Vous êtes micro-entrepreneur, dirigeant d'une entreprise, président d'une association, collaborateur dans un cabinet regroupant plusieurs associés etc. Des partenaires commerciaux, des administrations, des organismes financiers...vous réclament régulièrement un kbis ou un sirene. Mais, quelles sont les différences entre ces deux documents ? Ce guide du kbis et du sirene répond à votre interrogation.
Le numéro siren est un code à 9 chiffres délivré par l'INSEE de manière aléatoire, lors de la création de l'entreprise ou de l'association, lorsqu'elle réalise ses formalités d'enregistrement. Ce numéro va servir de numéro d'immatriculation à la société, pendant toute sa durée de vie. Ce numéro ne sera modifié ni en cas de déménagement du siège social, ni en cas de changement d'enseigne (nom commercial), ni en cas de modification des activités de la société. Ce numéro ne doit pas être confondu avec le numéro siret comprenant les 9 chiffres du siren plus 5 chiffres appelés le NIC (Numéro Interne de Classement). Ces 5 chiffres changent en cas de nouvelle domiciliation. De plus, une entreprise ayant plusieurs établissements va avoir plusieurs numéros siret (avec les 9 premiers chiffres identiques) mais elle n'aura qu'un numéro siren.
Le relevé sirène de chaque entreprise est disponible gratuitement sur le site de l'INSEE. Ce site est accessible à tous et permet donc de récupérer un relevé sirène d'un partenaire commercial, sans avoir à l'en informer. De plus, ce registre tenu par l'INSEE répertorie tous les organismes français, entreprises et associations quel que soit leur statut juridique et quelle que soit leur activité, y compris les micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneurs). Les entreprises étrangères ayant une activité ou une représentation en France y sont également répertoriées.
La recherche ne peut se faire qu'avec le numéro siren de l'entreprise. Ce numéro est mentionné sur de nombreux documents, comme les devis, les factures, les flyers... De plus, des sites internet accessibles gratuitement permettent de trouver ce numéro d'identification à partir de la raison sociale de l'entreprise ou de son nom commerciale ou encore du nom de son représentant légal.
'extrait KBIS est réservé aux entreprises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) tenu par le greffe du tribunal de commerce ou par le greffe du tribunal judiciaire en Moselle, dans le Bas-Rhin, dans le Haut-Rhin, en Guyane, en Guadeloupe et en Martinique. Pour les micro-entreprises anciennement nommées auto-entrepreneurs, le document se nomme extrait K.
L'inscription au RCS est obligatoire, pour les personnes physiques ou morales exerçant une activité commerciale, c'est-à-dire achetant des biens pour les revendre en l'état ou vendant des prestations de nature commerciale (entreprise de location de matériel, entreprise de sécurité, agence immobilière, hôtellerie-restauration...).
Une exception concerne les agents commerciaux n'ayant pas constitué de société. En effet, ils sont alors inscrits uniquement au registre spécial des agents commerciaux. Un extrait de ce registre peut leur être délivré.
L'extrait KBIS est un document public accessible à tous. En revanche, seul le représentant légal de l'entreprise peut obtenir gratuitement son extrait KBIS, en créant son identité numérique sur le site Monidenum.
Deux autres procédures ouvertes à tous permettent de demander un extrait KBIS, la demande directe au greffe du tribunal de commerce ou la demande en ligne sur le site Infogreffe. Ces deux procédures sont payantes et le tarif dépend du mode de transmission de l'extrait KBIS. Le moins cher est le retrait sur place, 2,82 €. Le plus onéreux est l'envoi par la poste, 3,91 €. Et, pour une version téléchargeable ou envoyée par voie électronique, il faut débourser 3,53 €.
Mais, pour une société immatriculée dans les 5 départements où le RCS est géré par le greffe du tribunal judiciaire, un tribunal de création récente venu remplacer les tribunaux de grande instance et les tribunaux d'instance, le retrait auprès du greffe de ce tribunal est le seul moyen d'obtenir l'extrait KBIS.
L'extrait KBIS signé par le greffier du tribunal de commerce et daté de moins de 3 mois a une valeur légale. En revanche, le site de l'INSEE précise que l'avis de situation sirène n'a pas une telle valeur. De plus, les informations mentionnées sur cet avis sont moins précises que celles présentes sur l'extrait KBIS. C'est pourquoi les partenaires commerciaux et administrations réclament un extrait KBIS plutôt qu'un avis de situation sirène aux entreprises commerciales.
L'avis de situation sirène mentionne les informations suivantes :
- Le numéro d'immatriculation.
- La date de début d'activité.
- Le numéro d'identification SIRET de l'établissement, ainsi que celui du siège social.
- L'adresse du siège social.
- L'identité du chef d'entreprise.
- Le code NAF, un code attribué par l'INSEE, en fonction de l'activité principale exercée.
L'extrait KBIS mentionne ces mêmes informations, mais également :
- Le greffe où l'entreprise est immatriculée.
- En cas de changement de greffe, le précédent greffe et la date de transfert.
- La forme juridique de l'entreprise.
- Le montant du capital social, pour les personnes morales.
- La précision de l'activité.
- Les noms et prénoms des mandataires sociaux avec leurs dates et lieux de naissance, leurs adresses, leurs fonctions et leurs nationalités.
- La présence d'un redressement, d'une liquidation ou d'une procédure de sauvegarde.
A défaut d'extrait KBIS, les artisans inscrits au Répertoire des Métiers dispose d'un avis D1. En revanche, les professions libérales ne sont inscrites qu'au répertoire sirene et éventuellement à l'ordre (ordre des médecins, ordre des architectes...), pour certaines professions réglementées.
