En France, toute entreprise qui veut se conformer à la loi doit posséder un certain nombre de documents légaux. Parmi ces derniers se trouve l'extrait Kbis. Ce document, vous en avez sûrement entendu parler sans savoir ce qu'il représentait réellement. À travers cet article, vous aurez toutes les informations nécessaires à ce propos.
Qu'appelle-t-on extrait Kbis ?
L'extrait Kbis représente l'état civil d'une entreprise enregistrée au registre du commerce et des sociétés (RCS). C'est un document officiel qui atteste de l'existence juridique d'une entreprise ou d'une société commerciale en France. Sa dénomination diffère en fonction des personnes concernées. On parle d'extrait Kbis lorsqu'il est question d'une personne morale (SARL, EURL, SAS, SA…) et d'extrait k, quand il s'agit d'une personne physique. Il contient les informations clés de l'entreprise.
Quelle est son utilité ?
Il permet à tout individu y ayant un quelconque intérêt (partenaires financiers) de prendre connaissance de renseignements avérés et actualisés sur une société. Il sert également de preuve en ce qui concerne l'identification et l'immatriculation d'une entreprise.
Le Kbis donne une idée de la situation de l'entreprise par rapport aux procédures collectives. Cet extrait est obligatoire pour l'achat de matériels professionnels chez des fournisseurs, en cas de réponse à un appel d'offres public et pour l'ouverture d'un compte bancaire professionnel.
L'extrait Kbis est donc indispensable dans bien des cas.
Pourquoi l'appelle-t-on extrait Kbis ?
L'extrait Kbis est un extrait de l'immatriculation au RCS. Le terme Kbis employé émane de la référence de l'imprimé (formulaire) utilisé à l'origine par les greffiers des tribunaux de commerce pour enregistrer les sociétés. Il n'en est donc rien des histoires absurdes racontées sur les forums à propos de l'explication de cette dénomination.
Qui peut l'obtenir ?
En dehors du créateur de l'entreprise, des tiers peuvent demander et obtenir le Kbis d'une entreprise immatriculée en France. En règle générale, les informations inscrites sur l'extrait ont pour but d'instruire le public. Il y a donc naturellement accès. Pour entrer en possession de l'extrait Kbis d'une société, il suffit d'utiliser son nom ou son numéro Siren.
Qui peut délivrer un extrait Kbis en France ?
Seuls les greffiers des tribunaux de commerce ainsi qu'Infogreffe sont habilités à délivrer les extraits de Kbis. Le site Infogreffe regroupe tous les greffes des tribunaux de commerce de France. Auparavant, l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) avait la possibilité de délivrer les extraits Kbis. Mais elle perdit cette autorisation en 2009, à la suite d'un accord passé avec les greffiers des tribunaux de commerce.
De quoi est constitué l'extrait Kbis ?
Ce document est composé de l'ensemble des informations déclarées au RCS par l'entreprise puisqu'il en est l'extrait.
On retrouve les éléments suivants :
- nom du greffier du tribunal de commerce qui a signé l'immatriculation,
- dénomination sociale, sigle et enseigne,
- numéro Siren et code APE (ou code NAF),
- forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI…),
- montant du capital social,
- adresse du siège et du principal établissement ainsi que des éventuels établissements en Union européenne ou dans l'espace économique européen (EEE).
Hormis les informations mentionnées ci-dessus, le Kbis doit comporter d'autres renseignements aussi importants :
- âge de la société (durée d'existence),
- date de sa création,
- activité détaillée (texte),
- nom de domaine du ou des sites internet de l'entreprise,
- fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes,
- référence des autorisations obligatoires sur les professions réglementées.
Il doit contenir toutes les décisions prises par le tribunal du commerce en matière de procédures collectives (sauvegardes, redressements et liquidations judiciaires) à l'encontre de l'entreprise.
Quelle est sa durée de validité ?
Il fait office de photographie juridique d'une entreprise à un moment précis. En effet, la situation de l'entreprise est toujours susceptible de modification. Le cas échéant, les nouvelles informations doivent être déclarées au RCS par le(s) responsable(s) de l'entreprise. Ces informations sont alors vérifiées par le greffier du tribunal de commerce, puis portées au RCS afin que l'extrait (le Kbis) soit délivré.
Chaque nouvelle information portée au RCS engendre une mise à jour de l'extrait Kbis et rend obsolète la version précédente. Raison pour laquelle l'Administration demande souvent un extrait Kbis datant de moins de trois mois afin de s'assurer d'avoir des informations récentes et exactes à propos de l'entreprise.
Comment les entreprises sont-elles identifiées en France ?
En France, toutes les entreprises doivent posséder un certain nombre de numéros servant à leur identification.
Numéros SIREN et SIRET
Le numéro SIREN (système d'identification du répertoire des entreprises) est un numéro unique qui sert à l'identification de chaque entreprise auprès de l'Administration. Pour ce qui est du numéro SIRET (système d'identification du répertoire des établissements), il joue un rôle d'identifiant pour chaque établissement composant une entreprise.
Le nombre de numéros SIRET varie donc en fonction du nombre d'établissements de l'entreprise. Il est composé de 14 chiffres dont 9, pour le numéro SIREN et les 5 restants pour le NIC (numéro interne de classement de chaque établissement).
Ces numéros sont produits par l'Insee (Institut national de la statistique et des études économiques). Ils sont indispensables pour communiquer avec l'Administration et les clients et doivent figurer sur les fiches de paie.
Code APE
Le code d'activité principale (APE) ou le code NAF (nomenclature d'activité française) permet l'identification de l'activité principale de l'entreprise. Il a surtout une fonction statistique. En effet, il fournit une présomption d'exercice de ladite activité. Il est constitué de 4 chiffres et une lettre et est attribué au cours de l'immatriculation de l'entreprise par l'Insee, au même titre que les numéros SIREN et SIRET.
