Vous êtes le dirigeant d'une entreprise. Vous êtes micro-entrepreneur, anciennement nommé auto-entrepreneur. Vous êtes sollicité pour fournir l'extrait KBIS de votre société. Ce document est-il payant ? Pour tout savoir, découvrez dans ce guide les cas où le KBIS est payant ou gratuit.
L'extrait KBIS est délivré pour les entreprises, y compris les entreprises individuelles (EURL, EIRL, micro-entrepreneur...), inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ce registre est tenu par le greffe du tribunal de commerce. Seules les sociétés exerçant une activité commerciale sont donc inscrites à celui-ci.
L'extrait KBIS atteste de l'existence légale de ces entreprises et mentionne un certain nombre d'informations fournies par l'entreprise ou renseignées par le greffier :
- Sa raison sociale.
- Son numéro d'immatriculation fourni par l'INSEE, qui va rester inchangé, pendant toute la durée de vie de l'entreprise.
- Sa forme juridique.
- Son capital social.
- Son activité détaillée.
- Son code NAF. Ce code est attribué par l'INSEE, en fonction de l'activité principale exercée et sert exclusivement à des fins statistiques.
- Son adresse.
- L'identité de son dirigeant principal.
- Ses administrateurs et ses commissaires aux comptes.
- Son greffe de rattachement.
- L'éventuel nom de domaine de son site informatique.
- L'éventuelle présence d'une procédure en cours, comme une procédure de sauvegarde.
A noter : certaines des informations mentionnées sur le KBIS sont susceptibles d'être modifiées, en cours de vie de l'entreprise. C'est pourquoi l'usage veut, que la date de validité d'un tel document soit limitée à 3 mois.
Seul le dirigeant de l'entreprise peut demander son extrait KBIS gratuitement, en activant son identité numérique sur le site Monidenum. Cette activation se fait en téléchargeant une pièce d'identité en cours de validité. Le site fait alors le lien avec le nom du dirigeant mentionné sur l'extrait KBIS. Si les identités concordent, le KBIS au format numérique est délivré gratuitement. L'activation de l'identité numérique est obligatoire uniquement, lors de la première utilisation du site.
Monidenum est un site officiel placé sous la responsabilité du Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce (arrêté du 9 février 2016). D'autres sites internet privés proposent d'avoir accès à des informations équivalentes à celles mentionnées sur l'extrait KBIS. Mais, il y a un décalage de plusieurs jours avant que les modifications apportées à ce document soient mises à jour sur ces sites. De plus, les informations ainsi obtenues n'ont aucune valeur légale.
A savoir : le site Monidenum ne permet pas d'obtenir son extrait KBIS, si la société est enregistrée dans les départements de Guyane, Guadeloupe, Martinique, Bas-Rhin, Haut-Rhin et Moselle. En effet, dans ces départements, seul le greffe du tribunal judiciaire est à même de délivrer un extrait KBIS.
Le KBIS est un document public. Toute personne physique ou morale, toute administration, tout organisme, toute association peut donc en faire la demande. Deux possibilités sont alors offertes, toutes les deux payantes mais très abordables (moins de 4 €).
La première solution consiste à s'adresser directement au greffe du tribunal de commerce, pour se faire envoyer le document ou pour un retrait sur place.
La seconde solution consiste à faire sa demande sur le site Infogreffe.fr. La recherche se fait par le nom de l'entreprise ou par le numéro SIRET/SIREN. Il faut ensuite aller dans la partie « Documents officiels », et cliquer sur l'onglet « Extrait Kbis ». La demande peut être ponctuelle et dans ce cas le KBIS est soit disponible électroniquement, soit envoyé par la poste. Mais, il est également possible de recevoir par courrier, l'extrait KBIS d'une société de manière périodique. La périodicité est alors choisie par le demandeur. Dans ce cas, chaque envoi est facturé (2,82 euros + 1,26 euro de frais d'envoi).
Pour éviter de payer un KBIS, les assureurs, les banques, les fournisseurs...demandent le plus souvent à l'entreprise commerciale de fournir son extrait daté de moins de 3 mois.
L'extrait KBIS est réservé aux entreprises inscrites au RCS. Pour les micro-entrepreneurs, le document est nommé extrait K. Mais, il contient les mêmes informations que le KBIS et se demande selon les mêmes procédures.
Une entreprise artisanale ou une personne physique installée en tant qu'artisan est, en revanche, inscrite au Répertoire des Métiers (RM) géré par la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA). Le chef d'entreprise ou un tiers peut demander à la CMA , un extrait D1. Celui-ci est gratuit. Et, pour prouver la radiation de l'entreprise artisanale, l'extrait D2 fait foi.
Les professions libérales, quant à elles, ne s'enregistrent auprès d'aucun répertoire ou registre. Cependant, certaines professions réglementées, comme les médecins ou les architectes s'inscrivent à un ordre. D'une manière générale et pour prouver leur existence légale, ces indépendants fournissent un avis de situation sirene disponible gratuitement sur le site de l'INSEE.
Enfin, concernant les associations, certaines peuvent avoir une activité artisanale et ont donc la possibilité d'obtenir sans frais un extrait D1. D'autres ont une activité commerciale et sont titulaires d'un KBIS. Il s'agit des associations :
- Gérantes-mandataires d'un fonds de commerce.
- Effectuant habituellement des opérations de change manuel.
- Émettant des obligations ou des titres de créance négociables.
A défaut de KBIS ou d'extrait D1, les associations peuvent obtenir un extrait de parution au journal officiel. Un témoin de parution est téléchargeable gratuitement sur le site du JOAFE (Journal Officiel des Associations et Fondations d'Entreprise). De plus, les associations, souhaitant demander une subvention ou recruter un salarié ou exercer une activité commerciale, sont inscrites au répertoire sirène.
