Vous avez ouvert une EURL, une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée, afin de sécuriser votre patrimoine personnel. Très vite, vous allez recevoir des demandes d'extrait KBIS de la part de votre banque pour l'ouverture d'un compte professionnel, de l'assureur multirisques de l'entreprise, de vos fournisseurs, de l'administration notamment pour recevoir des aides à la création d'entreprise etc. Pourquoi un KBIS est-il demandé pour une EURL ? Comment demander le KBIS d'une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée ?
L'extrait KBIS est un acte authentique émis par le greffe du tribunal de commerce. Il est considéré comme la carte d'identité de l'EURL et en effet, il synthétise les informations essentielles sur cette entreprise :
- Les identifiants, le numéro unique à 9 chiffres appelé SIREN et le SIRET à 14 chiffres sachant qu'une EURL ayant plusieurs établissements va avoir plusieurs numéros de SIRET. Par ailleurs, le numéro SIREN est attribué à vie alors que le SIRET est susceptible de voir ses 5 derniers chiffres être modifiés en cas de déménagement de l'entreprise.
- Les caractéristiques de l'EURL, comme la dénomination sociale pouvant être différente du nom commercial, le siège social (l'adresse d'envoi des courriers officiels), la durée de l'entreprise fixée par les statuts (99 ans au maximum), le capital social (servant notamment de garantie pour les débiteurs), la date de clôture de l'exercice comptable.
- Les informations concernant le gérant, son identité complète et son adresse. Il peut s'agir de l'associé unique (associé gérant) ou d'un tiers (gérant non associé). Dans tous les cas, le gérant représente et engage l'EURL dans la gestion quotidienne.
- Les informations sur l'entreprise, comme l'origine du fonds de commerce (création ou reprise d'un fonds existant) et la nature de l'activité exercée, ainsi que le numéro éventuel d'agrément s'il s'agit d'une profession réglementée.
Le KBIS de l'EURL sert, tout d'abord, de justificatif. Il prouve, en effet, l'existence légale de l'entreprise, c'est-à-dire qu'elle est régulièrement inscrite au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) et qu'elle peut donc disposer de son propre patrimoine. Le premier extrait KBIS va ainsi permettre de débloquer l'apport en numéraire placé sur un compte bancaire provisoire ouvert au nom de l'EURL en formation. A ce sujet, il faut savoir que le minimum du capital social d'une EURL est fixé à 1 €.
De plus, les informations mentionnées sur l'EURL sécurisent les relations entre les parties, car ces informations ont été vérifiées par un greffier du tribunal de commerce avant inscription. Attention, cependant, certains renseignements sont certes intangibles comme le numéro SIREN mais d'autres sont susceptibles de modification au gré de l'évolution de l'entreprise : déménagement impactant l'adresse du siège social, difficultés économiques entrainant le prononcé d'une procédure collective par les tribunaux de commerce, évolution des activités déclarées, changement du nom de gérant apte à engager l'EURL vis-à-vis des tiers etc. C'est pourquoi la validité de l'extrait KBIS de l'EURL est limitée à 3 mois.
A savoir : en cas de changement d'un élément constitutif de l'entreprise unipersonnelle, un avis modificatif est à déposer au greffe, sous 1 mois.
Le premier extrait KBIS de l'entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée est envoyé par courrier, en général dans les 10 jours suivants l'immatriculation.
Avant de procéder à l'immatriculation, l'associé unique doit rédiger les statuts de son entreprise. Puis, il va publier un avis de création dans un JAL (Journal d'Annonces Légales). Le gérant doit également remplir et signer le formulaire M0 et remplir une déclaration de filiation et de non-condamnation. L'ensemble est envoyé au greffe du tribunal de commerce avec des justificatifs concernant l'EURL, notamment la preuve de domiciliation du siège social (copie du bail commercial, par exemple). Le gérant peut également mandater un tiers, comme un expert-comptable, pour réaliser les formalités d'immatriculation à sa place. Mais s'il effectue lui-même les démarches, il peut trouver de l'aide auprès du CFE (Centre de Formalité des Entreprises) de la chambre de commerce et de l'industrie) et éviter ainsi un rejet de son dossier.
Pour obtenir un extrait KBIS de l'entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée déjà créée, plusieurs procédures sont prévues :
- la demande directe auprès du greffe du tribunal de commerce ou auprès de la chambre commerciale du tribunal judiciaire, pour les EURL domiciliées en Moselle, dans le Bas-Rhin, dans le Haut-Rhin, en Guadeloupe, en Martinique et en Guyane,
- la demande en ligne sur le site Infogreffe, pour obtenir un KBIS au format numérique ou au format papier, avec possibilité de souscrire un abonnement afin de recevoir régulièrement un KBIS à jour.
- la demande auprès d'un intermédiaire pour une réception par mail et/ou par courrier du KBIS.
Par ailleurs, le gérant de l'EURL peut obtenir gratuitement le KBIS de sa société sur le site Monidenum, après avoir créé son identité juridique.
Pour effectuer une demande d'extrait KBIS, connaitre la raison sociale de l'entreprise est suffisant. Mais, pour éviter toute confusion entre deux sociétés ayant des noms proches, il est préférable d'effectuer une recherche par SIREN. Ce numéro est présent sur toutes les correspondances de l'EURL, ainsi que sur son site internet.
Astuces : un tiers peut vérifier la validité de l'extrait KBIS remis par le gérant de l'EURL en scannant le QR code de ce document ou en saisissant son code sur la page de contrôle des KBIS d'Infogreffe.
