Un Groupement d'Intérêt Economique ou GIE, selon son acronyme, est un regroupement d'entreprises préexistantes, des entreprises ayant un objet civil ou un objet commercial. L'objectif du GIE est de faciliter l'activité de ces entreprises mais pas de réaliser des bénéfices propres (alinéa 2 de l’article L. 251-1 du Code de commerce). Vous avez créé un tel groupement. Votre banque, vos fournisseurs, vos clients, votre assureur, l'administration...vous réclament un extrait KBIS. Comment obtenir son premier extrait KBIS ? Quelles données contient-il ? Comment obtenir un extrait KBIS à jour pour le GIE ?
Les groupements d'intérêt économique ont l'obligation de s'inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), au plus tôt 15 jours avant leur création et au plus tard 30 jours après. Cette inscription peut se faire directement auprès du greffe du tribunal de commerce en charge de la tenue du RCS ou en ligne sur le site Infogreffe. Il est également possible de trouver de l'aide auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie ou auprès d'un spécialiste de la création de société (avocat, expert-comptable...). L'inscription se fait à l'aide du formulaire M0. Ce formulaire doit être signé par le représentant légal du GIE ou par son mandataire disposant d'un pouvoir.
Le greffier du tribunal de commerce procède à des vérifications et enregistre l'immatriculation. L'INSEE attribue alors ses identifiants au GIE. Il s'agit des numéros SIRET et SIREN. Et, l'extrait KBIS du GIE est envoyé au siège social, tel qu'il est désigné dans les statuts, des statuts faisant office de charte fondatrice du groupement.
Astuce : en cas d'urgence, le GIE peut demander un KBIS provisoire lors de son immatriculation. Il a également la possibilité d'indiquer sur ses documents officiels "immatriculation en cours".
L'extrait KBIS d'un groupement d'intérêt économique est un document officiel, un acte authentique. Dans le monde des affaires et pour les pouvoirs publics, il est considéré comme la carte d'identité d'une entreprise. Et, en effet, ce document prouve que cette dernière a une existence légale. De plus, le KBIS apporte des renseignements permettant de sécuriser les relations avec le GIE et notamment :
- son numéro SIRET et son numéro SIREN,
- le greffe de rattachement du GIE,
- la raison sociale,
- la date d'émission du KBIS,
- la date de création du GIE,
- les nom, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse du ou des administrateur(s),
- si le GIE est sous le coup d’une procédure collective,
- l'activité détaillée,
- le code APE (Activité Principale Exercée) attribué par l'INSEE à des fins statistiques, ce code étant souvent 8299Z "autres activités de soutien aux entreprises" pour un GIE,
- la durée de vie du groupement, telle qu'elle a été définie dans les statuts.
A savoir, différence SIRET/SIREN : le numéro SIREN (Système d'Identification du Répertoire des Entreprises) composé de 9 chiffres identifie le GIE en tant qu'entité. Ce code unique est invariable, pendant toute la durée de vie de l'entreprise. Le numéro SIRET (Système d'Identification du Répertoire des Etablissements) composé de 14 chiffres identifie, quant à lui, identifie chaque établissement du groupement et voit ses 5 derniers chiffres être modifiés en cas de changement de domiciliation (les 9 premiers chiffres correspondent au SIREN).
Le groupement d'intérêt économique est amené à évoluer. Il peut s'agir, par exemple, d'un déménagement du siège social ou de l'arrivée ou du départ d'un membre, personne physique ou personne morale, sachant qu'un GIE doit être composé de deux membres minimum mais qu'aucun nombre maximum n'est prévu par la loi.
Les changements touchant un élément essentiel du groupement doivent faire l'objet d'un avis de modification du KBIS déposé au greffe du tribunal de commerce. Comme pour l'enregistrement au RCS, le greffier va procéder à des vérifications puis inscrire les nouvelles informations.
Dans la vie d'une société, les évolutions sont nombreuses. C'est pourquoi il est d'usage de fournir un extrait KBIS daté de moins de 3 mois, même si ce document ne mentionne aucune date de fin de validité.
Astuce : les KBIS de plus de 3 mois ne sont pas à jeter. En effet, ils permettent de suivre l'évolution du groupement.
La durée de validité du KBIS du groupement étant limitée, il est nécessaire de demander régulièrement des extraits à jour. Des sites en ligne offrent la possibilité d'obtenir un KBIS numérique ou au format papier :
- Monidenum, un site gratuit mais réservé à l'administrateur du GIE, qui va devoir créer son identité numérique,
- Infogreffe, un site permettant à tous de demander un KBIS ponctuellement ou de souscrire un abonnement pour un envoi automatique avec une périodicité choisie,
- Des sites servant d'intermédiaire.
Par ailleurs, la demande de KBIS GIE peut être adressée directement au greffe du tribunal de commerce ou à la chambre commerciale du tribunal judiciaire en Moselle et dans les départements alsaciens (Bas-Rhin et Haut-Rhin), des départements dépourvus de tribunaux de commerce pour des motifs historiques.
Conseil : la recherche du KBIS peut se faire par la raison sociale du GIE. Mais pour éviter tout risque de confusion entre des noms proches, l'idéal est d'utiliser l'identifiant INSEE (SIRET ou SIREN), un identifiant présent sur tous les documents officiels du groupement, telles les factures.
