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L'extrait KBIS est délivré aux sociétés commerciales et aux entrepreneurs commerçants inscrits au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), un registre tenu par les greffiers des tribunaux de commerce. Pour les entrepreneurs individuels (auto-entrepreneurs notamment), le document porte le nom d'extrait K.
L'extrait KBIS prouve l'existence légale de l'entreprise et donne aux tiers des informations essentielles et notamment :
- le SIRET servant d'identifiants à l'entreprise, pendant toute sa durée de vie ainsi que le SIREN comportant 5 chiffres supplémentaires susceptibles d'être modifiés en cas de changement de domiciliation,
- la raison sociale et le nom de l'éventuelle enseigne (nom commercial),
- l'adresse du siège social,
- l'identité du ou des dirigeant(s) pouvant engager la responsabilité de l'entreprise ou donner mandat à un tiers pour le faire,
- le capital social, un capital élevé étant une garantie pour les débiteurs,
- le nom de domaine ou l'adresse du site internet de l'entreprise,
- le NAF de l'entreprise, un code attribué par l'INSEE, permettant de classer les entreprises par catégorie d'activité,
- si l'entreprise exerce une activité réglementée, la liste des licences et autorisations,
- un éventuel redressement judiciaire ou liquidation judiciaire ou procédure de sauvegarde.
A savoir : une entreprise et ses établissements sont inscrits au RCS. Ils ont alors le même SIRET mais leur SIREN diffère.
Les entreprises commerciales ont l'obligation de s'inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) au plus tôt 15 jours avant leur création et au plus tard 1 mois après. Cette inscription se fait directement auprès du greffe du tribunal de commerce ou par l'intermédiaire du Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) ou encore en donnant mandat à un professionnel de la création d'entreprise.
Dans les jours suivants la validation du dossier par un greffier, un extrait KBIS est envoyé par courrier. Cet envoi se fait obligatoirement au siège social et officialise la création de l'entreprise.
A noter : le KBIS comporte désormais un QR code permettant aux tiers de vérifier l'authenticité de ce document.
L'extrait KBIS ne mentionne aucune date de validité. Mais, les partenaires de l'entreprise inscrite au RCS et l'administration réclament régulièrement des extraits KBIS datés de moins de 3 mois. Ils ont ainsi plus de chance d'obtenir un document officiel avec des informations à jour. En effet, pour tout changement concernant son activité, l'entrepreneur individuel ou le dirigeant de société est tenu d'en informer le greffe dans un délai d'1 mois, en effectuant une inscription modificative au RCS. Les informations ainsi transmises sont vérifiées par les greffiers avant d'être inscrites sur le KBIS.
A titre d'exemple, en cas de déménagement du siège social, l'adresse du nouveau siège est indiquée, ainsi que la date du transfert et l'adresse de l'ancien siège. Or, connaitre cette adresse est primordiale pour connaitre le tribunal compétent en cas de litige et pour savoir à quelle adresse envoyer les courriers officiels, comme une mise en demeure pour non-paiement des sommes dues à un fournisseur.
Le KBIS étant un document destiné à informer les tiers, il peut être demandé par tous auprès d'un greffier du tribunal de commerce ou auprès d'un greffier de la chambre de commerce du tribunal judiciaire en Alsace-Moselle. Mais à l'heure de la dématérialisation des démarches administratives, les greffes ont créé 2 sites pour obtenir un KBIS numérique, Infogreffe (payant) ou Monidenum, un site gratuit réservé au chef d'entreprise. Des intermédiaires proposent également d'obtenir un KBIS en ligne. Et, les sociétés recevant de nombreuses demandes d'extrait ont la possibilité de souscrire un abonnement sur le site Infogreffe, afin d'obtenir leur KBIS par courrier, selon une périodicité choisie.
Astuces : pour demander un KBIS, l'idéal est d'utiliser le numéro SIREN servant d'identifiant à l'entreprise, ce numéro se trouvant notamment sur les factures, les devis et sur le site internet.
Les professions libérales (consultants, avocats, médecins, architectes...) et les artisans reçoivent régulièrement des demandes d'extrait KBIS. Pourtant, ces indépendants ne sont pas inscrits au RCS. Ils peuvent, cependant, fournir un équivalent KBIS. Ainsi, pour les artisans, les Chambres des Métiers et de l'Artisanat (CMA) émettent un document D1, "un KBIS Chambre des Métiers", la demande pouvant désormais s'effectuer en ligne. Et, pour les libéraux, un avis de situation au répertoire SIREN est disponible sur le site de l'INSEE. Cet avis peut être éventuellement complété par le justificatif de l'inscription à l'ordre pour les professions réglementées.
A ce sujet, il faut savoir que de nombreux professionnels ont une double inscription libéral - RCS ou artisan - RCS et sont donc en mesure de produire un extrait KBIS. C'est ainsi le cas de l'artisan commerçant, le boulanger par exemple.
Quel est le rôle des greffiers des tribunaux de commerce ?
