L’extrait K ou Kbis est un document officiel délivré aux entreprises inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il s’agit en quelque sorte d’une carte d’identité à jour permettant de prouver l’existence légale d’une entreprise à but commercial. En tant qu’entrepreneur, vous pouvez être amené à vous procurer ce document afin de le remettre à l’un de vos clients, de vos fournisseurs ou de vos partenaires financiers. Dans le cadre de la dématérialisation des procédures au RCS, l’obtention d’un extrait Kbis peut désormais se faire directement par voie numérique.
Qui peut obtenir un Kbis en ligne ? Où et comment se procurer ce document ? Découvrez quelles sont les démarches pour bénéficier d’un extrait Kbis dématérialisé.
L’extrait KBIS constitue l’un des documents officiels les plus sollicités d’une entreprise dans ses relations avec ses collaborateurs et ses clients.
Cependant, tous les entrepreneurs ne savent pas forcément ce que cet extrait implique ou encore dans quelles circonstances leur société pourrait être concernée par un tel document. On vous donne ici la réponse à la question de savoir à qui est attribué un KBIS.
Le principal objectif de l’extrait Kbis consiste à rendre publique les mentions portées au registre du commerce et des sociétés. En effet, ce document délivré et certifié par le Greffier du Tribunal de commerce compile les informations contenues dans le RCS. Il comporte notamment l’identité et l’adresse de l’entreprise ainsi que les coordonnées complètes de son ou de ses dirigeants. Ce document fournit également des précisions sur l’activité de l’entreprise et intègre, le cas échéant, les décisions du Tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives.
Le KBIS est un document officiel délivré en principe par le greffe du tribunal du commerce du lieu où se situe le siège social de l’entreprise. Il n’est disponible qu’à l’issue de son immatriculation obligatoire auprès du registre du commerce et des sociétés.
Pour l’entreprise, l’extrait KBIS atteste donc de l’accomplissement d’une formalité essentielle, l’immatriculation et prouve son existence légale à l’égard de tous.
L’extrait KBIS peut d’ailleurs être requis par toute personne physique ou morale afin d’obtenir les renseignements utiles sur une entreprise donnée. En plus de prouver son existence légale, l’extrait KBIS constitue alors une source d’informations précieuse sur l’entreprise concernée.
En partant du principe que l’extrait KBIS est délivré par le greffe du tribunal de commerce, on comprend qu’il concerne exclusivement les sociétés qui s’investissent dans une activité commerciale.
Cette réponse peut également se justifier par le fait que l’extrait KBIS ne se délivre qu’à l’issue de l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, un registre réservé aux commerçants.
Il faut aussi mentionner que l’extrait KBIS concerne uniquement les personnes morales, car pour les commerçants personnes physiques, on parlera plutôt d’extrait K.
Nommé extrait Kbis lorsqu’il porte sur une personne morale et extrait K quand il concerne une personne physique, ce document légal est mis à disposition de toute personne souhaitant obtenir des informations sur l’entreprise. Il peut notamment être demandé :
- Par un établissement bancaire lors de l’ouverture d’un compte professionnel
- Par un distributeur pour l’achat de fournitures professionnelles
- Par un organisme public ou privé lors d’une candidature à un appel d’offre
Même s’il ne contient pas les mêmes informations que l’état d’endettement, l’extrait Kbis peut donner des informations sur la santé financière d’une entreprise. Il doit être régulièrement mis à jour auprès du Greffe du Tribunal de commerce afin de fournir des renseignements exacts sur la situation administrative, juridique et économique de la société. C’est pourquoi dans la majorité des cas, l’extrait Kbis doit être daté de moins de 3 mois pour être valable.
