de pouvoir effectuer un changement d’adresse sur l’extrait Kbis, le chef d’entreprise doit se conformer à certaines démarches préalables.
a) La prise de décision concernant le transfert de siège social
Le transfert de siège social d’une entreprise est une décision importante puisqu’elle implique une évolution statutaire de la société. C’est pourquoi elle doit être ratifiée préalablement par le ou les organes compétents de l’entreprise, ainsi que par l’ensemble des associés. Généralement, il convient de convoquer une assemblée générale extraordinaire, à l’issue de laquelle la décision prise est notifiée par un procès-verbal. Lorsque cette décision est en faveur du transfert de siège social, la société peut alors procéder à son changement d’adresse.
b) La publication du changement d’adresse
À partir de la date à laquelle la décision du transfert de siège social a été notifiée, le gérant dispose d’un mois pour publier un avis de changement d’adresse dans un journal d’annonce légale. Cet avis doit comporter à la fois l’ancienne et la nouvelle adresse de la société, et doit être publié dans deux journaux différents lorsque le ressort du tribunal de commerce n’est plus le même : un avis dans le journal d’annonce légale de l’ancienne adresse, et un avis dans le journal de l’ancienne adresse.
Une fois la décision de transfert de siège social ratifiée et publiée dans un journal d’annonce légale, le gérant de l’entreprise peut procéder à la mise à jour de son extrait Kbis. La déclaration de changement d’adresse peut être déposée au Centre de Formalité des Entreprises (CFE) ou auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège social. Cette déclaration s’effectue soit par courrier, soit par voie dématérialisée sur Internet. Elle consiste en un dépôt de dossier qui doit comporter :
- la notification de la décision de transfert de siège social certifiée conforme par le gérant légal
- un exemplaire des statuts mis à jour et certifié conforme à l’original
- un justificatif permettant d’attester de l’adresse du nouveau siège social, comme une facture d’électricité ou un contrat de location
- l’avis de parution du changement d’adresse dans un journal d’annonce légale
- le formulaire Cerfa n° 11682*06 dûment rempli et signé pour les personnes morales, et le formulaire Cerfa n° 11678*06 pour les personnes physiques
- un mandat de délégation de pouvoir lorsque le représentant légal n’effectue pas lui-même la démarche
Une fois le dossier complet remis aux autorités compétentes, le greffe du tribunal de commerce se charge d’effectuer le changement d’adresse sur l’extrait Kbis. Le dirigeant de l’entreprise pourra alors se procurer un Kbis à jour pour pouvoir mener à bien certaines démarches administratives et transactions commerciales.
L’adresse personnelle du ou des responsables légaux d’une entreprise fait partie des informations portées au registre du commerce et des sociétés. En conséquent, lorsque que l’un des dirigeants change d’adresse à titre personnel, il est tenu d’effectuer une inscription modificative auprès du greffe compétant afin de procéder à la mise à jour de l’extrait Kbis. Cependant, on distingue deux cas de figure concernant les changements d’adresse personnelle sur le Kbis.
a) Le siège social est identique à l’adresse personnelle
Lorsque le représentant légal d’une entreprise change d’adresse personnelle et que le siège social de son entreprise est domicilié à cette même adresse, il lui appartient de procéder à l’ensemble des démarches décrites ci-dessus, à savoir :
- Faire ratifier la décision de transfert de siège social par l’ensemble des organes compétents et des associés si nécessaires.
- Publier un avis de changement d’adresse dans un journal d’annonce légale.
- Effectuer une déclaration de transfert de siège social auprès du CFE ou du tribunal de commerce compétant.
b) Le siège social est différent de l’adresse personnelle
En revanche, les démarches liées au changement d’adresse personnelle sont bien plus simples lors le siège social est domicilié à une adresse différente. Pour mettre à jour l’extrait Kbis, il suffit alors d’effectuer une déclaration de modification auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de l’entreprise par le biais du formulaire M3.
