Lors de leur création, toutes les entreprises commerciales et les sociétés civiles ont l’obligation de s’inscrire au registre du commerce et des sociétés. En cas de non-immatriculation au RCS, le gérant de l’entreprise ou de la société se rend coupable du délit de travail dissimulé. Pour attester de son enregistrement au RCS, chaque entreprise et société doit pouvoir produire ce que l’on appelle un extrait K ou Kbis, un document officiel qui prouve sa légalité et son existence juridique.
1- Extrait K ou Kbis : définition
L’extrait K ou Kbis peut être défini comme étant la carte d’identité d’une entreprise ou d’une société. Il témoigne de son immatriculation au registre du commerce et des sociétés, attestant ainsi de l’identité juridique d’une personne morale ou physique. Rédigé et délivré par le greffe du tribunal de commerce, l’extrait K ou Kbis compile les informations portées au RCS telles que :
- la dénomination sociale de l’entreprise
- le numéro d’identification
- le capital social
- l’adresse du siège social
- l’identité des dirigeants, des associés ou des actionnaires
- la définition de l’activité
- l’ordonnance éventuelle d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire
2- Quelles sont les entreprises concernées par le Kbis ?
Le rôle du Kbis consiste à matérialiser l’immatriculation des entreprises au registre du commerce et des sociétés. Par conséquent, seules les sociétés et les entreprises immatriculées au RCS sont concernées par ce document officiel. Il s’agit principalement des entreprises commerciales et des sociétés civiles telles que notamment :
- les entreprises individuelles (les personnes physiques ayant le statut de commerçant)
- les SARL, les EURL, les SCI et les GIE
- les sociétés anonymes et les sociétés européennes
- les succursales de sociétés étrangères
Il convient également de noter que, lorsqu’une société ou une entreprise commerciale individuelle ouvre plusieurs établissements, elle est tenue d’inscrire chacun d’entre eux au RCS. On parle alors d’établissement principal et d’établissement(s) secondaire(s).
3- Quelle est la différence entre l’extrait K et l’extrait Kbis ?
L’extrait K et Kbis sont tous deux des extraits du registre du commerce et des sociétés. On parle d’extrait K lorsqu’il concerne l’établissement principal d’une personne physique telle qu’un auto-entrepreneur ou un micro-entrepreneur qui exerce une activité commerciale. En revanche, l’extrait Kbis porte sur l’établissement principal d’une personne morale, à l’image d’une société civile ou commerciale. En ce qui concerne les établissements secondaires, il est question d’extrait L pour les personnes physiques, et d’extrait L bis pour les personnes morales.
Les extraits K, Kbis, L et L bis ne concernant que les commerçants, les sociétés commerciales et les sociétés civiles, il ne peut être délivré aux entrepreneurs qui ne sont pas inscrits au registre du commerce et des sociétés. C’est le cas notamment des artisans qui doivent se procurer un extrait D1, preuve de leur immatriculation au répertoire des métiers. Pour les professions libérales, c’est le numéro SIREN qui fait foi du caractère légal de leur activité professionnelle. À noter que depuis le 19 décembre 2015, l’ensemble des micro-entrepreneurs exerçant une activité commerciale ont l’obligation d’être inscrit au RCS, et à ce titre, de présenter un extrait Kbis afin de prouver leur existence légale.
4- Quel est le rôle du Kbis ?
Outre sa valeur légale, l’extrait K ou Kbis est destiné à rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés. Par conséquent, il peut être demandé par n’importe qui, que ce soit une personne interne ou externe à l’entreprise. Il existe plusieurs cas de figure où le Kbis de votre société peut être nécessaire. Il peut notamment vous être demandé pour pouvoir répondre à un appel d’offre et vous permettre ainsi de remporter un marché public ou privé. Il constitue également un document essentiel dans vos relations business to business puisque vos fournisseurs peuvent vous le demander lors de l’achat de matériel professionnel. Enfin, le Kbis fait partie des pièces à fournir lors de l’ouverture d’un compte en banque professionnel.
5- Quelle est la durée de validité d’un extrait Kbis ?
Officiellement, l’extrait Kbis a une durée de validité illimitée. Mais en réalité, pour la plupart des démarches, l’extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois. En effet, ce document constitue une sorte de photographie à un instant T du registre du commerce et des sociétés. Les sociétés et les entreprises étant emmenées à évoluer, l’extrait Kbis doit être régulièrement mis à jour pour ne comporter que des informations conformes à la réalité. C’est pourquoi vous pouvez être conduit à devoir vous procurer régulièrement l’extrait Kbis de votre société ou de votre entreprise.
6- Comment se procurer le Kbis d’une entreprise ou d’une société ?
Pour obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise ou d’une société, plusieurs choix s’offrent à vous.
a) Auprès du greffe du tribunal de commerce
Toute personne souhaitant obtenir des informations sur une entreprise ou une société peut se rendre au tribunal de commerce dont dépend cette dernière afin d’obtenir son extrait Kbis. Le retrait sur place d’un extrait Kbis implique des frais de dossier qui s’élèvent à 2€82 depuis le 1er janvier 2020.
b) Sur le site Infogreffe
Il est également possible de se procurer l’extrait Kbis d’une entreprise ou d’une société directement en ligne sur le site Infogreffe. Cette démarche est accessible à toute personne extérieure ou non à l’entreprise. Il est possible de demander l’envoi du Kbis par courrier postal moyennant une participation financière de 4€08, ou d’obtenir le document par courrier électronique ou par téléchargement au tarif de 3€53.
c) Par le biais du service d’authentification en ligne MonIdenum
Depuis 2019, l’extrait Kbis des entreprises et des sociétés est mis à disposition gratuitement pour les chefs d’entreprise. En tant que gérant ou autoentrepreneur, vous pouvez donc obtenir votre extrait Kbis de manière gratuite et illimité en vous rendant sur le site monidenum.fr. Après authentification et activation de votre compte personnel, le document vous sera remis au format numérique, sans frais de dossier ni frais d’envoi.
