Vous avez ouvert une boutique physique et/ou une boutique en ligne. Vous êtes marchand ambulant ou gérant d'une agence immobilière. Vos partenaires commerciaux, fournisseurs, clients, propriétaire du local commercial, votre banque pour l'ouverture d'un compte professionnel ou l'administration vous réclament un extrait KBIS pour votre commerce. Comment obtenir ce document ? Pourquoi recevez-vous régulièrement des demandes de KBIS ?
Le commerçant doit s'inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) tenu par le greffe du tribunal de commerce. Cette inscription permet ensuite d'obtenir un extrait KBIS.
Les commerçant concernés par l'inscription au RCS sont :
- des personnes physiques, micro-entreprises ex auto-entrepreneurs et les entreprises individuelles. Pour ces commerçants, l'extrait KBIS porte le nom d'extrait K,
- des personnes morales, comme les SARL, SAS, SASU etc.
Cette règle vaut également pour un commerçant étranger souhaitant implanter une succursale en France.
En revanche, l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ne s'applique pas à l'agent commercial, personne physique, inscrit au Registre spécial des agents commerciaux (RSAC). Mais si l'activité d'agence commerciale est exercée sous forme de société, une seconde immatriculation est alors requise auprès du RCS. De même, tous les Vendeurs à Domicile Indépendants (VDI) ne sont pas titulaire d'un KBIS commerçant. En effet, l'inscription au RCS n'est obligatoire que pour les VDI achetant pour revendre ayant exercé pendant 3 années civiles consécutives, même par intermittence, et qui ont tiré pour chacune de ces années une rémunération brute annuelle supérieure à 50 % du plafond annuel de la sécurité sociale, un plafond fixé à 41136 € en 2020.
Pour s'inscrire au RCS et donc obtenir un KBIS, le commerçant, le gérant d'un commerce doit remplir un formulaire cerfa référencé P0 pour une personne physique et M0 pour une personne morale. La demande d'immatriculation est ensuite à déposer directement auprès du greffe du tribunal de commerce, auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI) ou en ligne, sur un site comme Infogreffe, par exemple. La demande est alors sécurisée par un système de signature électronique.
Si la demande est complète, le commerçant reçoit son numéro d'immatriculation et son extrait KBIS par voie postale dans un délai d'une dizaine de jours.
A noter : l'immatriculation du commerçant doit se faire au plus tôt 15 jours avant la date de début d'activité et 30 jours après. A défaut, il s'expose à une amende de 4500 € maximum et à une peine de prison pouvant aller jusqu'à 6 mois.
Le commerçant reçoit, certes, un extrait KBIS, lors de son inscription au RCS. Mais, la durée de validité d'un KBIS est dans les faits, limitée à 3 mois, car les informations mentionnées sur celui-ci sont susceptibles d'évoluer. Aussi, pendant toute la durée de vie du commerce, des extraits KBIS sont à demander.
Le représentant de la société commerciale ou le commerçant personne physique peut obtenir un extrait KBIS de son entreprise sur le site monidenum, un service gratuit mis en place par le conseil national des greffiers des tribunaux de commerce.
Les tiers ont également la possibilité d'obtenir le KBIS de tout commerçant, car il s'agit d'un document public. Ils peuvent demander ce document au greffe du tribunal de commerce ou sur le site infogreffe.
Une particularité existe pour les commerçants installés dans les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin, de Moselle, de Guyane, de Martinique ou encore de Guadeloupe. En effet, leur extrait KBIS n'est disponible qu'auprès des tribunaux judiciaires ou de proximité, des tribunaux venus remplacer les anciens tribunaux d'instance et de grande instance.
Le KBIS d'un commerce est le seul acte authentique prouvant l'existence légale de la société. De plus, les informations mentionnées sont vérifiées et régulièrement mises à jour. En effet, le commerçant doit signaler, dans un délai d'1 mois, toute modification de sa situation.
Sur le KBIS commerce figurent notamment les informations suivantes :
- Les numéros d'identification du commerçant (SIREN et SIRET). Le SIREN, une série de 9 chiffres, est attribué à vie au commerce. Le numéro SIRET, quant à lui, est composé des 9 chiffres du SIREN et 5 chiffres modifiés, en cas de déménagement. Un commerce peut avoir plusieurs numéros de SIRET, s'il a plusieurs établissements. Pour les établissements secondaires, il est alors délivré un extrait L bis et non un extrait KBIS.
- La raison sociale. S'il s'agit d'un commerçant auto-entrepreneur, sa raison sociale est obligatoirement son prénom et son nom. Mais comme toutes les entreprises, il a le droit d'ajouter un nom commercial.
- L'adresse du siège social. Toutes les correspondances provenant du tribunal de commerce et de l'administration vont être envoyées à cette adresse.
- Le capital social. Cette somme consignée sert notamment de garantie aux créanciers. Les commerçants auto-entrepreneurs ne sont pas soumis à cette obligation.
- L'activité détaillée, c'est-à-dire le type de commerce exercé.
- L'identité complète du dirigeant. Les tiers peuvent ainsi connaitre le nom de la personne pouvant engager l'entreprise commerciale ou pouvant donner mandat à un tiers, pour le faire.
- Le nom de domaine (facultatif). Les clients peuvent ainsi s'assurer que le site internet est le site légal de l'entreprise.
- Les éventuelles procédures en cours, comme une liquidation, un redressement judiciaire ou encore une procédure de sauvegarde.
- Un QR code. Ce code peut être scanné à l'aide d'un smartphone ou d'une tablette. Un lien est ainsi fait avec la page du commerçant sur Infogreffe, afin de vérifier que l'extrait KBIS n'a pas été falsifié.