Selon l'article L.721-1 du Code de commerce, le tribunal de Commerce est une juridiction de l'ordre judiciaire du 1er degré. Il est constitué de juges élus et d'un greffier. Le greffe du tribunal de commerce prend en charge l'administration et la gestion des formalités attachées au bon fonctionnement de la juridiction. Il traite les demandes relatives à l'enregistrement des nouvelles sociétés, mais aussi des différentes modifications législatives déclarées au cours de la vie d'une entreprise. Dans ce sens, le greffier du tribunal de commerce se charge des registres publics des entreprises, notamment du Registre de Commerce et des Sociétés.
Pourquoi faut-il s'immatriculer au RCS du tribunal de commerce ?
État civil des entreprises, le RCS du tribunal de commerce est un instrument de recensement et de publicité de toute entreprise. L'immatriculation est primordiale pour avoir le droit d'exercer en toute légalité une activité commerciale. Cette démarche consiste à prouver l'existence de la personnalité juridique d'une entreprise et de la naissance du fonds de commerce.
Aussi, l'inscription au RCS a pour objectif de permettre l'identification des entreprises assujetties et de renseigner le public sur leur existence et sur les informations les concernant. L'immatriculation se matérialise par l'obtention d'un numéro SIREN délivré par l'Institut National de la Statistique et des Études Économiques ou INSEE. La délivrance de l'extrait Kbis, qui est la carte d'identité d'une entreprise, est également conditionnée par l'immatriculation au RCS.
En plus d'attester l'immatriculation au RCS, à quoi sert l'extrait Kbis ?
Outre le fait d'être la preuve de votre immatriculation au RCS et de l'existence juridique de votre entreprise, l'extrait Kbis vous est indispensable dans de nombreuses situations. Cet acte officiel est souvent exigé dans différentes démarches judiciaires, commerciales et administratives relatives à l'entreprise. Il vous le faut pour constituer un dossier de financement, candidater à un appel d'offres, vendre et immatriculer un véhicule, acheter tous types d'équipements professionnels, etc. L'extrait Kbis est également requis pour toute procédure de redressement et de liquidation judiciaire.
Quelles sont les sanctions en cas de non-possession d'extrait Kbis ?
La non-immatriculation au RCS se traduisant par la non-possession de l'extrait Kbis vous interdit d'exercer une quelconque activité commerciale. Vous n'aurez ni le droit d'émettre de factures valables ni le droit de répondre à des appels d'offres. La réalisation de n'importe quelle démarche relative au développement de votre société vous est également interdite.
Par ailleurs, la non-immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés est considérée comme un délit notamment d'un travail dissimulé ou noir et est passible de sanctions pénales. Vous risquez, entre autres, jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et d'une amende pouvant s'élever jusqu'à 45 000 euros. De plus, vous risquez d'être privé du droit de vote d'éligibilité aux tribunaux de commerce et aux chambres de commerce et d'industrie pour une durée de cinq ans. La radiation fait également partie des risques encourus en cas de non-immatriculation au RCS.
Qui est concerné par l'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés ?
Toutes les entreprises et entrepreneurs exerçant une activité commerciale doivent obligatoirement s'immatriculer au RCS et ainsi, obtenir un extrait Kbis. On retrouve les entreprises individuelles, les SARL, les EURL, les SAS, les SA, les SNC, les SCA, les SCS, etc. Les sociétés civiles professionnelles d'avocats sont également concernées par l'immatriculation au Registre de Commerce et des Sociétés. Néanmoins, les agents commerciaux exerçant seuls ne sont pas obligés de s'inscrire au RCS. Pour ces professionnels, l'immatriculation doit se faire au RSAC (Registre Spécial des Agents Commerciaux).
Que faut-il faire pour inscrire une entreprise au RCS ?
L'inscription au registre des commerces est soumise à certaines conditions. Tout d'abord, vous devez obtenir l'agrément nécessaire à l'immatriculation et justifier auprès du greffe l'occupation régulière des locaux du siège de la société par le biais d'une copie du bail commercial par exemple. Le remplissage d'un formulaire dédié et la présentation d'une copie du contrat d'appui au projet d'entreprise vous seront également demandés.
Si vous collaborez avec votre conjoint, vous devez joindre un exemplaire daté et signé de l'attestation de délivrance de l'information donnée au conjoint sur les biens communs des dettes contractées dans l'exercice de l'activité. En outre, les copies authentiques de la déclaration notariée d'insaisissabilité, de votre pièce d'identité ainsi qu'une déclaration sur l'honneur de non-condamnation et une attestation de filiation sont également exigées.
Est-il possible de s'immatriculer au RCS en ligne ?
La demande d'immatriculation est généralement faite par courrier et adressée au greffe du tribunal de commerce compétent (celui du lieu de votre siège social). Vous pouvez également choisir de vous immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés en ligne. La démarche est effectuée sur infogreffe.fr. Pour ce faire, vous devez dématérialiser les pièces justificatives et suivre les démarches indiquées sur le site. La demande d'immatriculation doit impérativement être réalisée dans un délai de 15 jours après le début d'activité.
Rendez-vous directement auprès du greffe du tribunal de commerce pour déclarer votre entreprise et vous immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés. C'est uniquement après l'attribution de votre numéro SIREN et la délivrance de votre extrait Kbis que vous pourrez exercer en toute légalité votre activité commerciale. L'omission de cette démarche obligatoire sera considérée comme une mauvaise foi et un acte de travail dissimulé ce qui vous exposera à des sanctions pénales.