Vous avez la possibilité d’effectuer une demande d’extrait K ou Kbis en ligne sur le site Infogreffe. Cette démarche est payante et peut être réalisée par n’importe qui souhaitant obtenir des informations sur l’entreprise. Lors d’une demande d’extrait Kbis en ligne, vous avez le choix entre différents modes de transmission. Vous pouvez ainsi obtenir l’extrait Kbis par courrier à l’adresse postale de votre choix, ou par voie dématérialisée. La réception de l’extrait Kbis par voie dématérialisée s’effectue par courrier électronique sur votre adresse mail, mais vous avez également la possibilité de télécharger le document au format PDF directement sur l’interface d’Infogreffe.
Pour simplifier vos démarches, vous pouvez obtenir un extrait Kbis régulièrement sans avoir à en renouveler la demande. Pour cela, il vous suffit d’effectuer une demande d’envoi périodique sur le site internet Infogreffe. Cette option n’est disponible que pour les envois par courrier postal. Vous recevrez alors un extrait Kbis sous pli à l’adresse et à la périodicité de votre choix durant une période de 24 mois maximum. L’envoi périodique de l’extrait Kbis n’est possible que pour les sociétés, les commerçants, les groupements d’intérêt économique et les sociétés civiles enregistrés au registre du commerce et des sociétés. Ce service est automatiquement interrompu en cas de radiation de l’entreprise concernée ou lors de l’ouverture d’une procédure de liquidation judiciaire.
Depuis 2019, les dirigeants d’entreprise peuvent obtenir un extrait Kbis au format numérique de manière gratuite et illimitée. Ce service n’est accessible que pour les entrepreneurs souhaitant obtenir l’extrait Kbis de leur propre entreprise. Pour en bénéficier, vous devez vous rendre sur le site internet MonIdenum.fr, un espace en ligne sécurisé qui rapproche les chefs d’entreprises et les services digitaux partenaires. Après avoir transmis la copie de votre pièce d’identité et avoir activé votre identité numérique, il vous sera demandé de vous authentifier grâce à vos identifiants et votre mot de passe afin d’être mis en relation avec le Tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Il vous suffira ensuite d’effectuer une demande de Kbis numérique afin de recevoir votre document par voie dématérialisée.
Comme la version papier, l’extrait Kbis numérique est délivré par le Greffe du Tribunal de commerce compétent. Il comporte également les mêmes informations et est soumis aux mêmes règles en matière de mise à jour. À ce titre, l’extrait Kbis numérique bénéficie d’une valeur légale équivalente à celle d’un document papier et peut être utilisé pour chacune de vos démarches professionnelles. Il s’inscrit dans le projet de digitalisation du registre du commerce et des sociétés qui vise à simplifier les démarches de création et de gestion des entreprises. Ce service numérique vous permet ainsi d’obtenir l’extrait Kbis de votre entreprise de manière plus simple et plus rapide, sans avoir à payer de frais de dossier ni de frais d’envoi.
Si auparavant il était nécessaire de se rendre au Tribunal de commerce pour obtenir un extrait Kbis, il est désormais possible de se procurer ce document directement en ligne. Pour les chefs d’entreprise qui en font la demande en leur nom propre, l’extrait Kbis est délivré gratuitement et autant de fois que nécessaire sous format numérique.
Etant donné que la délivrance d’extrait KBIS ne se fait que pour les commerçants personnes morales, elle exclue les artisans, les personnes exerçant une profession libérale et enfin, les micro-entrepreneurs.
L’exercice d’une activité commerciale se veut en effet être la condition sine qua non de toute inscription au registre du commerce et des sociétés, cette immatriculation étant de nature à entrainer la délivrance d’extrait KBIS à la société nouvellement enregistrée.
Pour les tiers, la délivrance se fera par contre sur demande. Cette dernière n’aura pas besoin de motivation particulière puisque toute personne intéressée peut le faire au nom du devoir d’information imposé aux tribunaux de commerce sur les sociétés qui se créent à leur niveau.
En définitive, si l’extrait KBIS peut être demandé par tout intéressé, il ne se délivre que s’il s’agit d’une personne morale exerçant une activité commerciale.
