La mise en place d'une holding permet de gérer et d'organiser un groupe de sociétés. En effet, la holding détient des parts ou des actions dans une ou plusieurs autres entreprises, dans l'objectif d'y jouer un rôle déterminant. La holding est ainsi considérée comme la société mère et les autres sociétés sont ses filiales. Pour avoir une vue d'ensemble d'un groupe, il est donc important de demander le KBIS de sa holding.
La holding peut prendre plusieurs formes juridiques, sociétés commerciales telles la SASU (Société par Actions Simplifiées Unipersonnelles) et la SAS (Société par Action Simplifiée) ou sociétés civiles pour les holdings n'ayant pas une activité commerciale.
Mais quelle que soit sa forme juridique, la holding va devoir être immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), après rédaction de ses statuts et publication d'un avis de constitution dans un Journal d'Annonces Légales (JAL). Cet enregistrement se fait en envoyant un dossier de constitution de société au greffe du tribunal de commerce, en utilisant la procédure Infogreffe ou en passant par le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) ou encore en mandatant un professionnel spécialisé dans les démarches liées à la création d'entreprise.
Une fois le dossier validé, un numéro d'identifiant INSEE (SIRET) de la holding est communiqué et un premier extrait KBIS est envoyé dans les jours suivants.
Attention : l'envoi du KBIS se fait obligatoirement à l'adresse indiquée comme étant le siège social de la holding.
En cours de la vie de la holding, un nouvel extrait KBIS doit souvent être demandé. La demande peut émaner d'un tiers ou d'un chef d'entreprise. Ce dernier a accès au Kbis numérique de la holding sur le site Monidenum.
Les tiers ont également la possibilité d'effectuer des démarches, pour obtenir un extrait KBIS société mère, sans avoir à justifier le demande. En effet, le KBIS est un document public consultable par tous. Ces tiers doivent alors s'adresser au greffe du tribunal de commerce ou faire une demande en ligne sur le site Infogreffe. Ils peuvent également faire appel à un intermédiaire spécialiste des demandes KBIS.
Dans tous les cas, l'idéal est de faire la recherche par le numéro siret. Ce numéro est présent sur tous les documents officiels de la holding, ses factures, ses publicités, son site internet, ainsi que sur les annonces légales. Cependant, dans la majorité des cas, ils effectuent leur demande directement auprès de la holding. Dans ce cas, pour être certains que le document transmis est bien un acte authentique, ils ont la possibilité d'effectuer une vérification à l'aide du QR code du KBIS.
A noter : dans les départements de la Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin, la demande est à faire auprès de la chambre commerciale du tribunal judiciaire, un tribunal né de la fusion du tribunal d'instance et du tribunal de grande instance. En effet, dans ces départements et en application de règles de droit local, il n'y a pas de tribunaux de commerce.
L'extrait KBIS d'une société mère est un acte authentique prouvant son existence légale et renseignant les tiers sur un certain nombre d'éléments :
- la raison sociale,
- le nom commercial éventuellement utilisé avec ses clients,
- le numéro SIRET,
- l'adresse du siège social déterminant notamment le tribunal compétent en cas de litige et l'adresse à utiliser pour l'envoi des documents officiels,
- le code APE donné par l'INSEE à des fins statistiques soit en général 6420Z "Activités des sociétés holding",
- l'identité du ou des dirigeant(s) apte(s) à engager la responsabilité de la société mère,
- le capital social, un capital élevé étant une garantie pour les débiteurs du groupe,
- l'existence d'une procédure judiciaire, comme une liquidation ou un redressement judiciaire ou encore une procédure de sauvegarde.
Astuce : pour savoir si une société est une filiale ou un établissement de la holding, il suffit de demander son extrait KBIS. Si le numéro SIRET est différent, il s'agit d'une société ayant sa propre personnalité juridique. En revanche, si le numéro SIRET est identique et que seul les 5 derniers chiffres varient, il s'agit d'un établissement. Les 14 chiffres composent alors le numéro SIREN.
Au cours de son existence, une holding peut connaitre de nombreuses évolutions, comme un déménagement du siège social ou un changement des organes de direction. Or, le KBIS faisant office de carte d'identité pour la holding, toutes les modifications doivent faire l'objet d'une inscription modificative au registre du commerce et des sociétés. Cette inscription est précédée d'une publication dans un journal d'annonces légales et doit se faire sous 1 mois. Le greffe du tribunal va alors procéder à la vérification du dossier. Pour éviter un rejet de la demande de modification, il est conseillé de faire appel au CFE ou à un professionnel.
Le KBIS étant susceptible d'évoluer, il est d'usage de demander un extrait KBIS daté de moins de 3 mois, même si aucune date de fin de validité n'est mentionnée sur ce document officiel. C'est pourquoi de nombreux grands groupes régulièrement sollicités pour fournir leur KBIS récent souscrivent un abonnement auprès d'Infogreffe. Le KBIS est alors envoyé, selon une périodicité fixée à l'avance.
