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Extrait Kbis : qu'est-ce que c'est ?
Encore appelé extrait d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS), l'extrait Kbis est une sorte de carte grise pour les entreprises. Il contient toutes les informations concernant l'entreprise ainsi que son dirigeant et atteste de son existence juridique. Les informations inscrites sur l'extrait Kbis sont :
- le numéro suivi de la date d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés,
- les numéros d'identification SIREN et SIRET,
- la dénomination ou raison sociale, le sigle, l'enseigne puis la forme juridique de l'entreprise (EIRL, EURL, SARL, SA, SCI, GIE…),
- le capital social ainsi que la devise de l'entreprise,
- l'adresse du siège de la société et du principal établissement,
- la durée puis la date de constitution de la société.
Il porte également les informations suivantes : le code d'activité principale (APE), l'activité détaillée, le nom de domaine de l'entreprise sur internet, les informations relatives à son promoteur (fonction, nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité puis adresse de ce dernier) ainsi que les décisions d'hypothétiques procédures collectives orientées contre l'entreprise.
À quoi sert ce document ?
L'extrait Kbis sert à justifier le caractère légal de l'activité commerciale exercée par une société ou une entreprise. Il permet également de mettre à la disposition du public toutes les informations la concernant. Pour répondre aux appels d'offres publiques, ouvrir un compte bancaire pour votre entreprise ou acheter des marchandises chez vos fournisseurs, vous aurez nécessairement besoin de l'extrait Kbis.
L'absence d'extrait Kbis est qualifiée de dissimulation d'activité et sanctionnée par la loi.
Quelles sont les variantes de l'extrait Kbis ?
Toutes les entreprises n'ont pas droit à un extrait Kbis. En effet, l'enregistrement d'une entreprise est certifié par un document différent selon le statut juridique de cette dernière. Ainsi, les agents commerciaux et les entreprises individuelles à responsabilité limitée (EIRL) reçoivent un extrait du registre spécial auquel ils sont rattachés. Les artisans reçoivent après immatriculation au répertoire des métiers (RM) un extrait D1 qui leur est délivré par la chambre des métiers et de l'artisanat (CMA). Quant aux auto-entrepreneurs et aux professionnels libéraux, ils reçoivent juste un numéro d'identification délivré par l'Urssaf (union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales).
Qui est habilité à le délivrer à Toulon ?
Pour votre entreprise localisée géographiquement à Toulon, c'est le greffier du tribunal de commerce de cette commune qui délivre les extraits Kbis. En effet, le greffe du tribunal de commerce est la seule instance ayant autorité légale pour délivrer les extraits Kbis. Lorsque l'extrait Kbis de votre entreprise n'est pas authentifié par le greffier du tribunal de commerce, il n'est pas valable pour les démarches administratives.
Comment entrer en possession de cet extrait à Toulon ?
Afin d'entrer en possession de l'extrait Kbis de votre entreprise, vous devez vous référer au greffe du tribunal de commerce de Toulon. Pour obtenir votre extrait Kbis, vous avez la possibilité d'en effectuer la demande au guichet du greffe ou par courrier. Mais ce ne sont heureusement pas les seules voies d'obtention. Vous pouvez également commander votre extrait Kbis sur le site internet d'Infogreffe.
Les informations portées par l'extrait Kbis étant destinées au public, toute personne le désirant peut y avoir accès.
Quel est le délai de validité de l'extrait Kbis ?
L'extrait Kbis n'a normalement pas de durée de validité. Mais ce document représente la photographie juridique de votre entreprise à chaque étape de son évolution. Il doit donc être régulièrement mis à jour afin de porter les éventuelles modifications des mentions inscrites sur l'extrait Kbis. Ainsi, les informations portées par cet extrait doivent être non seulement exactes, mais aussi récentes.
Raison pour laquelle un extrait Kbis datant de moins de trois mois est souvent exigé lors des démarches administratives ou de toute autre action nécessitant sa présentation.
Comment faire la mise à jour des mentions présentes sur l'extrait Kbis ?
Comme expliqué ci-dessus, vous devez procéder à la mise à jour de votre extrait Kbis dès que surviennent l'une de ces modifications :
- modification de la raison sociale,
- déplacement du siège de l'entreprise (changement d'adresse),
- remaniement du statut juridique de l'entreprise,
- modification relative à la direction de l'entreprise,
- ouverture d'une procédure collective contre l'entreprise,
- fluctuation du capital.
Vous devez non seulement effectuer la modification, mais également informer vos partenaires ou actionnaires.
Pour modifier l'extrait Kbis de votre entreprise, il vous faudra d'abord réaliser certaines démarches qui diffèrent en fonction de la forme juridique (SARL, SA, SC, EIRL…) de votre entreprise. Vous devez ensuite faire connaître au greffe du tribunal de commerce concerné, les modifications en question. En fonction de la modification dont il s'agit, il faudra joindre au dossier de modification certaines pièces justificatives.
Avant d'envoyer votre demande du nouvel extrait Kbis (Kbis mis à jour) au greffe du tribunal de commerce, vous devez au préalable faire une publication des modifications. Cette publication devra être faite auprès d'un journal assermenté pour les annonces légales dans le département du siège social de votre société. L'avis de publication devra être joint au dossier d'inscription modificative.
Certaines modifications nécessitent une inscription au registre du commerce et des sociétés, le cas échéant, rendez-vous au centre de formalités des entreprises (CFE) pour déposer votre dossier de modification. Après vérification et validation, il transmettra vos modifications au greffe du tribunal de commerce qui en tiendra compte pour rédiger votre nouvel extrait Kbis.
