Vous devez fournir à vos clients, à vos fournisseurs, à votre banque, à l'administration, un certain nombre de documents justifiant de l'existence de votre entreprise. Mais, vous hésitez parfois. Faut-il communiquer son KBIS ou son SIRET ? Pour vous aider à répondre facilement à cette question, prenez le temps de lire le guide du KBIS et du siret.
Le SIRET est un sigle signifiant Système d'Identification du Répertoire des Établissements. Il s'agit d'un numéro à 14 chiffres attribués par l'INSEE. Les 9 premiers chiffres constituent le numéro d'identification de l'entreprise. Toutes les sociétés, tous les micro-entrepreneurs, toutes les associations loi 1901, tous les libéraux et tous les organismes ont un numéro SIRET.
L'extrait KBIS, quant à lui, est l'équivalent d'une pièce d'identité détaillée pour les entreprises exerçant une activité commerciale, c'est-à-dire :
- Faisant du négoce de marchandises à destination des particuliers ou des professionnels.
- Vendant des prestations de service commerciale. C'est, par exemple, le cas d'une agence immobilière ou d'un hôtel.
Pour obtenir son numéro de SIRET, le chef d'entreprise ou le micro-entrepreneur doit s'inscrire via un site spécialisé, comme le site du ministère de l'économie et des finances guichet-entreprises.fr, ou via le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de l'organisme, dont l'entreprise relève :
- Le CFE de la chambre de commerce et de l'industrie, pour une entreprise commerciale.
- Le CFE de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA), pour les entreprises artisanales.
- Le CFE de l'URSSAF pour les professions libérales.
L'immatriculation des associations loi 1901 se fait auprès de la préfecture.
Le numéro SIRET est mentionné sur tous les documents de l'entreprise, comme les factures. Par ailleurs, ce numéro pour les sociétés commerciales peut se retrouver sur le site officiel du greffe du tribunal de commerce, Infogreffe.fr.
Le SIREN est composé de 9 chiffres. Il identifie une entreprise. A ce numéro sont ajoutés 5 chiffres, le NIC (Numéro Interne de Classement). Ces 14 chiffres constituent le numéro SIRET, qui est attribué à chaque établissement de l'entreprise. Le SIREN est inchangé, pendant toute la durée de vie de l'entreprise, même si le siège social déménage et/ou si la société change d'enseigne. En revanche, une entreprise ne peut pas modifier sa raison sociale.
Il est important de connaitre la nuance SIRET SIREN, notamment, lors d'une opération de prospection. Le prospecteur détermine ainsi s'il souhaite contacter uniquement les sièges sociaux ou s'il veut également prendre contact avec les établissements secondaires.
A noter : les entreprises étrangères peuvent avoir une filiale ou un établissement en France. Cette filiale ou cet établissement se voit alors attribuer un numéro d'identification et un KBIS, si une activité commerciale est exercée.
Un autre code attribué par l'INSEE est le code APE (code Activité Principale), également nommé code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Ce code composé de 4 chiffres et 1 lettre sert uniquement à des fins statistiques, selon l'activité de l'entreprise. Mais, il ne s'agit que d'une présomption. Pour connaitre les activités exactes de la société, il faut se référer aux mentions figurant sur l'extrait KBIS.
L'obtention du KBIS peut se faire de différente manière :
- Par le représentant légal de l'entreprise sur le site Monidenum. La demande est alors gratuite.
- Directement au greffe du tribunal de commerce par toute personne physique ou morale. La demande n'a pas à être justifiée car le KBIS est un document public. Des frais de retrait de 2,82 € sont alors appliqués.
- En ligne sur le site Infogreffe.fr. La recherche se fait alors par la dénomination de la société ou par son SIRET/SIREN. Un envoi par la poste coûte alors 3,91 €. Les frais sont moindres pour un envoi par mail, 3,53 €.
- En Guyane, Guadeloupe, Martinique, Moselle, Bas-Rhin et Haut-Rhin, la demande ne peut se faire qu'auprès du greffe du tribunal judiciaire, que la demande émane du représentant légal de l'entreprise ou d'un tiers.
Le SIRET doit être mentionné sur le site internet et sur tous les documents officiels établis par la société : factures, devis etc. Cependant, le professionnel peut commencer à travailler avant la réception du siret, car, cette réception prend entre 15 et 30 jours, après l'immatriculation, en général. Le professionnel doit alors être indiquer sur ces documents que le siret est en cours d'attribution.
Avec le numéro SIRET ou avec le numéro SIREN, il est possible de récupérer l'avis de situation sirene. Ce document est notamment utile pour les professions libérales.
Il mentionne :
- La date d'inscription au répertoire de l'INSEE.
- La forme juridique.
- Le code APE.
- L'adresse du siège social.
- Le nom et prénom du dirigeant.
Mais, une société commerciale pour ouvrir un compte bancaire, un compte auprès d'un fournisseur, répondre à un appel d'offre va être souvent obligée de communiqué son extrait KBIS daté de moins de 3 mois, car ce document est plus complet. En effet, il indique également les informations suivantes :
- Le capital social de l'entreprise.
- L'existence d'une éventuelle procédure collective en cours, comme un redressement judiciaire. Cette information alerte les partenaires commerciaux sur les difficultés financières de la société.
- L'activité détaillée, une information plus précise et plus sûre que le code APE.
- Le nom de domaine du site internet. Les internautes ont ainsi la possibilité de vérifier qu'il s'agit bien du site officiel de l'entreprise.
Les artisans ont la possibilité de fournir un document équivalent à l'extrait KBIS, la déclaration D1. Cette déclaration est remise gratuitement par la chambre des métiers.
