L’exploitation d’un établissement d’hébergement touristique est considérée comme une activité commerciale. À ce titre, l’ouverture d’un hôtel nécessite la création d’une entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés. Pour prouver le caractère légal de votre activité d’hôtelier, vous devez donc pouvoir fournir l’extrait Kbis de votre établissement, le seul document officiel permettant d’attester de la valeur juridique des sociétés civiles et commerciales. Comment se présente le Kbis pour hotel ? Quel est son rôle et comment se le procurer ? Obtenez toutes les réponses à vos questions concernant la « carte d’identité » de votre établissement hôtelier.
Avant d’aborder les questions relatives à l’extrait Kbis d’un hôtel, il convient d’abord d’évoquer les démarches nécessaires lors de la création d’un établissement hôtelier. Les établissements d’hébergement touristique étant considérés comme des entreprises à but commercial, l’ouverture d’un hôtel implique la création d’une société immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). L’immatriculation au RCS s’effectue une fois toutes les autorisations obtenues et les déclarations effectuées auprès de la préfecture.
Pour immatriculer un établissement hôtelier au RCS, le chef d’entreprise peut se rendre directement au tribunal de commerce territorialement compétent, c’est-à-dire celui du lieu du siège social de l’établissement. Mais cette démarche peut également être réalisée par courrier ou en ligne. Dans ce cas, il est nécessaire de se rendre sur le site internet Infogreffe et d’accéder au formulaire d’immatriculation correspondant au statut juridique de l’entreprise. Si vous souhaitez effectuer les démarches par courrier, vous devez remplir le formulaire en ligne avant de l’imprimer et d’envoyer l’ensemble des pièces justificatives par voie postale. En revanche, pour immatriculer votre établissement hôtelier au RCS en ligne, il est nécessaire de dématérialiser l’ensemble des pièces justificatives à l’aide d’un scanner afin de pouvoir les transmettre par voie numérique.
Une fois votre dossier complet et les frais d’immatriculation réglés, le greffe du tribunal de commerce vous délivre l’extrait Kbis de votre hôtel dans les 24 heures. Ce document est à conserver soigneusement puisqu’il sert à prouver votre immatriculation au RCS.
Le Kbis d’un hôtel est un extrait du registre du commerce et des sociétés qui reprend l’ensemble des informations servant à identifier l’établissement. Il comporte notamment :
- La dénomination sociale de l’hôtel et son numéro d’identification ;
- La date d’immatriculation au RCS ;
- Des renseignements concernant la personne morale : sa forme juridique, son capital social ou encore l’adresse de son siège ;
- Les coordonnées complètes des dirigeants et autres administrateurs de l’établissement hôtelier.
Le cas échéant, ce document mentionne également l’ouverture, la fermeture ou le renouvellement d’une procédure collective visant l’établissement. C’est pourquoi il peut donner une indication sur la santé financière de votre hôtel à l’ensemble de vos partenaires commerciaux.
L’extrait Kbis est indispensable au bon fonctionnement de votre hôtel. En premier lieu, il vous sera demandé pour l’ensemble de vos démarches administratives puisqu’il sert à attester du caractère légal de votre activité. Mais il est également nécessaire lors de vos échanges professionnels avec certains partenaires financiers. À titre d’exemple, le Kbis de votre hôtel peut être requis pour :
- Acheter du matériel ou des fournitures à usage professionnel ;
- Ouvrir un compte bancaire au nom de votre établissement hôtelier ;
- Répondre à des appels d’offre relatifs à des prestations hôtelières.
Même s’il ne dispose pas de date limite de validité, l’extrait Kbis de votre hôtel doit être mis à jour en cas de modification statutaire de votre société. Les mises à jour ont pour effet de rendre obsolètes les anciennes versions du document. C’est pourquoi, pour la majorité des démarches, l’extrait Kbis qui vous est demandé doit dater de moins de 3 mois. Par conséquent, vous êtes amené à devoir vous procurer régulièrement l’extrait Kbis de votre hôtel.
a) Sur le portail internet MonIdenum
Pour vous procurer l’extrait Kbis de votre propre établissement hôtelier, vous pouvez désormais en faire la demande gratuitement auprès du greffe du tribunal de commerce compétant. Pour cela, il convient de vous rendre sur le téléservice gratuit et sécurisé MonIdenum qui vous mettra en relation avec le registre du commerce et des sociétés une fois votre identité numérique activée. Le greffier vous délivrera alors un extrait Kbis au format numérique ayant la même valeur légale que sa version papier.
b) Sur place au tribunal de commerce
En revanche, la demande d’extrait Kbis est payante si vous désirez vous procurer le document en version papier ou que vous n’êtes pas le dirigent de l’établissement hôtelier. En effet, toute personne intéressée peut se procurer l’extrait Kbis d’un hôtel moyennant une contribution financière. Il est alors nécessaire de se rendre au tribunal de commerce territorialement compétant. Le greffier vous délivrera le document au format papier en contrepartie d’une participation financière de 2€82.
c) Sur le site internet Infogreffe
Vous avez la possibilité de commander l’extrait Kbis de votre établissement hôtelier ou de celui de l’un de vos partenaires commerciaux sur le site Infogreffe.fr. Vous pourrez alors choisir de recevoir le document par voie postale au tarif de 4€08, ou par voie électronique au prix de 3€53. Le site Infogreffe vous offre également la possibilité de mettre en place un envoi périodique afin de recevoir automatiquement votre extrait Kbis par courrier à la fréquence de votre choix.
