Vous avez demandé à un partenaire commercial, à un fournisseur, à un client, ou à un futur locataire gérant d'une société commerciale, son extrait KBIS daté de moins de 3 mois. Vous constatez que ce document comporte un QR code. A quoi sert le QR code du KBIS ? Comment l'utiliser ?
Tous les extraits KBIS contiennent désormais un QR code. Ce QR télécharge la page de la société concernée sur Infogreffe, pour s'assurer que le KBIS n'a pas été falsifié.
Infogreffe est un site permettant aux entreprises d'effectuer certaines opérations en ligne : création d'entreprise, modification de gérant, changement de nom commercial, dépôt des comptes annuels etc. De plus, ce site regroupe les informations provenant des différents greffes des tribunaux de commerce, au nombre de 134 sur le territoire nationale. Ces informations ont été vérifiées par les greffiers, avant d'être publiées.
Qu'est-ce qu'un QR code ? QR est un acronyme anglais signifiant « Quick Response » (réponse rapide). Il s'agit d'un carré à scanner avec son smartphone ou avec une tablette, après avoir téléchargé une application de lecture des QR code. Ce carré contient un code renvoyant vers une url, c'est-à-dire vers l'adresse d'un site. Dans le cas du KBIS, cette url est celui du site officiel infogreffe.
A noter : l'extrait KBIS contient également un code de vérification pouvant être entré manuellement directement sur le site en ligne.
L'extrait KBIS est un acte authentique délivré par les greffes des tribunaux de commerce. Il comporte des informations essentielles et vérifiées sur l'entreprise et, notamment :
- la raison sociale, le sigle, l'enseigne commercial,
- le numéro d'identification, c'est-à-dire le numéro SIREN, qui reste identique, pendant toute la durée de vie de l'entreprise,
- la forme juridique, pour savoir si la responsabilité du chef d'entreprise est limitée ou non,
- l'adresse du siège social, qui détermine la nationalité de l'entreprise,
- l'activité détaillée,
- la devise et le montant du capital social, un montant servant de garantie pour les créanciers,
- l'identité complète du principal dirigeant, des administrateurs, du commissaire aux comptes,
- la présence d'une éventuelle procédure collective, redressement judiciaire ou procédure de sauvegarde ou encore liquidation judiciaire,
- l'éventuelle date de cessation d'activité,
- le numéro d'inscription à un ordre pour les professions réglementées,
- l'éventuel nom de domaine, pour s'assurer qu'il s'agit bien du site officiel de l'entreprise,
etc.
Le QR code permet de vérifier, que ces informations n'ont pas été falsifiées, afin de tromper les partenaires de la société.
Plusieurs façons de procéder permettent d'obtenir un extrait KBIS avec la mention du QR code.
Le chef d'entreprise peut demander sans frais l'extrait KBIS de sa propre société sur le site monidenum. La demande peut également se faire sur le site infogreffe, sur des sites privés ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce. La démarche est alors payante mais elle est ouverte à tous. En effet, le KBIS est un document public. Pour éviter toute erreur, l'idéal est de faire la recherche avec le numéro d'identification. Ce numéro doit être mentionné sur tous les documents émis par l'entreprise, dont les devis, les factures, son site internet.
Il faut, cependant, noter que dans les départements de Martinique, Guadeloupe, Guyane, Bas-Rhin, Haut-Rhin et Moselle, seul la chambre de commerce du tribunal judiciaire, un tribunal né de la fusion des TI (Tribunaux d'Instance) et des TGI (Tribunaux de Grand Instance) est à même de fournir un extrait KBIS.
A savoir : pour une société, le document porte le nom d'extrait KBIS. Pour une entreprise individuelle, comme un micro-entrepreneur (nouveau nom de l'auto-entrepreneur), le document porte le nom d'extrait K. Mais, il contient les mêmes informations, y compris le QR code, et se demande de la même façon que l'extrait KBIS.
L'extrait KBIS est le document le plus fiable d'information sur une société. Mais, seules les entreprises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ont un extrait KBIS. Or, cette inscription est réservée aux sociétés telles que les SARL, les sociétés anonymes, les EURL et aux personnes physiques réalisant des actes de commerce, à l'exception des agents commerciaux inscrits au RSAC (Registre Spécial des Agents Commerciaux). Ce registre est également tenu par les greffes des tribunaux de commerce, qui délivrent un extrait d'inscription au RCS.
Pour un artisan avec moins de 10 salariés, le document équivalent au KBIS est l'extrait D1. Par ailleurs, les artisans peuvent demander gratuitement une carte professionnelle avec QR code.
Enfin, pour les professions libérales, seul un avis de situation sirene est délivré. Il peut être consulté sur un site mis en ligne par l'INSEE. D'ailleurs, sur ce site sont répertoriées toutes les entreprises, y compris les micro-entrepreneurs, ayant un numéro de SIREN. La consultation de ce site est gratuite mais les informations sont moins détaillées que sur l'extrait KBIS. A ce sujet, il faut savoir que d'autres sites privés fournissent des renseignements sur les entreprises. Mais, il y a un décalage entre la mise à jour auprès du greffe du tribunal de commerce et la mise à jour sur ces sites.
Par ailleurs, il faut savoir que de nombreuses professions sont réglementées, comme les professions médicales ou les architectes. Ces professionnels doivent alors s'inscrire à un ordre, qui attribue un numéro d'inscription à mentionner sur tous les documents (factures, ordonnances...). Des vérifications peuvent alors être effectuées avec ce numéro d'ordre.
