Les entreprises doivent fournir un extrait KBIS pour prouver leur inscription au registre du commerce en plus de leur existence légale. Ce document est donc issu de l’enregistrement auprès du Registre du commerce de toute personne morale ou physique exerçant une activité professionnelle ou commerciale.
Le KBIS fait partie des documents administratifs les plus demandés aux entreprises, car il est le seul qui atteste sans l’ombre d’un doute de leur existence juridique.
Il existe deux manières de se procurer le KBIS. Il s’agit soit de se rendre physiquement au greffe du tribunal de commerce du ressort du siège social de la société concernée, soit de recourir au service en ligne.
Lorsque toutes les démarches de création de votre société auront été accomplies notamment son immatriculation, le greffe enverra au siège social de l’entreprise, par la poste, un extrait original du KBIS attestant de l’existence de la société.
Si vous avez besoin régulièrement d’un extrait KBIS à jour, il sera possible de demander un envoi périodique de cet extrait sur infogreffe.fr.
Ce service en ligne permet aux personnes morales de bénéficier d’un envoi périodique et automatique de leur extrait KBIS. L’usager pourra choisir la périodicité (généralement tous les trois mois) de l’envoi et le document sera envoyé automatiquement par courrier.
Il faut noter que cette option est très intéressante pour les sociétés qui répondent régulièrement aux appels d’offre nécessitant un extrait KBIS datant de moins de trois mois.
Il faut noter que le coût de la délivrance d’un extrait KBIS est d’environ 4 €.
Le KBIS informe aussi les tiers de l’existence d’une société et de ses caractéristiques principales.
Un fournisseur ou un client, avant de s’engager auprès d’une entreprise, peut par exemple vouloir connaitre les informations sur la personne habilitée à représenter la société ou les procédures collectives dont la société pourrait faire l’objet. Ce tiers aura donc besoin de l’extrait KBIS de l’entreprise avec qui il fait affaire.
Pour ce faire, il ou elle peut effectuer une demande auprès du greffe sans avoir à en informer au préalable la société concernée. Il lui faut ainsi s’adresser au greffe du tribunal du commerce dont dépend l’entreprise.
En Alsace-Moselle, la demande se fera auprès de la chambre commerciale du tribunal de grande instance ou le tribunal d’instance territorialement compétent.
L’extrait KBIS sera délivré et certifié par le greffier du tribunal.
Le K-bis peut être considéré comme la carte d’identité d’une société commerciale. On vous dit ici tout ce qu’il faut savoir sur ce document administratif :
Que signifie le sigle KBIS ?
Le sigle « KBIS » représente la référence ou la nomenclature administrative de l’extrait de document dont il porte le nom.
Depuis longtemps, la lettre « K » a désigné le document administratif enregistré par le tribunal de commerce pour une entreprise commerciale.
On a donc repris cette pratique et ajouté à la lettre K le terme « bis » qui désigne le numéro des rues ce qui permet au final d’obtenir le terme « KBIS ».
Qu’entend-on par extrait KBIS ?
L’extrait KBIS est un document extrait du registre de commerce. Il est délivré par les bureaux d’enregistrement et atteste de l’existence d’une compagnie et des éléments qui constituent son état civil. L’extrait KBIS permet également de s’assurer que l’entreprise est valablement inscrite au registre du commerce et des sociétés.
Ce document est considéré comme la seule pièce officielle qui atteste de l’identité réelle et de l’adresse effective de la personne physique ou morale inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Par conséquent, chaque entreprise doit le détenir pour attester de son existence.
Le KBIS sert également à vérifier l’activité de l’entreprise, sa structure de direction ainsi que l’existence ou non de poursuites ou autres éléments liés à l’activité commerciale de l’entreprise.
Quelles sont les informations présentes sur le KBIS ?
L’extrait de Kbis rassemble les informations qu’une entreprise doit déclarer à l’administration, mais aussi au public le cas échéant. Toutes les informations qui s’y trouvent sont ainsi de naturel légale, légitime et peuvent être considérées comme ayant fait l’objet de vérifications minutieuses.
Il mentionne alors les informations telles que la date d’immatriculation et le greffe dont relève la société, la date de certification, le numéro SIREN et le(s) numéro(s) SIRET, le code APE et l’objet social expliqué, la raison sociale, le sigle, l’adresse du siège et celle des différents établissements composant l’entreprise, le statut juridique de la société…
Ce document reprend également les caractéristiques relatives à l’administration de l’entreprise telles que l’identité des dirigeants, l’identité des commissaires aux comptes et les décisions relatives aux procédures collectives et celles en cours au niveau du tribunal du commerce.
Quelle est l’utilité de l’extrait RCS ?
Dans certains cas, l’extrait du registre du commerce peut contenir des annotations et des commentaires, rédigés par le responsable de la tenue du registre.
Le Kbis est parfois exigé dans la réalisation de certaines démarches. Par exemple, il sera demandé pour ouvrir un compte bancaire au nom de la société ou pour acheter des matériels ou des marchandises au nom de la société. L’extrait KBIS présenté dans ces situations doit alors être daté de moins de 3 mois.
Il est important de savoir que le KBIS peut aussi être demandé par n’importe quel individu affilié ou non à la société concernée, auprès du greffe du tribunal de commerce, soit sur place, soit par courrier ou encore via internet.
