La SARL (Société A Responsabilité Limitée) est la forme de société la plus répandue en France. Elle représente, en effet, environ 40% des entreprises créées. Ce statut est apprécié car il permet de protéger le patrimoine des associés. Vous êtes le gérant, un actionnaire, le comptable, l'assistant...d'une SARL familiale ou non. Vous recevez régulièrement des demandes d'extrait KBIS. Découvrez dans cet article quelle est l'utilité du KBIS et comment obtenir facilement le KBIS d'une société à responsabilité limitée.
La société à responsabilité limitée doit être obligatoirement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), quelle que soit son activité : libérale, artisanale, agricole, commerciale ou encore industrielle. Elle obtient ainsi la personnalité morale et peut ainsi signer des contrats, percevoir des aides, détenir son propre patrimoine etc. Ainsi, à titre d'exemple, un compte provisoire est ouvert au nom de la SARL en formation et sur présentation de l'extrait KBIS, les fonds sont transférés par l'établissement bancaire sur un compté définitif.
Par ailleurs, tous les renseignements mentionnés sur le KBIS de la SARL sont publics et sont opposables juridiquement aux tiers. En consultant ce document, le partenaire commercial peut connaitre le tribunal compétent en cas de litige, le nom du représentant légal apte à engager la responsabilité de la société, si la SARL connait des difficultés financières etc.
L'extrait KBIS reprend l'ensemble des informations mentionnées au RCS :
- le numéro SIREN, l'identifiant de la SARL attribué par l'INSEE,
- la raison sociale et l'éventuel enseigne de la société commerciale,
- le montant du capital social, le minimum étant fixé à 1 € pour une SARL,
- l'adresse du siège social, c'est-à-dire l'adresse à laquelle transmettre les courriers officiels,
- la durée de la SARL fixée dans les statuts (99 ans au maximum),
- la date de création de la SARL,
- l'activité de la SARL et son code APE (Activité Principale Exercée) attribué à des fins statistiques,
- la référence de l'autorisation, en présence d'une profession réglementée, la SARL pouvant être créée pour gérer une pharmacie, par exemple,
- le nom de domaine c'est-à-dire l'adresse du site internet officiel,
- la fonction, l'identité complète et l'adresse du commissaire aux comptes, du dirigeant principal et des administrateurs,
- l'éventuelle procédure collective prononcée par un tribunal de commerce (procédure de sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire).
Le premier extrait KBIS de la SARL est envoyé par courrier, dans les jours suivant le dépôt du dossier d'immatriculation au greffe du tribunal de commerce, ce dernier se chargeant également de la publicité au BODACC (Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales). Ce dépôt est précédé de la rédaction des statuts de la société et par la publication d'un avis de constitution dans un journal d'annonces légales. L'immatriculation se fait ensuite à l'aide du formulaire type M0 accompagné des pièces justificatives. A ce sujet, il faut savoir que le formulaire est complété et signé par le gérant ou par son représentant dûment mandaté.
Le gérant ou son mandataire peut déposer le dossier directement au greffe du tribunal de commerce. Il peut également se faire accompagner par le CFE (Centre de Formalité des Entreprises), un guichet unique pour les créateurs d'entreprise, de la CCI (Chambre de Commerce et d'Industrie). Le CFE remet à la SARL un Récépissé de Dépôt de Création d'Entreprise (RDDCE), dès lors que le dossier d'immatriculation est complet.
A noter : l'immatriculation de la SARL doit se faire dans un délai allant de 15 jours avant sa création à 1 mois après. A défaut, la société se rend coupable de travail dissimulé.
Un premier KBIS est remis à la SARL lors de son immatriculation. Mais, ce document devient vite caduc. En effet, l'usage veut que la durée de validité d'un extrait KBIS soit limitée à 3 mois, car les informations enregistrées au RCS sont susceptibles d'évoluer : changement de gérant, déménagement du siège social, augmentation du capital social etc. Or, toute modification doit être déclarée au greffe du tribunal de commerce, dans un délai d'1 mois, ce dernier procédant à un enregistrement modificatif au KBIS après vérification des justificatifs. Un nouveau KBIS est donc à demander régulièrement par le représentant de la société ou par un tiers, ce dernier n'ayant pas à justifier de son intérêt.
Le KBIS se demande sur place au greffe du tribunal de commerce ou en ligne :
- sur Infogreffe, un site permettant de recevoir régulièrement un KBIS à jour grâce à la souscription d'un abonnement,
- via un intermédiaire, qui va se charger de faire parvenir rapidement l'extrait KBIS de la SARL au format numérique et/ou au format papier,
- sur Monidenum pour un KBIS gratuit de la société à responsabilité limitée, ce site étant toutefois réservé au dirigeant, qui doit y créer préalablement son identité numérique.
La recherche du KBIS de la SARL se fait par sa raison sociale ou par son numéro de SIREN, ce numéro étant obligatoirement mentionné sur tous les documents officiels et notamment sur ses devis, ses factures et dans les mentions légales de son site internet.
Astuce : un KBIS remis par une société peut être authentifié en scannant le QR code ou en tapant le numéro présent sur le document, sur le site Infogreffe.
