La de Kbis n'est certainement pas nouvelle pour un grand nombre d'entrepreneurs. En effet, ce document leur sert tout au long de la vie de leur entreprise. Cela est toujours vrai, qu'il s'agisse du Kbis doté d'une valeur légale ou du Kbis sans valeur légale. Ces deux extraits différents possèdent chacun leur particularité.
Qu'est-ce que le Kbis ?
On qualifie souvent le Kbis de carte d'identité d'une entreprise. Cet acte authentique vous sera délivré lorsque vous serez immatriculé au sein du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il est la preuve principale attestant que votre structure est parfaitement légale. Sur ce document, vous verrez un certain nombre d'informations permettant d'identifier votre société. Voici une liste non exhaustive des éléments que vous y trouverez :
- Le nom, le prénom, la date de naissance, la nationalité, l'adresse du dirigeant ;
- Le nom du greffe d'immatriculation ;
- La dénomination sociale, l'adresse, la date de création, le site web ou le nom de domaine, la forme juridique de la société ;
- Le montant du capital social ;
- Le numéro SIREN de l'entreprise ;
- La durée de vie ;
- Le code APE ;
- Les décisions relatives aux procédures collectives comme la liquidation judiciaire.
En réalité, le Kbis contient les mêmes informations que l'on voit dans le registre du commerce. Il est à noter que selon le statut de l'entreprise, le Kbis peut prendre différentes formes. Ainsi, pour un artisan, ce sera plutôt un D1, et non un Kbis. Pour les autoentrepreneurs, qui ne disposent pas de ce dernier, ce sera leur numéro Siren qui prouvera leur existence juridique. Pour les établissements secondaires, on leur attribuera un extrait L ou extrait L-bis.
À quoi sert le Kbis ?
Avant toutes choses, le Kbis est un document vous permettant de prouver que votre établissement est bien en règle et que celui-ci est bien immatriculé au RCS. Par ailleurs, ce document vous sera utile lors de nombreuses démarches administratives que vous effectuerez pour votre entreprise. Vous aurez à le présenter à certaines entités. Il est exigé par la banque lors de l'ouverture d'un compte bancaire. Il est également requis lors d'une candidature à un appel d'offres public. Vous en aurez besoin pour pouvoir souscrire une assurance entreprise.
Outre cela, vous devez savoir que vos fournisseurs peuvent vous demander le Kbis, juste pour voir si vous jouissez d'une bonne santé financière. Notez que toutes entreprises commerciales doivent posséder un Kbis. La loi prévoit de lourdes sanctions en cas de non-déclaration d'une entreprise au RCS. Ce délit constitue une dissimulation d'activité.
Comment obtenir le Kbis ?
Pour obtenir un Kbis, il faut s'inscrire au RCS. Cette démarche vous permettra d'obtenir un numéro d'immatriculation. En même temps, vous recevrez un Kbis en 4 exemplaires. Comme l'extrait Kbis de toutes entreprises est public, vos partenaires commerciaux, vos fournisseurs et vos concurrents ont accès à votre Kbis à tout moment. Il leur suffit d'en faire la demande à leurs propres frais. Cet acte se fera auprès du greffe du tribunal de commerce. Une requête en ligne est également possible via le site officiel Infogreffe ou en passant par un prestataire agréé. Dans ce cas, l'envoi se fait, soit par courrier électronique, soit par voie postale.
Qu'est-ce qu'un Kbis avec une valeur légale ?
Un Kbis a une valeur légale seulement s'il est certifié par le Greffe du Tribunal de Commerce et s'il comporte le sceau des greffiers. Ces derniers sont les seuls ayant le droit de fournir cet extrait (Article 123-150). Un Kbis avec une valeur légale bénéficie également d'une protection contre les duplications. La procédure de son obtention est parfois longue et difficile. La demande est payante. Si vous résidez dans les départements de l'Alsace, de la Moselle et de la Guyane, il est indispensable de demander l'extrait Kbis avec une valeur légale auprès du greffe du tribunal d'instance.
Qu'entend-on par Kbis sans valeur légale ?
Certains Kbis comportent la mention « sans valeur légale » en fond de page. Il s'agit seulement de copies informatives du Kbis, qui ne sont pas certifiées par le greffe du tribunal. Si vous faites une demande de Kbis sur le site en ligne Infogreffe, vous obtiendrez un Kbis sans valeur légale transmis par voie électronique. Ce document vous parvient dans un délai relativement court. Souvent, vous recevrez celui-ci dans un délai d'une heure. Bien évidemment, la demande est payante.
Existe-t-il réellement des arnaques liées à l'extrait Kbis ?
Ces dernières années, on a vu apparaitre de nombreux sites proposant de délivrer des Kbis gratuits. Mais il faut s'en méfier. Ces sites en question vous envoient seulement un document non certifié reprenant les informations officielles de l'extrait Kbis. Ceux-ci n'ont qu'un seul objectif : récupérer vos données personnelles puis les revendre. Les entreprises avec une certaine ancienneté intéressent tout particulièrement les escrocs. Une grande vigilance est donc requise vis-à-vis de ces sites, qui sont très nombreux. Il faut uniquement se fier aux institutions référentes et aux prestataires agréés.
Quand et pourquoi faut-il renouveler le Kbis ?
La validité du Kbis est illimitée, mais dans les faits, il n'est accepté par les administrations que lorsqu'il date de moins de 3 mois à partir de sa date de délivrance par le greffe. La raison en est qu'une entreprise est en constante évolution. En l'espace de 3 mois, l'adresse sociale de la société peut changer, son dirigeant peut avoir démissionné, le capital initial peut être augmenté ou il se peut que la dénomination sociale ait fait l'objet d'une modification.
Par conséquent, vous devez procéder régulièrement à une mise à jour de Kbis, chaque fois que des changements ont lieu au sein de votre structure. Quant aux anciens Kbis, il est recommandé de ne pas les jeter, car ils pourront vous servir dans le futur puisqu'ils attestent de la situation d'une entreprise à un instant T.
